Ferramentas da qualidade

Como fazer um checklist de auditoria

Desenho de um checklist de auditoria sendo preenchido pelo auditor.
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Um checklist de auditoria bem-feito ajuda a direcionar a empresa a uma cultura de melhoria contínua. Principalmente quando ele apoia o auditor a fazer perguntas consistentes para os auditados. Por isso, é muito importante ter bons checklists de auditoria direcionando cada entrevista e conversa que você tiver na empresa. É por meio desse “roteiro” que você vai organizar o que irá conversar com os auditados. Buscar descobrir pontos de melhoria e conformidade.

Neste texto, quero comentar um pouco mais sobre essa ferramenta que muitos profissionais têm dificuldades para elaborar. Não vou dar nenhuma formula mágica, mas vou contar um pouco da minha experiência como Auditor Interno da ISO 9001:2015 aqui na Forlogic. Até o final desse post, você verá que esse trabalho pode ser um pouco mais simples do que você imagina.

Estude o critério que você vai auditar

Os checklists de auditoria devem traduzir os critérios da sua auditoria em perguntas. Assim, antes de pensar em montar as perguntas, você precisa conhecer bem o seu critério. Então, consequentemente, você não conseguirá fazer boas perguntas se não conhecer o critério que está auditando. Então, antes de mais nada: estude e saiba muito sobre o seu critério de auditoria.

O critério é, geralmente, a norma que você vai auditar. Pensando em uma norma de gestão, por exemplo, ela representa um conjunto de boas práticas que já foram consolidadas em outras empresas e que são aceitas pelo mercado. Assim, seu trabalho será entender se o trabalho da sua empresa é aderente às boas práticas que estão descritas nos seus critérios de auditoria.

Ps: se você não compreendeu direito isso que eu falei sobre “critérios de auditoria” ou, mais importante ainda, se você não conhece o mantra Critério x Evidência = Constatação, então eu realmente sugiro que você leia meu post sobre o item Auditoria interna (item 9.2.2) ou sobre o curso de Auditor Líder ISO 9001:2015 antes de continuar, tudo bem?

Dito isso, vamos para o próximo passo!

Separe cada um dos seus critérios por processos auditados

Suponhamos que você esteja auditando a ISO 9001:2015 (Critério). Que esteja montando um checklist para o processo comercial. A 9001:2015 é composta por 10 requisitos, desmembrados em diversos outros subitens. Então eu te pergunto: você acha que todos eles são aplicáveis a um único processo? Obviamente não.

Então, você precisa compreender quais item da norma precisam ser auditados em quais processos. Só depois disso você conseguirá pensar nas perguntas certas para a o seu contexto e o processo auditado. Se você não tiver isso em mente, pode cometer o terrível erro de, por exemplo, tentar auditar o item 8 Operação em um setor de apoio, como o RH.

Estude a informação documentada da empresa

Conhecendo bem os critérios de auditoria, é hora de passar para o segundo estágio: os processos. Afinal, seu trabalho é comparar os critérios com o que realmente acontece na empresa.

Você precisa entender como a empresa determinou fazer as coisas. A ISO 9001:2015 exige que as organizações tenham informação documentada que apoie a execução dos processos. Então, você precisa ter acesso e ler esses documentos, vídeos, instruções de trabalho, processos e diretrizes que a própria empresa escolheu seguir.

Fazendo a comparação entre as práticas descritas na documentação da empresa e a norma que você está auditando, você chega às perguntas que precisa fazer.

Comparando critério e informação documentada

Um item da ISO 9001:2015 que pode ser auditado em todos os processos é o item 7.3 Conscientização. Resumidamente, esse item diz que todas as pessoas que trabalham na empresa têm de ter consciência de como o trabalho delas a afeta a Qualidade.

Assim, ao auditar esse item em uma etapa da produção, por exemplo, entrevistando o colaborador responsável pela pintura das peças, você pode fazer perguntas do tipo:

  • Como você sabe que entregou produtos com uma pintura de Qualidade?

Ao responder isso, o colaborador já estará revelando para você se conhece ou não a política da qualidade (Item 7.3, a).

  • Você sabe o que é preciso melhorar no processo que você executa?

Ao responder isso, ele provavelmente vai explicar os objetivos da qualidade (Item 7.3, b) e o que tem sido feito para alcançá-los.

  • O que acontece se as peças não forem pintadas perfeitamente?

Ao responder isso, o colaborador estará te contando se conhece ou não as implicações de não estar conforme com os requisitos do SGQ (Item 7.3, D).

Exemplo de checklist montada com as perguntas acima:

Montei um checklist de auditoria  com o item acima no nosso software para gestão de auditorias. Olhe só como ficaria:

Exemplo de checklist de auditoria montado no Forlogic Audit.

Exemplo de checklist de auditoria montado no Forlogic Audit. Clique na imagem para ampliar.

Se você preferir, pode até mesmo usar as perguntas como checklist. A meu ver, é muito mais simples.

Alerta: não fique preso aos checklists de auditoria

Antes de finalizar, gostaria de deixar uma ressalva. O checklists são, como eu apontei no início do texto, um norte, uma forma de você se orientar. Entretanto, tome muito cuidado para não transformá-los em algo mecânico e sem sentido. Tipo os questionários do IBGE.

Nas entrevistas, você terá de aprofundar a conversa e entender tanto o processo quanto o que o colaborador está falando para você. Então, nem mesmo o melhor checklist de auditoria do universo vai substituir o fator humano, a conversa, o olho no olho e a atenção.

Foque no conteúdo do seu checklist de auditoria!

Depois de tudo que eu expliquei, você deve ter percebido que o ponto chave desse processo é o conhecimento. Você precisa saber muito sobre os critérios de auditoria e os processos da sua empresa. Isso é insubstituível.

Entretanto, existe uma série de outros fatores que podem atrapalhar, e muito, o andamento de uma boa auditoria. Você precisará de diversos checklists diferentes e igualmente precisará auditar muitas pessoas. A consequência disso é ter dezenas de planilhas ou formulários diferentes. Milhares de informações espalhadas que, mais tarde, terão de ser consolidadas em um relatório de auditoria. Com isso, o tempo gasto passando informações de uma planilha para outra e montando relatórios é absurdo.

Porém, essas tarefas manuais podem ser automatizadas, deixando o processo mais rápido e seguro.  No nosso software para gestão de auditorias, o Forlogic Audit, você monta os checklists diretamente nos itens da norma, escolhendo quais critérios vai auditar em qual processo. Além disso, você pode utilizar o aplicativo Android para celulares e tablets para executar checklists em campo, eliminando o retrabalho de ter de coletar as informações em formulários impressos e depois ter de repassá-las para planilhas ou sistemas.

Acesse nosso site e saiba como nós podemos ajudar você a ganhar mais velocidade no processo sem perder a confiabilidade dos dados.

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