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Excelência Operacional com Software para Gestão da Qualidade

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Vanessa Ribeiro

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Bióloga, especialista em Auditoria e Gestão Ambiental, Auditora Líder da ISO 9001:2015, ISO 31000:2018 e ISO 2200:2018. Ajuda profissionais da qualidade a simplificarem seus processos, contribuindo com tecnologia e conteúdo.

Uma empresa que apenas executa o básico dos requisitos dos clientes é apenas mais uma empresa no mar de empresas desse mundão. Mas aquela empresa que supera consistentemente as expectativas das partes interessadas, reduz custos e maximiza a eficiência, está no mar azul de oportunidades e crescimento.

A gestão da qualidade em si não é apenas um monte de procedimentos e ferramentas; ela é uma filosofia de negócio que precisa ser vivida por toda a empresa.

Isso exige um compromisso contínuo com a melhoria e adaptação, sendo fundamental a utilização de recursos que potencializem esse processo.

Além do compromisso da alta direção e da liderança em estabelecer objetivos claros para a organização, a cultura da qualidade deve ser vivida por todos os colaboradores, onde cada um compreende a importância do seu papel no processo como um todo.

Esses são pontos importantíssimos para conseguirmos alcançar um nível de excelência e superarmos as expectativas do cliente.

Mas você deve estar aí se perguntando, com um ar de desespero no rosto: “Mas como é possível alcançar esse alicerce? O que diferencia uma empresa das demais? E como a qualidade pode ser compartilhada desde a operação até a estratégia da organização?

A resposta está em ter um software que apoie seus processos, sua operação e os objetivos estratégicos da sua empresa.

O que é um Software para Gestão da Qualidade?

Um software para gestão da qualidade nada mais é do que uma tecnologia projetada para ajudar as empresas a padronizarem os processos e compartilharem informações de forma segura, ágil e facilitada, elevando os níveis de resultado e reduzindo inconsistências no processo. Isso permite entregas de qualidade e em conformidade para o cliente final.

Imagine um cenário onde todas as informações relevantes de uma organização, desde relatórios de procedimentos, não conformidades e ações, análises, até indicadores de desempenho e melhorias do processo, estejam em um só local para consulta.

Um software focado em Excelência e Gestão não apenas organiza e armazena dados, mas também automatiza processos críticos, atendendo às normas, regulamentações e legislações, além de fornecer insights valiosos para a tomada de decisão assertiva.

Uma ferramenta de gestão permite controles e monitoramentos eficazes em todas as etapas dos processos operacionais, permitindo uma identificação e abordagem preventiva de falhas, reduzindo impactos e prejuízos.

Além disso, promove transparência e interações entre os processos, fortalecendo a cultura de responsabilidade na empresa.

Benefícios do Uso de Software para Gestão da Qualidade

A utilização de software para melhorar a gestão e a eficiência dos processos da organização potencializa as entregas e impacta diretamente nos diferenciais da empresa frente ao mercado.

Dentre os benefícios de uma ferramenta, podemos destacar:

Centralização e fácil acesso à informação:

  • Maior interação entre os processos
  • Padronização de processos
  • Reforço de segurança da informação
  • Acesso remoto e redução de documentos físicos
  • Mitigação de riscos e redução de quebras de processo

Automatização dos processos:

  • Compliance e conformidade sempre à vista
  • Redução de erros manuais
  • Aumento da eficiência operacional
  • Eliminação de retrabalhos
  • Retenção de recursos
  • Rastreabilidade completa
  • Identificação prévia de problemas

Visibilidade e transparência com dados:

  • Facilidade no atendimento aos requisitos das partes interessadas
  • Dashboards e relatórios com dados que apoiam a tomada de decisão
  • Olhar focado na estratégia do negócio
  • Fácil adaptação a mudanças
  • Assertividade e eficácia nos processos
  • Facilidade em ter insights para trabalhar com melhorias

Como escolher o melhor software para gestão da qualidade para minha empresa?

A compra de um software para gestão da qualidade envolve uma série de análises cuidadosas que vão de encontro às necessidades e objetivos da sua organização.

Ao meu ver, o processo de aquisição é muito semelhante à compra de um carro, onde você precisa analisar meticulosamente os benefícios e as necessidades de cada parte interessada no processo.

Veja bem, qualquer carro pode levar você do Ponto A ao Ponto B. A grande sacada é como você espera chegar ao seu objetivo final e em quanto tempo você deseja alcançar o Ponto B.

Se eu tenho uma Ferrari, mas meu ponto de chegada é uma fazenda com vários quilômetros de estrada de chão e eu quero ir em um curto período de tempo, eu preciso de uma caminhonete para atingir meu resultado esperado.

