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Gestão de projetos em pequenas empresas

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Leonardo Horacio

Leonardo Horacio

Apaixonado por tudo que envolve melhorar a vida de pessoas usando produtos e serviços que façam sentido. Product Manager na Forlogic, Especialista Qualiex, também fala sobre ux Research, Scrum, agilidade e gestão de produtos.

Por que precisamos falar de gestão de projetos em pequenas empresas? Em um primeiro momento, o assunto gestão de projetos pode parecer antiquado, ultrapassado e até mesmo burocrático. Mas a verdade é que a falta dessa gestão é um dos principais motivos pelo qual iniciativas não são executadas ou quando são, não entregam uma relação saudável entre recursos utilizados e resultados gerados. Gasta-se muito e retorna-se pouco.

Uma gestão de projetos bem estruturada pode ajudar pequenas empresas a impulsionar o crescimento, melhorar a eficiência e aumentar a competitividade. Isso ocorre especialmente porque, no estágio inicial, essas empresas têm recursos limitados. É preciso escolher bem o que se vai fazer e, depois de escolhido, gerenciar bem para que seja feito com excelência.

Por que gerenciar projetos?

De maneira geral, o bom gerenciamento de projetos permite que as iniciativas saiam da intenção e se transformem em realidade, otimizando a relação recurso x resultado do que se quer fazer. Cuidar da gestão de projetos na sua empresa, desde cedo, vai principalmente:

  • Aumentar a produtividade por meio da melhor utilização de recursos, como tempo, dinheiro e pessoas.
  • Reduzir de custos a partir de uma melhor gestão dos recursos e da prevenção de erros.
  • Melhorar a qualidade dos seus produtos e serviços por meio de uma definição de escopo mais assertiva, da implementação de melhorias de verdade e do aprendizado contínuo.

Gestão de projetos em pequenas empresas: Por onde começar?

O sucesso de um projeto está ligado intimamente ligado a etapa de planejamento. A começar a definição do resultado esperado, que nada mais é do que responder a seguinte frase: quando esse projeto estiver concluído, o que estará diferente?

Alguns exemplos:

  • Teremos aumentado 15% a taxa de conversão de novos clientes
  • Teremos reduzido o curso de produção do produto X em 12,5%
  • Teremos um novo produto gerando R$ 39.000,00 de receita mensal

Ainda na etapa de planejamento, outra definição importante é o escopo: o que na prática vamos fazer para transformar esse resultado esperado em realidade. É necessário deixar claro o que será e o que não será feito para que os recursos, limitados que são, sejam muito bem aproveitados.

Não há nada tão inútil quanto fazer eficientemente o que não deveria ser feito – Peter Drucker

Por isso, lembre-se, um bom projeto começa se definindo onde queremos chegar e o que precisamos ou não fazer para chegar lá.

Como fazer uma gestão de projetos que gera resultado em 7 dicas

O PDCA é uma boa referência de como fazer uma gestão de projetos que funciona. Mais uma vez, reforço que o P é onde tudo começa (a dar certo ou a dar errado), por isso atenção para o planejamento do seu projeto. Aqui vão 7 dicas de gerenciamento de projeto:

  1. Deixe bem claro qual o resultado esperado de maneira SMART (Específica, Mensurável, Alcançável, Relevante e Com prazo definido)
  2. Esclareça qual será o escopo, positivo (o que será feito) e negativo (o que não será feito)
  3. Dizem que cachorro com dois donos morre de fome, por isso atenção para a equipe, tanto o projeto como cada uma das atividades precisam de prazo e UM responsável.
  4. Crie o cronograma com a equipe. Isso significa o time precisa estimar quando as atividades começam e terminam.
  5. Identifique e gerencie riscos. Todos os projetos estão sujeitos a riscos, como atrasos, custos extras ou problemas técnicos. É importante identificar esses riscos o quanto antes e desenvolver planos de mitigação para reduzir o seu impacto.
  6. Projeto não é algo escrito em pedra! Gerencie o tempo e os custos do projeto de perto. Monitore o progresso do projeto regularmente e tome medidas corretivas conforme necessário para garantir que o projeto seja concluído no prazo e no orçamento.
  7. Invista recursos na organização do seu projeto. O Excel pode até parecer uma boa forma de começar, mas é bem provável que você acabe gastando mais tempo mantendo as planilhas organizadas e funcionando do que realmente gerenciando o projeto. Um software para gestão de projetos é uma facilidade que permite investir recursos no que realmente importa.

Usando uma ferramenta para gestão de projetos e planos de ação

Gerenciar projetos pode se tornar um pesadelo sem uma ferramenta adequada. E para salvar a gestão de projetos, o módulo Qualitfy Planos, é a escolha para quem quer investir tempo em uma gestão eficaz ao invés de perder tempo com planilhas.

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Com o  Qualitfy Planos você vai:

  • Tera todos os projetos e ações de maneira centralizada e acessível de qualquer navegador (seja via desktop, celular ou tablet)
  • Facilidade no acompanhamento de prazos com filtros e notificações
  • Segurança com controles de acesso e permissões
  • Gestão de cronograma facilidade com diagrama de Gantt e Dashboards
  • Rastreabilidade nas mudanças das ações do seu projeto
  • Relatórios que consolidam as informações dos seus projetos

Gestão de Projetos em pequenas empresas impulsiona o crescimento

Uma gestão de projetos estruturada é mais do necessária para pequenas empresas que querem impulsionar o crescimento, melhorar a eficiência e aumentar a competitividade no mercado.

E o Qualitfy Planos é a solução definitiva para as organizações que acreditam que a excelência na gestão de projetos é o que garante o bom aproveitamento dos recursos e a obtenção de resultados positivos com as iniciativas priorizadas.

E aí, será que não já não passou da hora de levar a gestão de projetos a sério de verdade aí na sua organização? CLIQUE AQUI , e vamos agendar uma apresentação e resolver isso o quanto antes! Temos uma equipe de auditores líderes preparada para te ajudar!

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