Gestão de processos

Administração do Tempo: O segredo da priorização de atividades

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Eu já havia utilizado praticamente todos os métodos de priorização de atividades do universo e ainda assim não tinha conseguido assumir o controle das minhas atividades. Tempo já é um assunto que discuto há alguns anos, inclusive, até fiz um Diagrama de Ishikawa para descobrir o motivo pelo qual não tenho tempo. Mas de todas essas experiências, consegui aprender algumas coisas sobre priorização. Este é o sexto e último artigo da série administração do Tempo segundo Peter Drucker, e ele há de me perdoar por fazer mais conexões das minhas experiências do que apenas amplificar os pensamentos dele.

“Há sempre mais tarefas produtivas para amanhã do que tempo para realizá-las.” (Peter Drucker)

O que me conforta nesta frase é que eu não sou a única pessoa que sofre com a quantidade de tarefas, e pelo visto, esse não é um problema tão atual. Todos nós temos grandes coisas para fazer todos os dias, mas o que fazer primeiro?

Ok, vamos chegar lá, mas antes é preciso fazer uma pergunta anterior a essa: “o que provoca a sua decisão: você ou as pressões ao seu redor?”. Quando são as pressões que guiam a priorização, as coisas importantes são deixadas de lado. Fim.

O que eu gosto da prioridade é que ela é o que é, e simplesmente é. Parece confuso, mas vou exemplificar com um caso real. Há alguns dias, um amigo encheu o peito para dizer: “eu priorizo a qualidade de vida!”. Uma pessoa que fala isso tem que praticar esportes pelo menos 3 vezes por semana, ter uma rotina de alimentação saudável, horários estabelecidos para lazer, tempo com a família e mais todas essas coisas que levam uma pessoa a ter uma vida saudável. Se a pessoa não faz essa série de coisas que levam a qualidade de vida, ela está mentindo! Afirmações são bonitas, mas a priorização é a decisão que você converte em ação. Dá para entender? Eu priorizo várias coisas no começo do dia, mas quando o dia acaba, eu priorizei coisas totalmente diferentes. O que eu priorizei foi o que eu executei!

A prioridade pode mudar de acordo com o contexto que você está. E quanto mais você executa as suas prioridades, mais diferente ficará o contexto e você mudará suas prioridades novamente. Parece confuso, mas é a verdade.

Muitas pessoas já entenderam que “o que se adia, se abandona”, segundo Peter Drucker. A questão é decidir o que se faz primeiro e o que se abandonará. Ok, não precisa ser tão radical assim, mas toda tarefa adiada corre esse grande risco de ser abandonada, e é por isso que a gente fica tão constrangido em deixar uma tarefa pra depois. Estamos loucos começando tudo e não acabando nada só porque a gente sabe que deixar para depois é quase o mesmo que abandonar. E agora é a hora de voltar para a primeira pergunta: O que fazer primeiro?

Eu poderia te dizer que o segredo da priorização é utilizar ferramentas de análise como a matriz GUT, mas a resposta não é fazer uma análise inteligente. O segredo da priorização é a CORAGEM!

Você precisa de coragem para:

  • Eliminar tarefas que não darão resultado
  • Não atrapalhar o tempo da sua equipe
  • Acabar com o desperdício de tempo
  • Decidir executar tarefas produtivas ao invés daquelas que nem fazem mais sentido
  • Focar em oportunidades ao invés de gastar todo tempo para consertar problemas passados
  • Estabelecer metas ousadas, que te desafiem, ao invés das metas seguras

Administração do tempo, eliminar desperdícios, concentração, produtividade e priorização tem a ver com a coragem que você tem de impor suas decisões no seu próprio tempo, colocando a frente o que realmente importa e que vai trazer resultados. Se você não fizer isso, continuará escravo do tempo ao invés de dominá-lo.

Eu ainda estou trabalhando nisso, estou em evolução contínua e venho percebendo grandes mudanças na minha rotina, mas é importante entender que a coragem, assim como a excelência, não é um ato isolado, e sim um hábito que você deve ter em todas decisões que fizer.

Dê a sua opinião nos comentários aí! Abraço, até mais. 😉

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