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Gerenciando Riscos em Auditorias de Primeira Parte: Garantindo a Qualidade e a Excelência 

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Rodolfo Paludeto

Rodolfo Paludeto

Rodolfo Paludeto

Sou Diretor Executivo da Saber Gestão, acredito que Qualidade é o componente que pode transformar o mundo para melhor, por isso meu propósito é tornar a qualidade simples e efetiva para as pessoas. Sou Especialista em Qualidade, Excelência e Gestão, auditor Líder nas normas ISO 9001 / 14001 / 45001, auditor na 17025, mais de 15 anos atuando e construindo a qualidade através de treinamentos, consultorias e mentorias. Me acompanhe no Linkedin e no Instagram.

As auditorias de primeira parte são uma ferramenta essencial para avaliar a conformidade e a eficácia dos sistemas de gestão de uma organização. No entanto, assim como em qualquer processo, as auditorias estão sujeitas a riscos que podem comprometer sua eficiência e resultados.  

Para garantir a qualidade e a excelência nas auditorias internas, é fundamental implementar um sólido gerenciamento de riscos. Neste artigo, vou explorar as principais etapas e práticas para gerenciar riscos em auditorias de primeira parte em sistemas de gestão.  

Onde a abordagem dos riscos é iniciada? 

Ao embarcar em qualquer processo ou projeto, a primeira etapa essencial é estabelecer claramente o objetivo. O mesmo princípio se aplica às auditorias.  

Definir de forma precisa e clara o objetivo é fundamental para orientar a auditoria adequadamente e, é claro, possibilitar o alcance dos resultados desejados.  

 Todavia, os objetivos de uma auditoria podem variar, desde confirmar um processo até avaliar a aderência a um requisito, medir o nível de desempenho e maturidade do sistema de gestão, ou mesmo validar os resultados de auditorias anteriores, entre outras questões relevantes.  

 Então,  uma vez que o objetivo da auditoria esteja definido, é de suma importância compreender os fatores que podem prejudicar o alcance desse objetivo. É nesse ponto que o gerenciamento de riscos entra em cena.  

Nos próximos parágrafos, exploraremos as estratégias e práticas para identificar, avaliar e mitigar esses riscos, a fim de garantir a eficácia e o sucesso da auditoria.  

Etapas para gerenciar riscos em auditorias 

Identificação de Riscos:  

O primeiro passo para abordar os riscos em auditorias de primeira parte é identificar os possíveis eventos que podem afetar a qualidade e a eficácia do processo de auditoria. Esses eventos podem incluir falta de recursos, informações imprecisas, conflitos de interesse, falta de competência, entre outros.  

A identificação de riscos deve ser realizada de forma sistemática e abrangente, considerando todas as etapas e elementos da auditoria.  

2. Avaliação de Riscos:  

Após identificar os riscos, devemos avaliá-lo qualitativamente (seu impacto) e também quantitativamente (sua probabilidade). Essa avaliação ajudará a priorizar os riscos e direcionar os esforços para aqueles que apresentam maior relevância.   

3. Planejamento de Respostas aos Riscos:  

Com base na avaliação de riscos, é necessário desenvolver um plano de ação para responder a cada risco identificado. Esse plano deve definir medidas para mitigar os riscos e minimizar seu impacto assegurando assim o alcance dos objetivos da auditoria.  

4. Monitoramento e Controle:  

Durante a auditoria é fundamental acompanhar e monitorar os riscos identificados, bem como a eficácia das medidas de controle implementadas. Isso pode ser feito por meio de acompanhamentos e revisões regulares, coleta de dados e análise crítica das informações obtidas.  

O monitoramento contínuo permitirá ajustes e melhorias ao longo do processo de auditoria.  

5. Aprendizado e Melhoria:  

Após a conclusão da auditoria, é importante realizar uma análise retrospectiva para identificar oportunidades de aprendizado e melhoria. Portanto, isso inclui revisar os resultados da auditoria, avaliar a eficácia das medidas de controle implementadas e documentar as lições aprendidas.  

O feedback obtido deve ser utilizado para aprimorar futuras auditorias e fortalecer o sistema de gestão da organização.  

Exemplo de análise de riscos em auditorias

Suponha que durante a identificação de riscos, você perceba que a equipe de auditoria pode não possuir as competências técnicas necessárias para avaliar adequadamente determinados processos ou áreas específicas da organização. Isso pode comprometer a eficácia da auditoria e a qualidade dos resultados.  

Identificação de Riscos: Falta de competências 

  • Realize uma análise detalhada das competências necessárias para cada área a ser auditada de acordo com o objetivo definido;  
  • Avalie a equipe de auditoria existente e identifique possíveis lacunas de competências em relação aos requisitos da auditoria;  

Avaliação de Riscos: 

  • Documente esse risco específico e de acordo com os critérios do seu processo de gerenciamento de riscos, classifique a sua probabilidade de ocorrência e o impacto potencial da falta de competências na eficácia da auditoria e nos resultados
  • Priorize esse risco com base em sua relevância e na criticidade das áreas a serem auditadas. 

 Planejamento de Respostas aos Riscos: 

Desenvolva um plano para lidar com a falta de competências identificada. Isso pode incluir:  

Realizar treinamentos específicos para a equipe de auditoria adquirir as competências necessárias.  

  • Realocar recursos internos com as competências necessárias para a auditoria.  
  • Redefinir o escopo da auditoria, concentrando-se nas áreas em que a equipe de auditoria possui as competências adequadas.  
  • Contratar auditores externos especializados para complementar a equipe de auditoria.  

Monitoramento e Controle: 

  • Durante a auditoria, acompanhe de perto a atuação da equipe de auditoria e avalie seu desempenho em relação às competências necessárias.  
  • Realize revisões regulares para identificar se há necessidade de ajustes na equipe ou no plano de ação estabelecido.  
  • Colete feedback dos auditados sobre a adequação das competências dos auditores envolvidos.  

Aprendizado e Melhoria: 

  • Após a conclusão da auditoria, analise a eficácia das medidas tomadas para gerenciar o risco de falta de competências.
  • Identifique oportunidades de aprendizado e melhoria, como desenvolvimento de programas de treinamento contínuo para a equipe de auditoria ou ajustes nos critérios de seleção de auditores.  

 Ao gerenciar o risco de falta de competências, você vai assegurar que suas auditorias de primeira parte sejam realizadas por uma equipe qualificada e capacitada. Isso fortalece a qualidade e a eficácia do processo de auditoria, permitindo uma avaliação precisa e completa do sistema de gestão.  

 O gerenciamento adequado dos riscos em todas as etapas da auditoria é essencial para promover a melhoria contínua e o sucesso organizacional.  

Riscos em Auditorias: este gerenciamento é vital para garantir a qualidade e a excelência

O gerenciamento de riscos desempenha um papel vital na garantia da qualidade e da excelência de qualquer situação que há objetivos atrelados, inclusive das auditorias de primeira parte.  

 Ao identificar, avaliar, planejar, monitorar e aprender com os riscos, as organizações podem fortalecer seus processos de auditoria, melhorar a eficácia de seus sistemas de gestão e alcançar melhores resultados.   

Enfim, agora quero saber como o gerenciamento de riscos é encarado ai na sua empresa? Então, deixe sua respostas aqui nos comentários.

Ah! E se você quer saber um pouco mais sobre auditorias internas, assista o  Episódio 97 do Qualicast -Como aplicar boas práticas de auditoria interna.

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