O que faz um analista da qualidade e o que precisa saber para ter sucesso na área

Para uma empresa ser bem-sucedida, ela precisa garantir que seus processos e produtos estejam em conformidade com os padrões estabelecidos e atenda às necessidades e as expectativas das partes interessadas. É aqui que entra o papel do analista da qualidade. 

O Analista da qualidade é o cara responsável por apoiar a gestão da qualidade, direcionando ações que visam assegurar que o sistema de gestão funcione. Ou seja, garantir que todas as operações e processos de uma empresa, estejam conectados e em conformidade com os requisitos especificados de todas as partes interessadas.  

Ele vai atuar com: 

• Estruturação de processos;  
• Validações de processos; 
• Desenvolvimento de soluções; 
• e implementar melhorias assegurando a contínua busca pela excelência.  

Existem diversas questões importantes, vou destacar alguns pontos que podem te direcionar nessa profissão. 

O que é o Analista da Qualidade? 

Analista de qualidade é o cargo do profissional que tem objetivo apoiar na estruturação, manutenção e melhoria de um sistema de gestão da qualidade. 

Na prática, o Analista da Qualidade pode cumprir muitos papéis diferentes em uma empresa, desde os mais operacionais aos mais estratégicos, vai depender muito do estágio que essa empresa está e do nível de maturidade do seu sistema de gestão. 

O grande objetivo de um sistema de gestão da qualidade, é assegurar que os requisitos especificados por todas as partes interessadas sejam atendidos e continuamente melhorados. 

Na rotina do analista, ele precisa estar atento a tudo o que pode influenciar no alcance desse objetivo, e é sobre isso que vamos falar na sequência, com mais detalhes. 

O que faz um Analista de Qualidade? Como é a sua rotina de trabalho? 

Por mais que essa seja uma função que a maioria das empresas com sistemas de gestão possuem, há diversas particularidades que vão determinar efetivamente o que faz um analista da qualidade. 

É importante entender que o analista não é o único responsável pelo sucesso do sistema de gestão. Até porque não é ele quem “carrega o piano sozinho”, como muitos pensam. Ele deve atuar como um facilitador, já que a qualidade de verdade não é um trabalho “a mais”, ela está enraizada em tudo o que fazemos. 

Ele tem sua responsabilidade sim. Geralmente se concentra em direcionar e apoiar as pessoas, em suas respectivas atividades, apoiando na estruturação de seus processos, validando e conectando aos objetivos. 

O objetivo dele é fazer com que o sistema de gestão aconteça no dia a dia e que os requisitos das partes interessadas sejam plenamente atendidos.  Levando isso em consideração, vou descrever algumas atividades e responsabilidade que são atribuições do analista da qualidade. 

1 – O sistema de gestão precisa estar em ordem 

Isso significa que a principal atribuição do analista da qualidade é assegurar que o sistema de gestão esteja em dia com os requisitos aplicáveis. Para que isso aconteça, existem diversas questões que precisam estar sob controle do analista, vou citar aqui algumas delas: 

Processos 

Os processos precisam estar atualizados e sendo conduzidos conforme os procedimentos e outros requisitos aplicáveis.  

Muitas empresas definem procedimentos, instruções e políticas, porém na hora da prática, tudo acontece bem diferente do que foi definido.  

Uma das responsabilidades do analista da qualidade é estar atento a isso, que os procedimentos estejam condizentes com as rotinas e que as rotinas realmente atendam os requisitos aplicáveis. 

Indicadores 

Os indicadores dos processos e do sistema de gestão devem estar definidos e atualizados e efetivamente sendo utilizados para a tomada de decisões.  

Em muitas empresas os indicadores existem muito mais para cumprir requisitos do que para a tomada de decisões, e isso é um erro muito comum.  

É papel do analista acompanhar na definição e na correta utilização dos indicadores, para que eles realmente revelem o status adequado.  

Seja do projeto, do processo ou propriamente do sistema de gestão e que o responsável possa manter e/ou modificar o que for necessário com base nessa informação. 

