Graduada em Administração de Empresas, MBA em Gestão da Qualidade e Auditora Líder ISO 9001. "Qualidade é o resultado de um ambiente cultural cuidadosamente construído. Tem que ser o tecido da organização, não parte do tecido." Phil Crosby
A falta de gestão de documentos com uma política clara para regrar o trato com as informações documentadas de uma empresa, pode, com o passar do tempo, causar transtornos e prejuízos. Continue lendo o artigo e descubra quais prejuízos com documentos vencidos uma organização pode ter.
É natural que com o passar do tempo o acúmulo de papéis gere pilhas de documentos e armazenamento em locais inadequados, gerando alguns danos como:
- Extravio de arquivos importantes;
- Acesso a documentos por pessoas não autorizadas;
- Multas com documentos vencidos;
- Necessidade de espaço físico para o armazenamento de documentos;
- Ausência de segurança no trato de controle de acesso.
E ainda, temos a perda da credibilidade, pois nada pior para visão da empresa que “não conseguir fornecer documentação para clientes ou até mesmo aos seus acionistas devido a perdas de documentos”.
Como evitar prejuízos com documentos
Primeiramente, organize todos os setores para evitar perda de documentação. Reserve um espaço adequado para os arquivos, protegendo-os de fatores de riscos.
Algumas técnicas de arquivamento podem facilitar a procura de documentos. Entretanto, novas práticas de gerenciamento, como uso de software, podem te ajudar a evitar falhas críticas.
Lembre-se, ao escolher um software para Gestão de Documentos, tome muito cuidado para evitar transtornos como violações de segurança física e digital.
Dê preferência para empresas certificadas que garantam a segurança da informação e com tecnologia de alto nível para proteger seus documentos.
Automatizar o sistema de Gestão de Documentos te ajudará a evitar prejuízos
Elimine os transtornos causados pela falta de gestão de documentos. É importante que a empresa tenha backups para todos os documentos principais. Dê preferência a um software com armazenamento em nuvem, pois facilitará o seu trabalho, como por exemplo:
- O compartilhamento das versões atualizadas de todos os documentos imediatamente;
- Otimização do tempo ao centralizar sua documentação;
- Rastreamento de documentos, que te dará controle de acessibilidade.
Sugestão
A Forlogic está a mais de 18 anos no mercado trazendo soluções definitiva para as empresas ajudando-as solucionar a falta de gestão de documentos de maneira fácil e efetiva.
Independente do seu porte ou segmento a Forlogic pode te ajudar a crescer com qualidade, conheça:
Qualitfy a solução para pequenas empresas que buscam grandes resultados.
Qualiex para empresas mais robustas que já tem um sistema de gestão implantando.
