Bióloga, especialista em Auditoria e Gestão Ambiental, Auditora Líder da ISO 9001:2015, ISO 31000:2018 e ISO 2200:2018. Ajuda profissionais da qualidade a simplificarem seus processos, contribuindo com tecnologia e conteúdo.
Atrasar a entrega dos relatórios de não conformidades, vários profissionais da qualidade já passaram ou vão passar por essa situação! Isso porque é comum grandes ou pequenas empresas administrarem uma quantidade considerável de não conformidades durante o mês e isso não é ruim, visto que seus processos internos estão sempre passando por melhorias.
Porém o método de cadastro de não conformidade precisa ser preciso e objetivo, permitindo que os dados sejam encontrados com rapidez! E vamos combinar, geralmente não é isso que acontece… Então resolvi escrever esse artigo para falar um pouco sobre o assunto.
Como fazer relatórios de não conformidades sem as informações necessárias?
Conversando com um amigo que, como muitos outros especialistas da qualidade, precisa fazer a gestão de diversas unidades ao mesmo tempo, percebi a dificuldade que eles têm para gerar relatórios de não conformidades dentro de um prazo determinado, por conta do armazenamento confuso dos dados. Para eles, o caminho até encontrar as informações que ele precisa é quase um labirinto.
Um case real
Veja bem, as não conformidades desse meu amigo pegavam sempre o caminho mais difícil para chegar até o gestor.
Elas passeavam de caminhão, chegavam sujas e amassadas, isso quando chegavam! Afinal, é bem comum as NCs se perderem em trajetos dentro das próprias empresas. O colaborador preenche o formulário e entrega para seu supervisor que passa para o seu gestor, que precisa entregar para a qualidade…
Enfim, quando se vê, a não conformidade sumiu. E não só isso, surgem centenas iguais a ela que não sabemos se são outras ou a mesma, confuso né?
No caso desse amigo, os dados eram passados para planilhas de Excel, para que um relatório fosse emitido todo dia 10 de cada mês, e adivinha?! Os relatórios acabavam sendo emitidos depois do dia 20. Nessa data, ele (que é responsável por tais resultados) já teria que estar montando o relatório do próximo mês. É um ciclo vicioso, triste e sem fim.
Qual o caminho ideal para os relatórios de não conformidades?
O sonho dessa pessoa (assim como de muitos outros “caras” da qualidade que fazem a gestão em planilhas) era encontrar esses dados unificados, sem risco de perder informações. Todos num lugar onde ele conseguisse emitir os relatórios das NC’s por local, tipo, mês, dia e custo sem sofrer desesperadamente. E isso é o caminho ideal!
Eu não sei se você já considerou essa opção, mas essa melhoria é possível quando se tem um software que centraliza suas informações, emite notificações automáticas de cobrança para seus colaboradores e gera relatórios automáticos.
O que um software de Gestão de NCs faz?
Aquele meu amigo que tinha as NCs perdidas no caminho até a responsável implantou na empresa dele o Forlogic Tracker. Hoje ele gerencia suas NCs com precisão, integrando os responsáveis, monitorando os prazos das ações por meio de um controle seguro das informações e, o melhor, de qualquer lugar!
No Forlogic Tracker, além de relatórios, você conseguirá fazer dashboards dinâmicas. Essas dashboards podem te ajudar a apresentar os resultados da Qualidade em reuniões de análise crítica ou reuniões estratégicas.
O monitoramento de prazos e atrasos fica muito simples, porque as não conformidades ficam vinculadas aos planos de ação que estão em execução, você utilizará métodos consolidados como o PDCA, 5W2H, 5 Porquês, Diagrama de Ishikawa, enfim… vários recursos que ajudarão a sua empresa a fazer com que as não conformidades tragam verdadeiras melhorias para os processos da sua empresa.
Software não é só automação, é trabalhar no que traz resultado!
Isso também não quer dizer que tudo vai acontecer como um passe de mágica!
Você ainda terá que prestar atenção em como as informações estão sendo inseridas no sistema. Afinal, terá de ajudar a sua equipe a tratar as não conformidades devidamente. Entretanto, com o software, você para de se preocupar com o trabalho que não gera valor, para fazer apenas aquilo que vai trazer a qualidade para a cultura da sua organização.
Com ele, você passa trabalhar nas coisas certas! Até porque, constantemente vemos empresas fazendo mais do que é necessário para executar atividades que deveriam ser mais simples. Isso, de acordo com a filosofia da Toyota, por exemplo, é uma das principais fontes desperdício.
É é muito importante refletir se a quantidade de esforço que você tem aplicado para gerar relatórios. E, é claro, ver se esse tempo é condizemte com os resultados do seu trabalho. Afinal, você trabalha para o SGQ ou para fazer relatórios?
Caso você queira ver como seria sua rotina utilizando o Forlogic Tracker, solicite uma apresentação personalizada aqui. Vai ser muito bom trocar ideias sobre isso contigo! Se preferir, clique no botão abaixo para acessar nosso site:
Acesse o site do Forlogic Tracker
Saiba um pouco mais sobre o Forlogic Tracker
Minha amiga Paola, que também tem alguns artigos aqui no blog, gravou um vídeo falando um pouco sobre o Tracker. Ela falou sobre alguns problemas que enfrentamos e sobre algumas vantagens de utilizar o software para gerenciar as ocorrências. Dá uma olhadinha:
1 comentário em “Você atrasa para entregar seus relatórios de não conformidades?”
Vanessa, preciso te seguir!
Por favor me envie seus contatos.