Riscos 

Os riscos abordados são a base para a estruturação dos processos e para a sustentabilidade do sistema de gestão.  

A mentalidade de risco se dá, quando os envolvidos entendem que sempre que há um objetivo a ser alcançado, há riscos inerentes que precisam ser avaliados e se aplicável, tomar ações para eliminá-los ou reduzi-los.  

É papel do analista da qualidade assegurar que em todas essas fases, os riscos sejam abordados, analisados e monitorados. 

Não Conformidades 

As não conformidades precisam estar em dia e com tratativas em andamento, conforme o planejamento.  

Em muitas empresas, as não conformidades não são levadas a sério como deveriam, em alguns lugares só se busca culpados, em outras nem analisadas são.  

A questão é que quando não aproveitamos as não conformidades como oportunidades de melhorias, estamos negligenciando nossas próprias atitudes e inclusive sabotando os nossos resultados. 

Auditorias internas 

As auditorias internas, ferramenta base para a melhoria contínua, precisam acontecer periodicamente ou quando necessário.  

Em muitos lugares, as auditorias acontecem somente para cumprir o requisito da norma e é subutilizada, pois é uma ferramenta fundamental para que os processos e as pessoas possam evoluir. 

O Analista da Qualidade tem um papel de disseminar esse entendimento de que a auditoria é mais uma ferramenta da qualidade e como todas as outras, vai nos ajudar a evoluir, desde que conduzida adequadamente.  

Para isso ela precisa ser conduzida por profissionais capacitados, gerando saídas claras que possibilitem a tomada de decisões. 

 Análises Críticas pela direção 

As análises críticas pela direção, outra ferramenta de controle do sistema de gestão, dessa vez com um olhar mais estratégico, pois o responsável é a alta direção.  

Em muitos lugares essa análise crítica também não gera o real valor para a empresa, muito pela falta de entendimento e de adequação ao contexto da organização.  

É também papel do Analista da Qualidade apoiar no planejamento e na coleta das informações de entrada das análises críticas.  

Essas informações devem ser utilizadas para que a alta direção possa analisar e direcionar da melhor forma as saídas, consolidando as saídas para que o sistema de gestão possa se manter ativo e em funcionamento. 

Objetivos da Qualidade 

Os objetivos da qualidade precisam ser planejados e monitorados, quando o requisito for a ISO 9001, o analista de qualidade também é responsável por acompanhar o andamento dessas ações e de coletar evidências de cada uma delas. 

O objetivo dessa atividade é manter a rastreabilidade e correta adequação nesse processo. 

Análise de dados 

Estipular ou monitorar índices estatísticos que mostram tendências ou possibilidades que possam comprometer a qualidade dos processos e até de produtos, também pode ser uma atribuição do Analista da Qualidade.  

Aqui o analista vai coletar informações importantes e levá-las as pessoas aplicáveis para que eles possam agir e solucionar possíveis divergências e anomalias. 

Garantir os controles operacionais 

Existem outras atividades, como por exemplo: 

• controle de equipamentos de monitoramento e medição;  
• calibrações; 
• verificações; 
• gestão do conhecimento organizacional; 
• gestão de fornecedores;
• entre outros.

 Em muitos lugares, essas atividades possuem outros responsáveis para executar, mas o analista da qualidade precisa fazer um acompanhamento, para garantir que realmente aconteça como deveria e que também gere o valor que tem que gerar. 

2 – Promover o engajamento na qualidade 

Essa talvez seja a responsabilidade mais desafiadora do analista da qualidade, e com certeza, a que exige mais da sua energia e atenção.  

Se trata de promover o engajamento de toda a empresa para a Qualidade.  

Eu sei que isso pode ter relação com a cultura organizacional, com postura dos profissionais, visão da alta direção e até princípios e valores, mas todo o trabalho, para que ele tenha resultado, vai depender e muito do engajamento. 

A empresa toda precisa entender que qualidade é muito mais do que cumprir um requisito. É sobre fazer o que tem que ser feito e gerar valor para as partes interessadas, é simplesmente ir além.   

