Identificando oportunidades de melhoria com Qualiex

Olá! Neste artigo, quero te apresentar como é possível identificar oportunidades de melhoria com o Qualiex, fortalecendo seus processos e resultados.

Existe um movimento dentro de algumas empresas que leva a um pavor tremendo de qualquer tipo de apontamento feito durante uma auditoria. O pessoal corre para “ajeitar” seus registros, concluir suas ações e deixar suas atividades mais completas quanto possível.

No entanto, que organização ou processo, mesmo que não receba qualquer tipo de não conformidade ou ponto de atenção, não tem espaço para melhorias?

Pensar que “se não houve não conformidade não há problema” é um engano GIGANTE. Aquele tipo de mentirinha que contamos a nós mesmos para não direcionar esforço para crescermos ainda mais.

De forma resumida, uma não conformidade é o desvio de um processo que já foi pré-definido. Já uma oportunidade de melhoria são situações que fogem do que era esperado. Mas elas podem não consistir em uma não conformidade, e que podem apoiar e muito a trabalhar nos pontos cegos.

Nós queremos te ajudar a diferenciar os dois cenários e atuar de forma que traga cada vez mais desenvolvimento para os seus processos. Vem com a gente para vermos como podemos fazer isso com a ajuda do módulo Ocorrências!

Ocorrências não precisam ser um bicho de sete cabeças

A gestão de ocorrências é o conjunto de processos e práticas adotadas para identificar, tratar e aprender com eventos que podem impactar as operações de uma organização.

Sabemos que ninguém é fã de receber apontamentos no trabalho, muito menos através de uma não conformidade. Mesmo que exista essa atmosfera em grande parte das empresas, não significa que precisa ser uma realidade na sua!

Por aqui, nós gostamos de encarar de frente esse tipo de “problema” e extrair o máximo de lições aprendidas. Com esse propósito em mente, o módulo dedicado para a gestão das não conformidades do Qualiex foi batizado de “Ocorrências”.

Entendemos que nem todos os apontamentos ou obstáculos encontrados no dia a dia representam uma não conformidade. As oportunidades de melhoria também podem estar presentes.

Possuir as técnicas certas para identificar e aproveitar os resultados é um caminho incrivelmente frutífero. Dessa forma, é possível aprimorar processos, obtendo o melhor resultado. E é isso que queremos compartilhar com outras empresas.

Mas afinal, o que são oportunidades de melhoria?

Podemos definir uma “oportunidade de melhoria” como uma área, processo ou prática onde foi identificada uma possível otimização ou refinamento. Em outras palavras, não necessariamente houve violação de algum requisito, mas há espaço para melhorar.

Trabalhar em cima das oportunidades de melhoria vai ajudar sua empresa a exceder as expectativas em relação aos seus produtos ou serviços. Essa iniciativa não apenas fortalece a posição competitiva da organização, mas também contribui significativamente para o aprimoramento contínuo.

No Qualicast #128, falamos um pouco mais sobre o que é melhoria, a partir do requisito 10 da ISO 9001:2015. Você pode ouvir o episódio completo abaixo!

Por que isso é importante para sua empresa?

Aproveitar as oportunidades de melhoria é uma abordagem proativa para elevar o desempenho e a qualidade dos processos dentro de uma organização.

Isso pode incluir a implementação de práticas mais eficientes e a introdução de inovações. Ainda podem integrar essa abordagem a simplificação de procedimentos ou outras medidas que contribuam para um funcionamento mais eficaz e alinhado aos objetivos da empresa.

Trouxemos aqui apenas algumas das vantagens de ter a atenção voltada para incorporar a cultura de adoção das oportunidades de melhoria:

• Melhoria Contínua: Isso cria uma cultura de aprendizado contínuo. Cada ocorrência se torna uma lição valiosa para aprimorar processos e evitar recorrências.
• Fortalece a Excelência Operacional: Identificar oportunidades para aprimorar processos leva a uma maior eficiência operacional. Isso significa realizar tarefas com mais rapidez, precisão e menor desperdício de recursos.
• Satisfação do cliente: Ao melhorar continuamente produtos e serviços, atender e superar às expectativas dos clientes pode se tornar mais fácil.
• Redução de custos: Identificar oportunidades de melhoria pode resultar em processos mais eficientes e, consequentemente, em redução de custos operacionais.
• Adaptação a mudanças: O ambiente empresarial está em constante evolução. Ao abordar oportunidades de melhoria, uma empresa se adapta mais facilmente às mudanças nas demandas do mercado, regulamentações ou de novas tecnologias.
• Inovação: Ao analisar o que pode ser melhorado, é possível abrir espaço para soluções criativas e eficazes.

Oportunidades de melhoria com Qualiex

Que tratar as não conformidades e oportunidades de melhoria é importante nós já entendemos. Mas o “como” fazer isso de forma simples e eficaz ainda é um desafio para muitos.

O Módulo Ocorrências foi estruturado especialmente pensando nessas dificuldades e em formas de otimizar esse processo!

Dashboards para decisões com base em dados

Através do Análises é possível fazer a gestão das informações registradas no módulo de forma bem personalizada. Isso traz maior clareza das ações a serem tomadas para aproveitar as oportunidades de melhoria.

Ações centralizadas em um só lugar

Cada ocorrência tem as suas ações correspondentes de forma detalhada e centralizada, contribuindo para uma gestão eficiente.

Visualize o progresso das ocorrências e suas ações

Podemos reportar o andamento do que foi feito em cada ação, gerando um histórico das atividades executadas.

Notificações em relação às pendências de cada colaborador

Não fique mais cobrando que uma pessoa execute suas atividades. O módulo tem notificações automatizadas que são disparadas quando há pendências.

Metodologias adequadas para análise de causa

Tenha acesso a ferramentas como Diagrama de Ishikawa, Diagrama 5Porquês e o Diagrama de Árvore. Entender quais os reais motivos por trás dos problemas encontrados se torna mais fácil através dos meios corretos.

Facilidade para gerar relatórios completos

Tenha em mãos uma ferramenta que cria relatórios com todas as informações, ações e históricos executados nas suas ocorrências. E melhor ainda, de forma automática.

Trouxemos apenas alguns exemplos de como o Ocorrências pode ser um grande aliado para a sua gestão de não conformidades.

Com Qualiex, você pode evoluir todos os dias!

Existem muitas formas de correr atrás de resultados e aprimorar os processos. Mas o fato é que só existe a melhoria contínua quando estamos melhorando algo que já é bom.

Não deixe de buscar um de nossos especialistas para impulsionar ainda mais a tratativa das ocorrências na sua organização! Agende uma demonstração do Qualiex agora mesmo clicando aqui!

Até a próxima!