Graduada em Administração de Empresas e MBA em Gestão da Qualidade
"Qualidade é o resultado de um ambiente cultural cuidadosamente construído. Tem que ser o tecido da organização, não parte do tecido." Phil Crosby
Sempre escuto pessoas comentando que o maior vilão da produtividade em suas rotinas é o tempo. Pensando nisso, fui pesquisar alguma ferramenta que nos auxilia nessa tarefa, então encontrei a Matriz de Eisenhower.
Se você se sente sobrecarregado com uma lista de tarefas, a Matriz de Eisenhower pode te ajudar a se organizar. Não sabe por onde começar? A Matriz pode ser a solução.
Então vem comigo que neste artigo, vou te explicar como usar essa boia.
O que é Matriz de Eisenhower?
Embora tenha um nome um tanto quanto complicado, a Matriz de Eisenhower é uma ferramenta simples, mas poderosa.
Trata-se de uma ferramenta de produtividade, que ajuda na priorização de tarefas e na tomada de decisões.
Contexto histórico da Matriz de Eisenhower
Desenvolvida pelo General e Presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower. Ele era conhecido por sua habilidade excepcional de priorização e gerenciamento do tempo, e essa matriz é um reflexo desse talento.
Durante sua vida, Eisenhower enfrentou desafios monumentais, desde liderar as forças aliadas na Segunda Guerra Mundial até assumir a presidência de uma nação em tempos de mudança.
Sua capacidade de tomar decisões rápidas e eficazes o tornou um líder admirado em todo o mundo. Eisenhower desenvolveu a matriz como uma ferramenta para ajudá-lo a distinguir entre o que era importante e o que era urgente.
Para que serve a matriz de Eisenhower
A matriz é uma maneira de classificar suas tarefas com base em sua importância e urgência. Além disso, permite que você direcione sua energia para onde ela é mais necessária.
Essa ferramenta nos ajuda a evitar a procrastinação e o desperdício de tempo em atividades que não contribuem de forma significativa para os nossos objetivos.
Passo a passo para aplicar a Matriz de Eisenhower
Liste suas tarefas: Comece anotando todas as tarefas que você precisa realizar.
Classifique por importância: Avalie cada tarefa e determine se ela é importante ou não para alcançar seus objetivos. Classifique por urgência: Em seguida, avalie a urgência de cada tarefa. Pergunte-se se ela precisa ser feita imediatamente ou se pode esperar. Crie quadrantes: Com base em sua análise de importância e urgência, divida suas tarefas em quatro quadrantes:
- Importante e urgente;
- Importante mas não urgente;
- Urgente mas não importante;
- Não urgente e não importante.
Aja de acordo:
- Priorize suas tarefas de acordo com os quadrantes.
- Concentre-se primeiro nas tarefas importantes e urgentes;
- Depois, nas tarefas importantes, mas não urgentes;
- Deixe as tarefas urgentes, mas não importantes para depois;
- Se possível, elimine ou delegue as tarefas que não são urgentes nem importantes.
Exemplo da aplicação da Matriz de Eisenhower
Como é muito mais fácil visualizar do que ler, vou deixar uma ilustração simples de como aplicar a Matriz.
Importante e Urgente: Prazos iminentes, emergências, problemas críticos.
Importante, mas não Urgente: Planejamento estratégico, projetos de longo prazo, autodesenvolvimento.
Urgente, mas não Importante: Interrupções, reuniões não planejadas, demandas de curto prazo.
Não Urgente e não Importante: Distrações, atividades sem valor agregado.
Diferença entre urgente e importante
Algumas pessoas têm dificuldades em distinguir o urgente do importante, então segue uma breve explicação:
- Importante: Tem a ver com o objetivo, te ajudará a alcançar o seu objetivo e/ou meta.
- Urgente: Algo que precisa ser feito e você está com o prazo apertado. Aqui, leve em consideração o prazo de entrega de uma ação e o tempo que você leva para concluí-la.
Vantagens de usar a Matriz
Clareza de Prioridades: Permite uma visão clara do que precisa ser feito primeiro;
Redução de Estresse: Evita a sensação de estar constantemente apagando incêndios;
Aumento da Produtividade: Direciona sua energia para onde ela é mais necessária;
Melhor Tomada de Decisão: Ajuda a tomar decisões informadas sobre como alocar seu tempo e recursos;
Favorecimento da razão em detrimento da emoção: Favorece a análise objetiva, baseada em fatos e lógica, em detrimento das emoções ou intuições pessoais
Use a Matriz de Eisenhower no trabalho ou no dia a dia
Em suma, a Matriz de Eisenhower é uma ferramenta valiosa para qualquer pessoa que queira administrar seu tempo aumentando sua produtividade e alcançando seus objetivos com mais eficiência.
Ao dominar essa técnica simples, você pode desbloquear todo o seu potencial e conquistar o sucesso em todas as áreas da vida.
Então, da próxima vez que se encontrar sobrecarregado de tarefas, lembre-se da sabedoria do General Eisenhower e coloque a Matriz em ação. Seu futuro mais organizado e produtivo agradece 😊.
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