Entendendo a ISO 19011: O que a norma diz e como aplicá-la em suas auditorias

Você já conhece a norma ISO 19011 e sua relevância no contexto de um sistema de gestão? Ela fornece orientação para as organizações de todos os tipos e tamanhos conduzirem suas auditorias de 1º e 2ª parte.

Quer saber mais? Então continue lendo. Boa leitura! 😊

O que é a ISO 19011

A norma NBR ISO 19011:2018 – Diretrizes para Auditoria de Sistemas de Gestão estabelece as melhores práticas de auditoria. Ela serve como um guia para a condução de auditorias internas e externas.

Esta norma contribui diretamente para a eficácia dos processos de auditoria, garantindo que as organizações alcancem certificações internacionais. Mas, a ISO 19011 também auxilia as organizações na busca pela melhoria contínua.

A ISO 19011:2018 – Define auditoria da seguinte forma:

“Auditoria é um processo sistemático, independente e documentado para obter evidência objetiva (3.8) e avaliá-la de forma imparcial, a fim de determinar a extensão em que os critérios de auditoria (3.7) são atendidos.”

Ou seja, esta norma tem como objetivo estabelecer critérios para verificar se práticas e processos estão em conformidade com os padrões ou critérios estabelecidos.

É importante destacar que uma auditoria pode ser aplicada à organização como um todo ou a uma etapa, serviço, processo ou produto específico.

Auditoria Interna x Auditoria Externa

As auditorias internas (1ª parte) são aquelas conduzidas pelos próprios colaboradores da organização ou por empresas que prestam esses serviços. Elas são realizadas de acordo com os objetivos da organização.

Por outro lado, as auditorias de segunda e terceira partes (as externas) devem seguir um formato específico. As auditorias de segunda parte podem ser conduzidas pelas partes interessadas, como fornecedores. Já as auditorias de terceira parte devem ser conduzidas por órgãos certificadores para fins de certificação e/ou acreditação.

Consulte a tabela explicativa que a norma apresenta:

Fonte: ABNT NBR ISO 19011:2018

Quais são os principais pontos da ISO 19011?

A norma é composta por quatro seções principais: escopo, referências normativas, termos e definições, e diretrizes para auditoria.

As diretrizes para auditoria abrangem os seguintes aspectos:

• Princípios de auditoria;
• Gerenciamento de programas de auditoria;
• Condução de auditorias;
• Competência; Avaliação de auditores.

A norma também inclui dois anexos informativos. Um deles fornece orientações adicionais para auditar sistemas de gestão integrados. Já outro apresenta orientações adicionais para o planejamento e condução de auditorias remotas.

Uma Auditoria eficaz requer princípios

A auditoria se baseia em uma série de princípios fundamentais que desempenham um papel crucial na garantia de sua eficácia e confiabilidade.

Esses princípios desempenham um papel essencial ao tornar a auditoria uma ferramenta eficaz e confiável no apoio às políticas e controles de gestão. Assim, a auditoria pode proporcionar informações importantes sobre as quais uma organização pode basear suas ações para aprimorar seu desempenho.

A adesão a esses princípios é fundamental para assegurar que as conclusões da auditoria sejam relevantes e suficientes. Além do mais, isso possibilita que auditores que operam de forma independente cheguem a conclusões similares em circunstâncias semelhantes.

O Princípios da Auditoria de acordo com a ISO 19011

A seção 4 da ISO 19011:2018 traz os seguintes princípios de auditoria:

1 – Integridade

Este princípio é o alicerce do profissionalismo.

Ele enfatiza que auditores devem agir com honestidade durante toda auditoria, evitando conflitos de interesse que possam comprometer a neutralidade da auditoria.

Os auditores devem aderir às normas, diretrizes da auditoria e às políticas e procedimentos da organização.

2 – Apresentação justa

Esse princípio ressalta a obrigação de reportar com veracidade e precisão. A auditoria deve ser conduzida de maneira imparcial e justa. Assim, busca-se garantir que as conclusões e recomendações se baseiem em evidências objetivas, não em preconceitos ou interesses pessoais.

