Apaixonado por tudo que envolve melhorar a vida de pessoas usando produtos e serviços que façam sentido. Product Manager na Forlogic, Especialista Qualiex, também fala sobre ux Research, Scrum, agilidade e gestão de produtos.
Por que precisamos falar de gestão de projetos em pequenas empresas? Em um primeiro momento, o assunto gestão de projetos pode parecer antiquado, ultrapassado e até mesmo burocrático. Mas a verdade é que a falta dessa gestão é um dos principais motivos pelo qual iniciativas não são executadas ou quando são, não entregam uma relação saudável entre recursos utilizados e resultados gerados. Gasta-se muito e retorna-se pouco.
Uma gestão de projetos bem estruturada pode ajudar pequenas empresas a impulsionar o crescimento, melhorar a eficiência e aumentar a competitividade. Isso ocorre especialmente porque, no estágio inicial, essas empresas têm recursos limitados. É preciso escolher bem o que se vai fazer e, depois de escolhido, gerenciar bem para que seja feito com excelência.
Por que gerenciar projetos?
De maneira geral, o bom gerenciamento de projetos permite que as iniciativas saiam da intenção e se transformem em realidade, otimizando a relação recurso x resultado do que se quer fazer. Cuidar da gestão de projetos na sua empresa, desde cedo, vai principalmente:
- Aumentar a produtividade por meio da melhor utilização de recursos, como tempo, dinheiro e pessoas.
- Reduzir de custos a partir de uma melhor gestão dos recursos e da prevenção de erros.
- Melhorar a qualidade dos seus produtos e serviços por meio de uma definição de escopo mais assertiva, da implementação de melhorias de verdade e do aprendizado contínuo.
Gestão de projetos em pequenas empresas: Por onde começar?
O sucesso de um projeto está ligado intimamente ligado a etapa de planejamento. A começar a definição do resultado esperado, que nada mais é do que responder a seguinte frase: quando esse projeto estiver concluído, o que estará diferente?
Alguns exemplos:
- Teremos aumentado 15% a taxa de conversão de novos clientes
- Teremos reduzido o curso de produção do produto X em 12,5%
- Teremos um novo produto gerando R$ 39.000,00 de receita mensal
Ainda na etapa de planejamento, outra definição importante é o escopo: o que na prática vamos fazer para transformar esse resultado esperado em realidade. É necessário deixar claro o que será e o que não será feito para que os recursos, limitados que são, sejam muito bem aproveitados.
Não há nada tão inútil quanto fazer eficientemente o que não deveria ser feito – Peter Drucker
Por isso, lembre-se, um bom projeto começa se definindo onde queremos chegar e o que precisamos ou não fazer para chegar lá.
Como fazer uma gestão de projetos que gera resultado em 7 dicas
O PDCA é uma boa referência de como fazer uma gestão de projetos que funciona. Mais uma vez, reforço que o P é onde tudo começa (a dar certo ou a dar errado), por isso atenção para o planejamento do seu projeto. Aqui vão 7 dicas de gerenciamento de projeto:
- Deixe bem claro qual o resultado esperado de maneira SMART (Específica, Mensurável, Alcançável, Relevante e Com prazo definido)
- Esclareça qual será o escopo, positivo (o que será feito) e negativo (o que não será feito)
- Dizem que cachorro com dois donos morre de fome, por isso atenção para a equipe, tanto o projeto como cada uma das atividades precisam de prazo e UM responsável.
- Crie o cronograma com a equipe. Isso significa o time precisa estimar quando as atividades começam e terminam.
- Identifique e gerencie riscos. Todos os projetos estão sujeitos a riscos, como atrasos, custos extras ou problemas técnicos. É importante identificar esses riscos o quanto antes e desenvolver planos de mitigação para reduzir o seu impacto.
- Projeto não é algo escrito em pedra! Gerencie o tempo e os custos do projeto de perto. Monitore o progresso do projeto regularmente e tome medidas corretivas conforme necessário para garantir que o projeto seja concluído no prazo e no orçamento.
- Invista recursos na organização do seu projeto. O Excel pode até parecer uma boa forma de começar, mas é bem provável que você acabe gastando mais tempo mantendo as planilhas organizadas e funcionando do que realmente gerenciando o projeto. Um software para gestão de projetos é uma facilidade que permite investir recursos no que realmente importa.
Usando uma ferramenta para gestão de projetos e planos de ação
Gerenciar projetos pode se tornar um pesadelo sem uma ferramenta adequada. E para salvar a gestão de projetos, o módulo Qualitfy Planos, é a escolha para quem quer investir tempo em uma gestão eficaz ao invés de perder tempo com planilhas.
Com o Qualitfy Planos você vai:
- Tera todos os projetos e ações de maneira centralizada e acessível de qualquer navegador (seja via desktop, celular ou tablet)
- Facilidade no acompanhamento de prazos com filtros e notificações
- Segurança com controles de acesso e permissões
- Gestão de cronograma facilidade com diagrama de Gantt e Dashboards
- Rastreabilidade nas mudanças das ações do seu projeto
- Relatórios que consolidam as informações dos seus projetos
Gestão de Projetos em pequenas empresas impulsiona o crescimento
Uma gestão de projetos estruturada é mais do necessária para pequenas empresas que querem impulsionar o crescimento, melhorar a eficiência e aumentar a competitividade no mercado.
E o Qualitfy Planos é a solução definitiva para as organizações que acreditam que a excelência na gestão de projetos é o que garante o bom aproveitamento dos recursos e a obtenção de resultados positivos com as iniciativas priorizadas.
E aí, será que não já não passou da hora de levar a gestão de projetos a sério de verdade aí na sua organização? CLIQUE AQUI , e vamos agendar uma apresentação e resolver isso o quanto antes! Temos uma equipe de auditores líderes preparada para te ajudar!
