Graduada em Administração de Empresas, MBA em Gestão da Qualidade e Auditora Líder ISO 9001. "Qualidade é o resultado de um ambiente cultural cuidadosamente construído. Tem que ser o tecido da organização, não parte do tecido." Phil Crosby
Você já deve ter passado por aquele momento frustrante em que um documento importante estava perdido, desatualizado ou simplesmente não estava onde deveria estar. No setor alimentício, onde a precisão e a conformidade são essenciais, esses problemas podem ter consequências graves. É por isso que a gestão documental é tão crítica. E enfrentar esses desafios é uma tarefa que não pode ser subestimada.
Neste post, vamos explorar como o Módulo Docs do Qualiex pode transformar essa realidade, oferecendo uma solução eficaz para garantir que sua documentação esteja sempre em ordem e seus processos, em conformidade.
Vem comigo nessa leitura para descobrir como otimizar sua gestão documental e evitar surpresas indesejadas!
Documentos desatualizados e falhas na conformidade
Você já parou para pensar no impacto da falta de controle sobre a impressão e o download de documentos em sua empresa?
Muitos gestores enfrentam o problema de colaboradores salvando arquivos desatualizados na área de trabalho, resultando na consulta a documentos obsoletos e na quebra de processos.
Manter todos os documentos atualizados é desafiador, especialmente em um ambiente com regulamentações em constante evolução.
Enfim, documentos desatualizados podem levar a não conformidades graves, comprometendo a certificação da empresa e a segurança dos produtos alimentícios. Além disso, informações incorretas podem afetar negativamente a experiência do cliente.
Implementar um sistema que garanta a segurança e a atualização contínua das informações documentais é essencial.
Módulo Docs do Qualiex uma solução eficiente para isso.
Ele possuiu um fluxo de revisão e aprovação. Com ele você tem a possibilidade de construir fluxos de revisão e aprovação de documentos.
Isso permite que as atualizações sejam feitas de maneira organizada e que todos os responsáveis sejam notificados automaticamente sobre suas pendências.
As notificações automáticas mantêm todos informados sobre o status dos documentos, e a organização facilita a gestão do fluxo documental.
Com essa funcionalidade, sua equipe poderá trabalhar de forma mais eficaz, evitando atrasos e melhorando a comunicação interna.
Falta de controle sobre o acesso a documentos sensíveis
Você já considerou o risco de ter acesso irrestrito a documentos sensíveis na sua empresa?
Esse problema é especialmente crítico no setor alimentício, onde a segurança das fórmulas e processos é vital.
No sistema de gestão documental do Qualiex, você pode configurar permissões de acesso por pasta ou por documento. Isso significa que você pode gerenciar quem pode visualizar, editar ou imprimir determinados arquivos.
O controle de acesso evita downloads e impressões indevida enquanto a segurança da informação protege os dados sensíveis da empresa.
Com essas configurações, você garante que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a informações críticas, minimizando o risco de vazamentos ou erros na manipulação de documentos.
Retrabalho devido à falta de padronização documental
A falta de um padrão nos documentos pode causar inconsistências que levam a retrabalho e perda de eficiência.
Por exemplo, uma simples discrepância em um procedimento pode resultar em falhas na produção, impactando a qualidade dos produtos.
O Módulo Docs permite a criação de modelos de cabeçalho e rodapé, incluindo dados como autor, data da última revisão e outras informações relevantes, atualizadas automaticamente sempre que necessário.
A padronização garante que todos os documentos sigam um padrão visual e facilita o acesso às informações, sempre atualizadas e acessíveis.
Isso não apenas melhora a apresentação dos documentos, mas também assegura que todos estejam cientes das versões mais recentes e das informações relevantes.
Dificuldade na realização de auditorias ?
Realizar auditorias pode ser um desafio quando os documentos estão desorganizados ou difíceis de localizar. Além disso, a falta de relatórios detalhados complica a prova de conformidade com normas como a ISO 9001 e a 22001.
A solução está no Módulo Docs, que oferece uma lista mestra sempre atualizada e relatórios completos para manter o controle dos documentos de acordo com as normas ISO 9001.
Relatórios detalhados facilitam a auditoria e o acompanhamento das conformidades, o controle em tempo real e permitem monitorar pendências e fluxos de revisão.
Portanto, com essas funcionalidades, as auditorias ficam mais simples, e a empresa consegue demonstrar claramente sua conformidade com as normas e regulamentos vigentes.
Limitação de Acesso e Mobilidade
Na sua indústria, os profissionais têm dificuldade em acessar documentos importantes enquanto estão fora do escritório? A falta de acesso móvel ou offline pode atrasar decisões e tarefas importantes. Não é mesmo?
O Qualiex resolve isso com recursos de acesso offline e mobilidade, permitindo consultar documentos favoritos de qualquer lugar, no celular ou tablet.
Isso garante que as informações estejam sempre ao seu alcance, tornando sua equipe mais ágil e eficiente, especialmente para quem está sempre em movimento.
O Módulo Docs do Qualiex: A Solução Ideal na Gestão Documental
As indústrias alimentícias enfrentam desafios específicos ao gerenciar documentos. Portanto, encontrar soluções eficazes é importante para superar esses obstáculos.
O Módulo Docs do Qualiex é a solução ideal que oferece controle, segurança e eficiência na gestão documental.
Com essa ferramenta, as indústrias podem reduzir não conformidades e assegurar a qualidade e a segurança de seus produtos, fortalecendo sua posição no mercado e aumentando a satisfação dos clientes.
Quer saber mais sobre como o Módulo Docs pode beneficiar sua empresa, entre em contato com a equipe do Qualiex. Ela é formada por auditores líderes que estão sempre prontos para ajudar você a superar todos os desafios relacionados à gestão documental.
Invista no Módulo Docs do Qualiex e revolucione a maneira como sua empresa lida com a informação documentada.
Qualiex: O Melhor Software para a Gestão da Qualidade!
Gostou do módulo Docs do Qualiex: a solução definitiva para sua gestão documental? Com a ajuda dele você consegue fazer uma gestão sistêmica e profissional dos processos em sua empresa. Elimine planilhas, ganhe tempo, garanta a conformidade com os requisitos aplicáveis e foque seus recursos no que realmente importa.
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