O que é Benchmarking?

A palavra benchmarking significa marco, um ponto de referência. Consiste em procurar, encontrar e superar os pontos fortes dos concorrentes, proporcionado resultados significantes para as empresas.
Benchmarking é um processo de pesquisa que realiza comparações entre processos e práticas realizados entre empresas (concorrentes ou não), para identificar qual o melhor método de gerar vantagem competitiva. É um processo continuo de avaliação de desempenho utilizado não somente em produtos e serviços, mas também em funções, métodos e práticas em relação aos melhores valores mundiais.

Quando realizar?

Um benchmarking pode ser utilizado em várias situações. Entre elas:              

• Na implantação de programas de qualidade.
• Na aceleração de processos de redução de custos e orçamentos.
• Nas tentativas de melhorar as operações da empresa.
• Na inclusão ou mudanças nas gerências.
• Na inclusão de novas operações ou novos empreendimentos.
• Na revisão das estratégias existentes.
• Nos ataques competitivos da concorrência ou no estabelecimento de crises.

A grande ideia do benchmarking é aproveitar os aprendizados de outras empresas (ou departamento) e garantir mais assertividade no seu processo. Desta forma, você pode se antecipar aos desafios que você vai enfrentar, seja num processo novo ou em um processo já estabelecido.

Em iniciativas inovadoras, você pode contar com a experiência de outros profissionais para agregar ao seu processo.

Por que fazer?

Uma empresa deve utilizar o benchmarking quando deseja aumentar seu potencial de gerar riqueza, mitigando riscos na antecipação de desafios e aproveitar dos aprendizados já existentes na própria empresa ou em outras empresas.

O benchmarking também é utilizado para melhorar os processos internos na empresa, onde poderão ser analisados os métodos utilizados nas várias unidades produtivas. Desta forma, verificar porque em uma unidade sua aplicação é eficiente e em outra não.

O uso do benchmarking poderá proporcionar as empresas maiores ganhos em competitividade, pois além de aprender com os outros, poderá evoluir como empresa e melhorar cada vez mais seus produtos e serviços.

Tipos de benchmarking

Existem diversos tipos de benchmarking. Os mais comuns são:

• Interno: focado em unidades diferentes de uma mesma organização.
• Competitivo: focado em organizações que disputam o mesmo mercado.
• Genérico: aborda grupos de tarefas ou funções em processos mais complexos que atravessam a organização e são encontrados facilmente em outras empresas, como por exemplo, o processo de entrada de um pedido até a entrega do produto ao cliente.
• Funcional: investiga o desempenho de uma função específica numa aplicação dentro da indústria.

Em uma era de mudanças aceleradas, competição global crescente, onde não pode existir ineficiência e falta de eficácia, o benchmarking não é uma atividade opcional, mas necessária em todos os níveis da organização.

O que preciso considerar para fazer um benchmarking?

Muitas vezes, dentro de uma rede de relacionamentos, bons profissionais podem ficar confusos de qual poderia ser um caminho para começar um processo de benchmarking.

Quero apresentar alguns princípios que você pode seguir para então avançar neste aspecto.

1. Saiba exatamente o que deseja comparar (ou aprender): sem isso, a conversa pode ser desestruturada e até frustrante
2. Tenha em mãos suas principais dúvidas e preocupações: isso será importante para garantir que sua expectativa seja atendida
3. Encontre profissionais ou empresas que já tem experiência no assunto: muito mais que teoria, a ideia do benchmarking é ver como as coisas funcionam na prática
4. Determine tempo suficiente para discussão: não há nada tão ruim quanto discutir algo com pressa. Determine o tempo que acredita ser necessário para esclarecer suas dúvidas.
5. Combine o resultado esperado: deixe claro, desde o início, qual o objetivo do estudo, das perguntas, isso ajudará a conversa ser direcionada para onde você espera.
6. Registre os aprendizados adequadamente: nada vai adiantar a conversa ou o estudo se não houver o registro adequado de tudo o que aconteceu. Reter o conhecimento ali gerado é fundamental para evitar retrabalhos.
7. Direcione planos de ação: O benchmarking só será válido se houver ações direcionadas que façam a empresa mudar. Caso não aconteça, de nada vai ter adiantado o processo todo.

Mais que uma pesquisa: ação!

Mais que um processo estruturado e bem registrado, é importante garantir que os aprendizados capturados dentro do benchmarking se tornem ações. Desta forma, você garante que os aprendizados ali gerados sejam consolidados e incorporados no dia a dia.

REFERÊNCIA

ALVAREZ, Maria Esmeralda Ballestero. Administração da qualidade e da produtividade: abordagens do processo administrativo. São Paulo: Atlas, 2001.