3 – Devido cuidado profissional

Significa que os auditores devem possuir as competências necessárias para realizar a auditoria, incluindo conhecimento técnico e habilidades em auditoria e comunicação.

4 – Confidencialidade

Os auditores devem garantir a segurança das informações obtidas durante a auditoria. Essas informações devem ser usadas e protegidas de forma discreta, limitando seu uso apenas para fins de avaliação.

5 – Independência

Este é o alicerce para a imparcialidade da auditoria e a objetividade das conclusões de auditoria.

Em outras palavras, é essencial que os auditores tenham a independência e não sofram qualquer influência que possa comprometer sua imparcialidade.

Esse ponto é fundamental para assegurar que a auditoria seja conduzida de forma justa e que as conclusões da auditoria sejam baseadas em fatos e evidências. Esse é um importante princípio para evitar que os resultados sejam influenciados por interesses pessoais ou viés.

Trata-se de um pilar fundamental para a credibilidade e integridade do processo de auditoria.

6 – Abordagem baseada em evidência

Esse é o princípio básico de toda e qualquer auditoria. Essa abordagem deve envolver o uso de técnicas e métodos de auditoria apropriados, como entrevistas, observações e revisão de documentos e registros. Portanto, essas evidências devem ser objetivas e verificáveis, evitando suposições ou opiniões pessoais.

7 – Abordagem baseada em risco

A abordagem baseada em riscos deve levar em consideração os riscos e oportunidades aos quais a organização está exposta. É importante identificar os riscos e oportunidades relevantes, avaliando sua probabilidade e impacto no desempenho do sistema.

ISO 19011 na Prática

Como já citei anteriormente, a Norma ISO 19011 oferece diretrizes abrangentes para a condução de auditorias de qualquer natureza.

Portanto, é com o auxílio das auditorias que as organizações podem aprimorar seus processos e as suas práticas de gestão. Resultando em maior produtividade, aumento da capacidade produtiva da organização e consequentemente em seu destaque no mercado.

Aqui estão algumas dicas para realizar auditorias de forma eficiente

• É essencial o comprometimento do auditor em conhecer o sistema de gestão da organização e compreender detalhadamente como os processos são executados.
• O uso de listas de verificação e checklists personalizados ajudam a garantir que nenhum item importante seja deixado de fora durante a auditoria.
• Aderir aos 7 princípios da ISO 19011 para garantir que a auditoria seja válida e que os resultados sejam confiáveis.
• Gerencie adequadamente o cronograma da auditoria, distribuindo o tempo de forma equitativa para cada fase de avaliação.
• Implementar um sistema de monitoramento, pois a auditoria não termina com a entrevista e a apresentação dos resultados. Deve-se mover ações com o objetivo de promover a melhoria contínua das operações auditadas e da organização como um todo.
• Quando possível, utilize softwares especializados em auditorias para apoiar esse processo, isso tornará auditorias mais eficientes e simplificadas.

Benefícios da aplicação da ISO 19011

É essencial que as auditorias sejam minuciosamente planejadas, desde a escolha da empresa e/ou do auditor até o agendamento da auditoria.

A ISO 19011 fornece um referencial comum para que as organizações possam realizar auditorias internas ou externas de seus sistemas de gestão. Esta norma também apresenta orientações para os auditores que conduzem essas auditorias.

Ela assegura que as auditorias sejam conduzidas de forma profissional, ética, imparcial e baseada em evidências. Por isso, sua relevância no contexto da auditoria se torna ainda mais evidente.

Além disso, a norma orienta sobre como planejar, executar e acompanhar as auditorias, considerando os objetivos, o escopo, os critérios e os riscos envolvidos. Ela, ainda, fornece critérios para a seleção, o treinamento e a avaliação dos auditores, visando garantir sua competência e desempenho adequados.

Quando a organização compreende o verdadeiro propósito das auditorias, torna a avaliação do sistema de gestão mais eficiente e menos onerosa a cada nova auditoria. Essa perspectiva, inclusive, contribui para o alcance da tão almejada melhoria contínua.

Enfim, se você quer saber mais sobre auditorias confira o Webinar sobre o assunto que rolou no nosso canal do YouTube.

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Fonte: ABNT NBR ISSO 19011:2018