Apaixonado por tudo que envolve melhorar a vida de pessoas usando produtos e serviços que façam sentido. Product Manager na Forlogic, Especialista Qualiex, também fala sobre ux Research, Scrum, agilidade e gestão de produtos.
Escutamos bastante de nossos clientes que: eles vivem para resolver “B.O.” aqui chamamos isso de ocorrência. No artigo de hoje falaremos mais sobre o que são ocorrências, o que são não conformidades e o que são oportunidades de melhoria.
Relação entre ocorrência, não conformidades e oportunidades
Resumidamente, ocorrência é uma situação, um acontecimento que precisa ser registrado e analisado. E aqui já temos uma informação importante: nem toda ocorrência é uma Não Conformidade.
Entretanto, nos casos em que essa ocorrência é um desvio de um processo já mapeado, uma regra já estabelecida e documentada então sim podemos dizer ser uma NC.
Porém, o que muitas pessoas não prestam atenção é que também existem acontecimentos que o “padrão” ou resultado esperado ainda não havia sido mapeado. Nesse caso o que temos em mão é uma Oportunidade de Melhoria.
O que são Não Conformidades
Não conformidades são todos os acontecimentos que tiveram um impactado diferente de um resultado já esperado. Como por exemplo:
Quando uma nota fiscal que deveria conter as informações de um “cliente A” é gerada com as informações de um “cliente B” isso pode ser considerado uma NC, pois o resultado esperado já tinha sido mapeado.
As Não Conformidades também podem ser vinculadas a situações mais amplas como, por exemplo: o atingimento de uma meta compromissada. A meta, ou seja, o resultado esperado já havia sido declarado e por isso o desvio nesse caso também pode ser tratado como uma Não Conformidade.
Vale a pena ressaltar que as NCs não são necessariamente ruins, na verdade, ao realizar a tratativa delas estamos identificados quais foram os fatores que nos impediram de atingir o resultado e podemos planejar quais ações faremos para corrigir a rota. É por isso que é extremamente importante não as usar como meio de punição (já falamos sobre isso neste artigo: As não conformidades não servem de chicote!).
O que são Oportunidades de Melhoria
Já as oportunidades de melhoria tratam da prevenção de um problema não identificado anteriormente, e são situações em que podemos melhorar:
- o desempenho da gestão;
- de atividades;
- de processos;
- de produtos;
- de serviços;
- de sistemas ou organizações.
Tudo depende do objetivo, mas o que precisa ficar claro é que até mesmo as coisas que já estão “dando certo” podem ser melhoradas ainda mais.
Uma Oportunidade de Melhoria clássica que escutamos de nossos clientes e prospects é quando, durante uma auditoria, é apontado sobre ter um software para gerenciar o SG. Perceba que não houve NC, o SG está sendo feito via planilhas do Excel e está funcionando, mas poderia ser melhorado ao utilizar um software como o Qualiex para isso. A mudança de planilha para software para o SG resultaria em:
- redução de trabalho manual;
- aumento da confiabilidade das informações;
- menor risco de erros.
Muitas vezes para pensar em Oportunidades de Melhoria precisamos pensar em futuro, em prevenção. Contudo, a gestão dos riscos é uma ótima forma de encontrar essas oportunidades, mas isso fica para outro artigo.
Então, independente da ocorrência em mãos ser uma não conformidade ou uma oportunidade de melhoria, devemos registrá-la, analisá-la e tratá-la para que o nosso sistema de gestão e a nossa organização se beneficiem da melhoria contínua.
1 comentário em “Você sabe a diferença entre Ocorrências, não conformidades e oportunidades?”
Gastei muito do conteúdo, enriquece nossos conteúdos.