Auditoria Remota: um caminho sem volta

Imagem de um homem com um celular e um notebook na mão. Essa imagem simboliza as auditorias remotas.

Os saudosistas, e os mais técnicos do que eu, tentam negar essa realidade, mas sinceramente é perda de tempo. Vi esse mesmo filme em 2010 quando lancei a plataforma de consultoria online da Templum. A diferença é que na época o digital era distante, havia pouca tecnologia disponível e a internet no Brasil era uma adolescente! No artigo de hoje, eu vou falar um pouco sobre auditoria remota.

O mercado de auditoria de Sistemas de Gestão está passando pela maior revolução desde sua criação. Auditoria, uma das atividades mais nobres e mais temidas por organizações que buscam a certificação adotou tecnologia, novos processos e de um dia para o outro começou a ser executada à distância. Estou aqui pra te dizer que este é um caminho sem volta.

Não cito apenas auditorias internas, mas auditorias de certificação mesmo. Do início de abril/2020 pra cá, começou, o que parece ser, a corrida do ouro digital. Gigantes como Bureau Veritas, Lloyds, BSI, SGS e outros, editaram páginas, materiais educativos e rapidamente se posicionaram disponibilizando o novo serviço de auditoria remota. Na minha visão, não por uma estratégia de negócio, mas por uma forte mudança de contexto acelerado por um bichinho chamado COVID-19.

Neste post não vou mergulhar em questões normativas, mesmo porque acredito que em pouco tempo tudo estará 100% regulado, normatizado. A intenção principal aqui é provocar em você a reflexão sobre o comportamento humano e o modelo mental para aceitar a nova realidade e surfar a onda no momento certo.

Por que não auditorias remotas?

Em grande resumo a atividade de auditoria é o ato de verificar se procedimentos, atividades e outras coisas são realizadas ou não de acordo com regras, normas, leis, etc. O auditor busca, na maior parte das vezes, evidências e indícios que comprovam conformidade ou a falta dela. A pergunta que precisa ser feita é: por que esta atividade precisa ser realizada in loco? Porque o auditor precisa estar fisicamente no local da auditoria?

Nos saudosistas e pessimistas, ou ainda nos resistentes à mudança, esta pergunta provoca uma onda de sentimentos que acabam bloqueando a lógica. Em geral ouço coisas assim:

  • O auditor precisa sentir o ambiente, sentir as pessoas e à distância não dá para fazer isso; 
  • A internet pode falhar; 
  • A luz pode acabar; 
  • Tem muita informação confidencial do auditado; 
  • Tem questões de segredo industrial; 
  • O auditado pode mentir e tentar esconder alguma coisa. 
  • Tem detalhe que só dá pra ver de perto; 
  • e a lista segue…

Uma resposta só para tudo isso: Sim, tudo isso pode acontecer! Tudo isso é possível! A questão é criar alternativas para cada chance de falha, para cada risco identificado. Se nos concentrarmos naquilo que precisa ser feito, criado ou adaptado, ao invés de nos concentrarmos nas barreiras e crenças limitantes, criaremos uma solução incrível. 

Reflita comigo: os processos em sua grande maioria só são executados do jeito que são, pois no momento que foram criados se apoiaram na tecnologia que existia na época de sua criação! O transporte com apoio de aplicativos nunca seriam inventados se não houvessem smartphones. Qual a tecnologia disponível na época em que as auditorias foram criadas? Será que isso não pode mudar? 

Como as auditorias remotas devem ser executadas

Na Templum estamos executando com sucesso a auditoria 4.0 desde abril de 2019. Já mapeamos diversos riscos, pontos de falhas e estamos nos dedicando incansavelmente no amadurecimento deste processo. O melhor indicador até agora, depois de dezenas de auditorias remotas executadas, é a satisfação dos clientes! 

Em geral, começam o processo ressabiados, mas sempre terminam positivamente surpresos e satisfeitos. Vale destacar que ficam muito felizes por conta da economia também, pois evitam custos com deslocamento, hospedagem, refeição e outras despesas que inexistem no modelo digital.

A minha visão de como as auditorias remotas devem ser executadas:

  1. Auditar remotamente vai muito além de uma sessão via qualquer software de videoconferência. O pulo do gato é esse, inclusive. Olhar para auditoria remota como uma videoconferência é um erro;
  2. É fundamental ter uma preparação do cliente. Uma etapa prévia de educação e elucidação de dúvidas. Nesta preparação explicar o que é a auditoria, como funciona a auditoria remota, quais os recursos ele precisa ter: no mínimo, internet, wifi, 4g, celular carregado, câmera, microfone
  3. Envio e análise de documentação e tudo aquilo que não precisa de constatação em tempo real. Parte das auditorias de sistema de gestão já eram executadas à distância, isso não muda.
  4. Entrevistas e verificações de infraestrutura e outras. Na minha opinião, a etapa mais empolgante! Aqui abusamos da tecnologia para promover as entrevistas e visitas virtuais. É totalmente possível observar detalhes de processos, linhas de produção, detalhes de infra estrutura e tudo o que precisa ser observado ao vivo! Desde que o cliente concorde e queira, tudo pode ficar gravado para consulta posterior, baita avanço proporcionado por este método!
  5. Relatórios: Não há muita novidade aqui, no nosso caso ao invés de mandarmos um e-mail para o cliente com o relatório da auditoria, mantemos tudo na plataforma que ele usa desde o início.
  6. Apoio para resolução de eventuais não conformidades. Como empresa de consultoria, oferecemos ao cliente suporte ilimitado para que ele tire todas as dúvidas, faça as mudanças necessárias, aplique as ações corretivas, enfim, tudo o que é necessário para que passe pela certificação com sucesso.

Não é sobre qual método é melhor

Para encerrar, quero deixar registrado minha opinião sobre comparações.

Comparar na maior parte das vezes é um mecanismo de defesa dos medrosos. É claro que, há pontos fortes e fracos em TODOS os métodos. Coisas que são mais eficazes presencialmente e outras, que digitalmente, são imbatíveis. 

A questão não é comparar, mas escolher o que é melhor para o auditor e para o auditado.  Dominar os 2 métodos fortalece o auditor e permite que este de forma flexível desenhe a melhor solução para cada cliente.

Se quiser mergulhar fundo neste tema aí vão alguns links que podem te interessar:

  1. Webinar Auditoria remota funciona mesmo? 
  2. Post sobre Auditoria 4.0
  3. Auditoria 4.0 Por que investir?
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