Como fazer um relatório de não conformidade?

Você sabe como fazer um relatório de não conformidade? Se você ainda tem dúvidas a respeito do que deve contar neste relatório, te convido a continuar a leitura.

O que é um relatório de não conformidade?

Inicialmente, vamos esclarecer o que é uma não conformidade e um registro à luz da ISO 9000:2015.

De acordo com o item 3.6.9 da norma, uma não conformidade é o “não atendimento de um requisito”.

E o item 3.8.10 traz a seguinte definição de registro:

documento (3.8.5) que apresenta resultados obtidos ou provê evidências de atividades realizadas

NOTA 1 Registros podem ser usados, por exemplo, para documentar a rastreabilidade (3.6.13) e prover evidência de verificação (3.8.12), de ação preventiva (3.12.1) e de ação corretiva (3.12.2).”

A partir dessas definições, podemos entender que um relatório de não conformidade é um documento que registra e documenta as informações relevantes sobre uma não conformidade identificada.

Dessa forma, o relatório de não conformidade auxilia na gestão e melhoria contínua dos processos, produtos ou sistemas de uma organização.

Esse documento é essencial para o acompanhamento das medidas tomadas em relação a falhas encontradas. Ele pode ser utilizado em manutenções corretivas e/ou preventivas, inspeções e auditorias de conformidade.

Por que o relatório de não conformidade é importante?

Ao contrário do que muitos pensam, encontrar uma não conformidade durante a execução dos processos não é algo ruim. Além de evitar que o erro chegue aos clientes pode ainda ser uma oportunidade de melhoria.

Enfim, relatar as não conformidade é extremamente importante para evolução das organizações.

Encarar uma NC como uma oportunidade é de fato desafiador. Isso porque, normalmente, os colaboradores encaram o registro de uma NC como motivo de “chicotada”.

Entretanto, ao superarmos esse medo, temos mais consciência para registramos de forma correta. Além do cumprimento de padrões e normas, podemos ter diversos benefícios, como por exemplo:

• Aprendizados para a empresa;
• Melhoria contínua nos processos;
• Aperfeiçoamento da qualidade dos produtos;
• Aumento do engajamento dos colaboradores;
• Redução de custos;
• Prevenção de recorrências;
• Satisfação do cliente.

Quando o relatório de não conformidade é tradado e usado da forma correta, ele contribui com o fortalecimento de uma Cultura da Qualidade na organização.

Conforme abordado no episódio #91 do Qualicast, as não conformidades devem ser uma prioridade na rotina dos gestores, dentro das organizações.

Como elaborar um relatório de não conformidade (RNC)?

Os problemas relatados serão interpretados com base nas informações fornecidas.

Por esse motivo, o redator deve deixar todas as informações bem claras, sem causar no leitor dúvida, ambiguidade ou dificuldade de compreensão.

O RNC deve ser preenchido de preferência pela pessoa que identificou ou recebeu a informação da ocorrência do desvio. O documento também deve conter todas as informações necessárias para uma posterior avaliação correta desses desvios.

A descrição de uma não conformidade deve conter:

• Definição clara do fato: Ao redigir uma não conformidade, deve-se descrever o fato constatado de forma clara, concisa e compreensível.
• Evidências objetivas: Ao apresentar as evidências objetivas, exemplifique a situação, listando exemplos específicos, fatos verificados, de modo que, quem ler consiga visualizar o problema.
• Atribuições: Traga referências. Uma não conformidade não pode ser uma suposição ou mesmo uma observação. Ela deve ser relacionada aos requisitos da norma/regra para confirmar o não atendimento. Portanto, após identificar a referência, desenvolva um breve relato sobre o requisito (item normativo, documentação da organização, requisito legal).

O registro de uma não conformidade deve ter ideias lineares (começo, meio e fim), pontuação correta e concordância adequada. Dessa forma, evitamos uma interpretação errônea da falha encontrada e, assim, impedimos que esforços sejam direcionados para um foco equivocado.

Tenha cuidado para não ser redundante, evite gírias e sentido figurado.

Lembre-se de que o fato relatado como não conforme não deve partir de uma opinião pessoal, mas deve ser definida pelo não atendimento a um requisito. Portanto, evite expressões como “acho que”, “seria bom”, “na minha opinião”.

Análise da Causa

Após o registro, é necessário analisar a causa raiz do desvio, ou seja, encontrar a razão da ocorrência da não conformidade. Descobrir a origem do desvio é fundamental para uma boa avaliação e estabelecimento de um plano de ação eficiente.

Lembre-se, o desvio pode ter mais de uma causa. O levantamento correto das causas e análises das ocorrências permitirá que o gestor elabore um plano de ação mais focado em eliminar os desvios semelhantes e recorrentes com mais facilidade.

Ações corretivas

As ações corretivas são necessárias para que o desvio deixe de ocorrer. Elas devem ser definidas com base nas causas e no plano de ação elaborado. Uma dica é envolver o máximo de pessoas que possam agregar valor no processo e analisar as possíveis soluções.

Exemplo de relatório

Vou deixar aqui para vocês um modelo de relatório. Este foi feito no Qualiex, usando Ishikawa como ferramenta para identificação da causa raiz.

Relatório bom é relatório analisado!

Não se esqueça: não basta apenas registrar as não conformidades. Os problemas identificados não se resolverão sozinhos.

Por esse motivo, o relatório deve ser acompanhado do início ao fim, ou seja, desde a abertura da NC até a avaliação das ações corretivas.

Então, o seu relatório deve conter:

• A descrição da não conformidade;
• Identificação do responsável por conduzir o processo;
• A análise de causa raiz;
• As medidas tomadas para tratar a causa raiz;
• A avaliação de eficácia das ações.

Caso o problema não tenha sido solucionado, é preciso voltar à análise da causa raiz e investigar mais a fundo. Ou seja, investigar se existem outros problemas que estão impactando o resultado.

É fundamental que as empresas tratem as não conformidades de forma estratégica e, assim, garantindo assim sua correção. Esta é uma das formas mais eficazes de aperfeiçoar os processos, melhorando os produtos ou serviços prestados pela organização

O relatório de não conformidade é fundamental para o registro e a documentação dos desvios detectados. Eles não funcionam somente para a elaboração de um plano de ação, mas também como fonte de informação e comunicação desses desvios.

Para atingir este objetivo, é importante implementar um bom sistema da qualidade e mantê-lo devidamente atualizado. Além, é claro, de contar com uma equipe treinada com foco na melhoria. Dessa maneira, é possível alcançar o objetivo de reduzir o número de não conformidades e evitar que os desvios se tornem recorrentes.

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