Dentre os critérios que devem ser avaliados na aquisição de um software, destacam-se:

  • Certificações com foco em segurança da informação por parte da contratada, afinal, as suas informações são a base do seu negócio e não podem estar em qualquer lugar.
  • Facilidade de uso e interface do usuário para garantir que a cultura da qualidade da sua empresa se fortaleça ao invés de sofrer impactos negativos.
  • Permitir que você adquira apenas o que é necessário para seu processo, evitando que as ferramentas fiquem “paradas” enquanto você está pagando por elas.
  • Escalabilidade e flexibilidade, pois a sua empresa vai crescer e a solução deve apoiar sua evolução e não gerar fricção nos seus processos.
  • Relatórios e painéis com gráficos personalizados pelo próprio cliente, facilitando o acompanhamento dos resultados da empresa e apoiando a tomada de decisões com assertividade.
  • Atendimento personalizado e treinamentos de fácil acesso para permitir que seu time se engaje e se qualifique sempre que necessário.
  • Integração entre os próprios módulos para facilitar a retroalimentação das informações, bem como com outras ferramentas, trazendo ainda mais resultado para sua gestão.
  • Abertura para melhorias e projetos especiais na solução, que se adaptem ou melhorem a performance dos seus processos.
  • Equipe da contratada disponível para sanar dúvidas e compartilhar vivências e boas práticas de gestão sempre que for preciso.
  • Aplicativo mobile para facilitar o acesso e execução das atividades.

Por fim, e não menos importante, é preciso que seja estabelecido um relacionamento de confiança entre as partes para garantir o sucesso do projeto para ambas as empresas.

Qualiex: Um Exemplo de Software para Gestão da Qualidade

Bom, você deve estar se perguntando se existe alguma ferramenta no mercado que entregue todos os pontos que eu listei acima.

A resposta é sim, existe! Você já ouviu falar do Qualiex, o software com foco em Qualidade, Excelência e Inovação para empresas que visam crescer de maneira sustentável?!

O Qualiex contém mais de 12 soluções em seu portfólio de produtos, visando fazer entregas consistentes em cada etapa do seu processo.

  • Desenho de Fluxos: controle e visão dos processos e seus resultados.
  • Gestão de Documentos: gerenciamento de versões com fluxo de aprovações automáticos, alertas de pendências e rastreabilidade de informações.
  • Gestão de Indicadores: acesso fácil aos resultados e às melhorias que estão sendo feitas para atingimento das metas.
  • Gestão de Riscos e Oportunidades: monitoramento dos riscos com visão clara da criticidade de cada um para seu negócio.
  • Gestão de Ocorrências: tratamento de não conformidades, SAC, incidentes e melhorias, com uso de ferramentas da qualidade e acompanhamento fácil das ações.
  • Planos e Estratégia: visão única de projetos internos atrelados à estratégia e objetivos da organização.
  • Gestão de Auditorias: execução de checklists com resultados com um clique, entregando comparativos para acompanhar a evolução dos processos.
  • Atas e Decisões: registro de atas e consentimento da equipe, permitindo o acompanhamento das saídas das reuniões.
  • Instrumentos de Medição: acompanhamento dos prazos, custos e validação do certificado de calibração.
  • Avaliação de Fornecedores: análise crítica dos fornecedores com histórico dos entregáveis com um clique.
  • Gestão de Competências: acompanhamento das competências e treinamentos da equipe, proporcionando uma visão facilitada do que cada colaborador precisa fazer para evoluir suas competências e habilidades.
  • LGPD: geração do RIPD e centralização de informações de acordo com o que é visado pela ANDP.

O Qualiex é uma solução que tem como objetivo simplificar o dia a dia das empresas, construindo uma jornada de transformação e excelência para a evolução do negócio do cliente.

De um passo importante rumo à excelência operacional com Software para Gestão da Qualidade

Contratar um software para gestão da qualidade é um passo importante para qualquer organização que deseja não apenas sobreviver, mas prosperar em um ambiente de negócios cada vez mais desafiador e exigente.

A decisão de investir em um sistema de gestão da qualidade (QMS) reflete um compromisso com a excelência operacional, a conformidade regulatória e a satisfação do cliente. No entanto, a escolha do software certo é apenas o começo da jornada de sucesso da sua organização.

De fato, se você ficar aí parado se contentando com o seu modelo de gestão atual onde não sobra tempo para atuar na estratégia do negócio, ou sua ferramenta atual te gera retrabalho e não resultado, você corre o risco de ficar para trás em um mercado altamente competitivo.

Qualiex: O melhor Software para a Gestão da Qualidade!

Gostou das dicas sobre a conquista da excelência operacional com Software para Gestão da Qualidade? Com a ajuda do Qualiex você consegue fazer uma gestão sistêmica e profissional dos processos em sua empresa. Elimine planilhas, ganhe tempo, garanta a conformidade com os requisitos aplicáveis e foque seus recursos no que realmente importa.

E tem mais: Se você é pequena empresa pode contar com a tecnologia Qualiex disponível sob medida para sua organização. O Qualitfy é perfeito para encaixar no orçamento de sua pequena empresa e fazer ela conquistar os resultados que busca.

Além de sermos o melhor software para gestão da qualidade, te ajudamos com cursos de especialistas voltados à gestão, qualidade e excelência por meio da Saber Gestão. Por isso, não perca mais tempo, entre em contato conosco!

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