Gestão de processos

Administração do Tempo: como ser mais produtivo?

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Já falamos sobre “Administrando o Tempo: 3 perguntas para começar!”, “4 sintomas que evidenciam o Desperdício de Tempo”, “Estabelecendo a Prioridade do Tempo”, “Administração do Tempo: Concentração que gera eficiência” e hoje vamos falar sobre ter foco no que é produtivo!

Para que a concentração funcione a primeira regra é libertar-se daquilo que hoje não é mais produtivo.

Mário Quintana já dizia que “o passado não reconhece o seu lugar: está sempre presente”, e ele tem razão, pois de certa forma, estamos sempre trabalhando no passado. Toda ação que executamos hoje é resultado de decisões que foram tomadas ontem, isso porque não podemos prever o futuro, ações e decisões de ontem, por mais ousadas ou prudentes que sejam, são as causadoras dos problemas, crises, e bobeiras que temos que resolver hoje. A nossa grande tarefa é aplicar recursos para corrigir ações e decisões tomadas ontem, sejam nossas ou de outros, tornando o futuro mais produtivo!

O problema é que isso toma muito tempo e é difícil dividir essas tarefas em produtivas e não produtivas.

Qual é o segredo então?

O primeiro passo é centralizar suas tarefas e atividades em um banco de dados, seja um software, um papel, uma caixa, um caderno, enfim, um lugar acessível onde é possível fazer uma revisão periódica definindo o que você vai dar prioridade.

Nessa revisão periódica de tarefas, você deve perguntar: “Se não tivéssemos feito isto, faríamos agora?”. Se a resposta for “não”, ou “talvez”, a opção é abandonar, depositar em algum banco de ideias, ou reduzir drasticamente a ação, pois não faz sentido investir esforços naquilo que hoje não é mais produtivo. A atividade só entra em pauta quando a resposta for um “sim” incondicional, assim você liberará recursos para executar tarefas que realmente são futuras oportunidades.

Não tenha medo de fazer a pergunta “Ainda vale a pena fazer isso?”. Se a resposta for não, abandone essa atividade! Aplique esforços somente naquilo que fará diferença no resultado futuro, seja isso na vida pessoal ou profissional.

Por que eu devo fazer isso?

Se a cada vez que você for começar uma atividade nova você se livrar de uma atividade antiga, você conseguirá manter um equilíbrio e ter um “controle de peso” organizacional. Sem isso, provavelmente sua administração será falha.

Bom, a regrinha é simples: para começar uma atividade nova eu preciso me livrar de uma atividade que não vai gerar resultados.

Descartar o antigo por meio de um processo é um dos caminhos para incentivar a inovação. Não existe falta de ideias, a criatividade não é nosso problema, a questão é que poucas organizações conseguem executar as boas ideias pois as pessoas estão ocupadas demais com tarefas de ontem. Tenha um processo de revisão de tarefas onde você consiga descartar aquelas que não trarão mais resultados significativos. Este é um dos maiores incentivos a inovação “mesmo na mais inflexível burocracia”.

 

Referência

DRUCKER, Peter Ferdinand. O melhor de Peter Drucker: Obra completa. São Paulo: Nobel, 2002.

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