[REVIEW] Certificações e a importância das auditorias remotas

Imagem de uma mulher, com uma camiseta rosa e apontando para um computador. Essa imagem simboliza auditoria remota.

No dia 30 de março, a Templum Consultoria, em parceria com a QMS Certificadora, conduziu um Webinar com o tema “Como fica minha certificação em tempos de COVID-19”. Ao assistir a gravação do Webinar, inspirada pela Daniele Albuquerque e o Neifer França, achei propício discutir um pouco mais sobre auditorias remotas.

Quero começar com uma pergunta: No início de 2020, você perguntava para sua certificadora se havia possibilidade de fazer a auditoria de maneira remota? Independente da sua resposta, pode ser que você esteja lidando com isso agora. 

Desta forma, a pandemia somente acelerou um processo “modernizar” as auditorias que, naturalmente, seria mais moroso e cheio de dúvidas e alguns receios. 

Auditorias Remotas e a IAF

Usando o exemplo da QMS Certificadora trazido pelo Neifer França, desde o boom da pandemia na Ásia, continente onde a companhia tem negócios, a decisão foi continuar com as auditorias. Contudo, para que a modalidade funcione, cada cliente é analisado em suas particularidades para fazer um trabalho remoto mais adequado a cada realidade. Assim, as auditorias remotas já são realidade para eles.

Um ponto importante é que a IAF (International Accreditation Forum), que regula todos os organismos de acreditação no mundo, apoia o trabalho de auditorias remotas. Ela destina um documento para dar suporte de como esse processo deve acontecer, obedecendo as regras e normas para esse tipo de atividade.

Dentro da IAF existem mecanismos para situação de pandemia. Lá encontramos o esclarecimento de quando as auditorias devem ser interrompidas, em casos extremos, e quando elas são viáveis. E claro, levando em consideração todo aparato tecnológico como videochamadas, por exemplo.

Em todo caso, postergar as auditorias para quando as coisas voltarem ao “normal”, além de não ajudar em nada seu sistema de gestão, vai causar uma sobrecarga nas certificadoras. Imagine só se todas as empresas pausassem suas auditorias? Não será possível dar conta da demanda e as certificações irão demorar ainda mais.

E o problema maior. Onde é que fica a qualidade nesse meio tempo? A certificação deve apoiar a análise de risco, gestão de mudanças e plano de continuidade de negócios. O sistema de gestão deve continuar e a qualidade precisa gerar valor para a empresa nesse momento. E nesse ponto, concordo muito com a Daniela Albuquerque: a auditoria deve acontecer, principalmente nesse momento.

Como as auditorias contribuem para esse momento? 

A grande maioria das organizações está buscando entender o que é vital e trivial para seu negócio para otimizar custos, mas continuar entregando resultado. Contudo, precisamos ressignificar as auditorias para esse momento que estamos vivendo.

É hora de praticar o desapego dos requisitos normativos e itens de modelos e checklists prontos, e olhar para o resultado da sua empresa. Como você consegue garantir a operação da organização?

Se toda equipe foi para home office, ou boa parte da força de trabalho está de férias, como você conseguirá gerar resultados? Nada mais é do que garantir o Sistema de Gestão funcionando! Isso requer os os processos mapeados e gerenciados mesmo no modelo remoto. 

A auditoria nesse momento tem que mostrar a sua capacidade de adaptação para continuar entregando produtos e serviços em conformidade. Agora é o momento de mostrar que a certificação é uma ferramenta de gestão e mostrar para alta direção, e outras partes interessadas, que o seu trabalho como gestor de qualidade pode ajudar a organização neste momento.. 

Gerando valor mesmo remotamente

As auditorias remotas têm algumas particularidades muito interessantes. A gravação das auditorias é uma delas. Na Templum Consultoria, por exemplo, é prática gravar as reuniões e disponibilizar para o cliente, assim toda vez que houver necessidade, o material pode ser revisitado.

Outro ponto importante é que os auditores e auditados se preparam muito mais para os encontros. Por isso, acontece a análise dos documentos offsite, em que os auditores já vão preparados para as entrevistas e para as atividades guiadas sabendo exatamente quais são os pontos relevantes. E tudo isso culmina em uma auditoria muito mais produtiva

No entanto, os processos de auditorias remotas vão além de simples reuniões utilizando plataformas de vídeo chamadas. Na maioria das vezes, os consultores têm que acessar o sistema do cliente para checar documentos também.

Por exemplo, se você utiliza o Qualiex para gerir a qualidade é bem provável que o auditor peça para navegar pelos módulos. O interessante é que o sistema permite que o auditor faça perguntas em documentos ou não-conformidades em que tenha dúvidas. Isso é bom, pois facilita o fluxo de trabalho da auditoria.

Contudo, é preciso pensar no contexto da sua empresa no momento, sempre com um olhar crítico, mas sem preconceitos. Você consegue pensar na auditoria remota como uma nova  possibilidade para continuar entregando valor para sua organização? 

Ampliar nosso horizonte nos leva a resultados antes não pensados. O novo “normal” está aí para provar que tudo é passível de mudanças. E pode ser sim que, em muitos segmentos, auditorias remotas sejam o novo normal. 

Importante: é necessário verificar se é possível fazer a auditoria da norma que sua empresa precisa. Sabemos que a SASSMAQ e ABIQUIM não autorizaram a realização de auditorias remotas. Como sempre, é importante avaliar o contexto em que você está inserido.

Veja o Webinar “Como fica minha certificação em tempos de COVID-19” na íntegra:

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