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Evite prejuízos com documentos vencidos e vazamento de informações

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Juliana Geremias

Juliana Geremias

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Graduada em Administração de Empresas e MBA em Gestão da Qualidade
"Qualidade é o resultado de um ambiente cultural cuidadosamente construído. Tem que ser o tecido da organização, não parte do tecido." Phil Crosby

A falta de gestão de documentos com uma política clara para regrar o trato com as informações documentadas de uma empresa, pode, com o passar do tempo, causar transtornos e prejuízos.  Continue lendo o artigo e descubra quais prejuízos com documentos vencidos uma organização pode ter. 

É natural que com o passar do tempo o acúmulo de papéis gere pilhas de documentos e armazenamento em locais inadequados, gerando alguns danos como: 

  • Extravio de arquivos importantes; 
  • Acesso a documentos por pessoas não autorizadas; 
  • Multas com documentos vencidos; 
  • Necessidade de espaço físico para o armazenamento de documentos; 
  • Ausência de segurança no trato de controle de acesso. 

E ainda, temos a perda da credibilidade, pois nada pior para visão da empresa que “não conseguir fornecer documentação para clientes ou até mesmo aos seus acionistas devido a perdas de documentos”. 

Como evitar prejuízos com documentos  

Primeiramente, organize todos os setores para evitar perda de documentação. Reserve um espaço adequado para os arquivos, protegendo-os de fatores de riscos. 

Algumas técnicas de arquivamento podem facilitar a procura de documentos. Entretanto, novas práticas de gerenciamento, como uso de software, podem te ajudar a evitar falhas críticas.  

Lembre-se, ao escolher um software para Gestão de Documentos, tome muito cuidado para evitar transtornos como violações de segurança física e digital. 

Dê preferência para empresas certificadas que garantam a segurança da informação e com tecnologia de alto nível para proteger seus documentos. 

Automatizar o sistema de Gestão de Documentos te ajudará a evitar prejuízos  

Elimine os transtornos causados pela falta de gestão de documentos. É importante que a empresa tenha backups para todos os documentos principais. Dê preferência a um software com armazenamento em nuvem, pois facilitará o seu trabalho, como por exemplo: 

  • O compartilhamento das versões atualizadas de todos os documentos imediatamente;
  • Otimização do tempo ao centralizar sua documentação; 
  • Rastreamento de documentos, que te dará controle de acessibilidade. 

Sugestão  

A Forlogic está a mais de 18 anos no mercado trazendo soluções definitiva para as empresas ajudando-as solucionar a falta de gestão de documentos de maneira fácil e efetiva.  

Independente do seu porte ou segmento a Forlogic pode te ajudar a crescer com qualidade, conheça: 

Qualitfy a solução para pequenas empresas que buscam grandes resultados. 

 Qualiex para empresas mais robustas que já tem um sistema de gestão implantando. 

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