Para tornar isso possível é fundamental entender que Qualidade se constrói com atitudes e não com palavras. De nada adianta falar de padrões, de excelência, de melhoria, de gestão e na hora de colocar em prática fazer todo inverso. 

Isso não significa que, se a empresa não está engajada com a qualidade a culpa é do analista. De jeito nenhum. O engajamento acontece de um esforço conjunto de toda organização. Mas é responsabilidade do analista facilitar esse engajamento, identificar os gaps onde isso é latente, dar ideias e promover ações que apoiem o engajamento. 

Quero falar de algumas formas que o Analista pode fazer isso. 

Promover capacitações 

A primeira forma de engajar as pessoas é através de capacitação.  

Agostinho de Hipona tem uma frase que eu gosto muito e que representa bem o que quero dizer: “Ninguém ama a aquilo que não conhece”.  

É claro que as pessoas não precisam amar a qualidade para fazerem o que devem fazer, mas para desempenhar o meu melhor papel, eu preciso ter consciência do “O que fazer” e do “Porquê fazer”.  

Para estar engajado na qualidade preciso saber efetivamente o que ela é e o que ela gera no meu dia a dia.  

O Analista da Qualidade, normalmente é a pessoa que mais conhece de qualidade na empresa, estar disposto a ensinar é um fator preponderante nesse processo. 

Agir como um facilitador 

 Outra questão importante é estar disposto a adaptar o sistema de gestão de acordo com a realidade da organização, o contexto e as pessoas.  

Não existe fórmula pronta, não dá para copiar a qualidade da outra empresa, o que precisa ser entendido é que cada empresa tem suas características.  

É preciso ter a condição de adaptar as rotinas, as atividades, os processos, de acordo com a sua necessidade. É claro, sempre assegurando o atendimento aos requisitos aplicáveis, mas entendendo que isso não precisa ser complicado e nem burocrático. 

Quando o analista da qualidade dá voz as pessoas e adapta o sistema de gestão de acordo com essas necessidades, o sentimento de pertencimento aflora gerando valor em todos os sentidos. As pessoas começam a querer a qualidade em suas atividades. 

Comunicar-se com assertividade 

Comunicar-se com assertividade é outro fator indispensável para conseguir o engajamento de todos.  

Nesse caso ser assertivo não tem a ver com falar corretamente, com base técnica e com um conteúdo robusto. Ser assertivo na comunicação tem a ver com se fazer compreender. Não é sobre o que você fala, é sobre o que o outro entende. 

Muitas vezes nos preocupamos somente com o que vamos dizer, com o resultado que queremos e nos esquecemos do receptor da mensagem.  

Desta forma, utilizamos uma linguagem incompatível com a outra parte, falando de normas, requisitos, cláusulas, ferramentas, termos técnicos etc. Questões que não fazem nenhum sentido para o outro.  

Ser assertivo na comunicação é assegurar que o outro compreendeu a mensagem e acima disso, conseguiu absorver aquilo que foi comunicado. Conseguimos isso apenas quando exercitamos MUITO, mas MUITO MESMO a empatia. 

Levando em consideração os itens anteriores, o Analista da Qualidade precisa dar suporte, orientar, esclarecer tudo o que for aplicável ao sistema de gestão e suas características para pessoas dos diferentes níveis da organização. Esse suporte vai aproximar todas as áreas e tornar o sistema de gestão mais adequado. 

3 – A Rotina do Analista da Qualidade 

Para dar conta de tudo isso, o analista da qualidade precisa ser organizado. Portanto, é importante que haja na sua agenda horários definidos para executar os trabalhos planejados e espaços para trabalhar os trabalhos não planejados. 

Cada semana pode ser completamente diferente para o analista, pois ele sempre estará imerso no contexto da organização e suas principais metas. Mas tempo estimado para atividades semanais são essenciais. Por exemplo: 

• Lidar com as demandas 
• Avaliar não conformidades reportadas 
• Analisar incidentes 
• Execução com o time (análise de causa, elaboração de procedimento…) 
• Analisar indicadores 
• Verificações de dados no software 
• Monitoramento dos projetos advindos do planejamento estratégico 
• Autodesenvolvimento 
• Promover capacitações 
• Análise de Riscos 
• Auditorias internas 

É claro que, o analista da qualidade deverá adaptar seu planejamento de acordo com as mudanças do contexto. A prioridade pode mudar, urgências podem surgir, mas ele sempre estará atento do “porquê” essas mudanças e urgências acontecem. Desta forma, ele melhora os processos e desenvolve a qualidade na sua rotina. 

E o que o analista da qualidade precisa para ter sucesso? 

Essa é uma pergunta que terá uma resposta relativa. Não me entenda mal, mas cada empresa pode valorizar mais uma característica desse profissional. Entretanto vou destacar alguns pontos que vão influenciar nesse resultado. 

1 – Estar em dia com as competências técnicas 

É claro que uma boa base técnica é indispensável no dia a dia do Analista da Qualidade.  

Essa base técnica pode ser construída através de uma Graduação, como por exemplo de Engenharia de Produção, Administração de Empresas ou até de Gestão de Qualidade.  

Pode ser também através de cursos e formações como entendimento das normas aplicáveis, formação de auditor, domínio nas ferramentas e metodologias necessárias para o dia a dia. Por exemplo: as ferramentas da qualidade, abordagem de riscos, gestão por processos, indicadores e afins. 

2 – Estar em dia com as competências comportamentais 

Não podemos esquecer também de habilidades comportamentais. Muitas vezes, nós profissionais da qualidade paramos na parte técnica e nos esquecemos das pessoas.  

Já falei em outro post aqui no blog e não poderia ser diferente. Qualidade é feita por pessoas e para pessoas. Portanto ter habilidades comportamentais são tão importantes, para não dizer mais importantes, do que as habilidades técnicas. 

2 – Proatividade 

Ser proativo na nossa área também é fundamental para se ter sucesso.  

Um analista de qualidade proativo é aquele que busca ativamente oportunidades de melhoria, identificar problemas antes que eles se tornem críticos e tomar medidas para resolvê-los.  

Essa característica pode valorizar e muito o seu trabalho, portanto é algo que não pode ser deixado de lado. 

3 – Paixão pelo que faz 

Outro fator que acredito ser fundamental é sim, ser um apaixonado pelo que fazemos.  

Eu sei que isso pode parecer muito romântico e filosófico, mas gostar do que faz vai te ajudar a superar desafios que nem sempre são tão simples.  

Quando falamos em qualidade, ou melhor, quando vivemos a qualidade, precisamos ter bem claro que na maioria das vezes, teremos mais problemas do que soluções.  

Em muitos momentos vamos nos frustrar, vamos fazer tudo certo e no final vai dar errado, e isso tudo faz parte do caminho.  

Em nossa área ou em qualquer outra, não tem como melhorar o que não existe, e não há nada tão bom que não pode ser melhorado. Essa busca incessante pela melhoria é o que nos move e nos mantem de pé no dia a dia da organização. 

Muito mais que uma lista de competências 

Em resumo, ser um analista de qualidade bem-sucedido requer não apenas conhecimento técnico e habilidades comportamentais.  

É essencial compreender o que é qualidade e como ela pode ser implementada de maneira certa em uma organização.  

Além disso, é preciso estar sempre atualizado sobre as normas e requisitos aplicáveis e utilizar as ferramentas e metodologias disponíveis para garantir a eficiência e a eficácia dos processos. 

Com essas habilidades, conhecimentos e uma boa energia para fazer acontecer, um analista de qualidade pode fazer a diferença na busca pela excelência e no sucesso de uma empresa.
  

Estruturação de processos, indicadores, riscos e melhoria contínua fazem parte do trabalho de um analista da qualidade. Tenha o suporte que você precisa para ser um profissional de sucesso: