Reunião sem surpresas e com plano de ação eficaz

O Artigo a seguir traz uma situação passível de acontecer com qualquer profissional “ter uma reunião marcada, onde não é informado nem o tema a ser discutido”. A partir dessa situação daremos algumas dicas de como evitar surpresas em uma reunião e diretrizes para conduzir o plano de ação eficaz para o tema discutido nessas reuniões.

Imagine as seguintes situações: 

Você chega na empresa e é convidado a participar de uma reunião, porém não sabe do assunto, o organizador não enviou nenhum material para a discussão.

A reunião acontece! E você observa que não existe um modelo de ata para nortear a reunião. 

Percebe que durante a reunião é decidido um plano de ação, que fica combinado verbalmente ou então é registrado em um arquivo informal. 

Você já passou por alguma situação parecida? Se sim, você sabe que: Assim não há como executar um plano de ação de forma eficaz.

Reuniões sem registro padrão dificulta o acompanhamento dos prazos, levando muitas ações a serem executadas a caírem no “limbo”, ou seja medidas não executadas, e ainda muitas vezes, o plano de ação é retomado somente quando se está perto de uma auditoria.

Segue algumas dicas para ter uma reunião sem surpresas e com plano de ação eficaz:

• Reserve uma sala antecipadamente para a reunião. Verifique se a sala possui os recursos disponíveis que serão utilizados;
• Atente-se para datas e horários. A reunião deve ser marcada com antecedência para que todos possam se programar.
• Escolha um horário, preferencialmente, em que todos estão livres, com tempo para focar totalmente na reunião.
• Envie o invite com a pauta da reunião. Caso tenha algum assunto para ser discutido, elabore um material de apoio e envie o mesmo com pelo menos 7 dias de antecedência, para que os participantes se informem do que será discutido.
• Tenha um modelo de Ata já pronto, para levar e agilizar a reunião. Não perca o foco dos assuntos que deverão ser discutidos.
• Defina um responsável por redigir a Ata, pois todas as informações precisam ser documentadas.
• Defina uma pessoa responsável por coordenar e realizar o acompanhamento das ações que serão discutidas nessa reunião.
• Nos planos de ação, definir um cronograma para começo, meio e fim. Todo projeto deve ter uma data de término estipulada e o que se deseja alcançar.

Como realizar um Plano de Ação Eficaz

Diante de todas essas dicas, você que está lendo esse artigo pode ainda me perguntar: “Luccas, terei que fazer tudo isso manualmente em planilhas de Excel? Onde levaria horas e horas para preencher as informações, e ainda correr o risco de não ter o controle das ações definidas?”

O Qualiex tem dois módulos que podem ajudar você, que está lendo esse artigo, a ter todos esses controles.

No módulo Meeting é possível realizar toda a gestão de reuniões e atas, nele você pode marcar reuniões, realizar o cadastro de salas, criar modelos de Ata aumentado a produtividade. 

Além disso, é possível realizar a gestão das atas já prontas, e verificar se as mesmas já foram  assinadas.

Ta! Mas ainda você pode me perguntar: “Luccas, mas e os planos de ação que nós definimos durante a reunião?”

Novamente  vou dizer que nós temos a solução… Temos o módulo Action onde é possível criar plano de ação, definindo uma pessoa como responsável. 

E o mais legal de tudo isso, é que um módulo tem integração com o outro. Então na própria reunião eu posso criar o plano de ação, definir os responsáveis e o tempo para a execução dessa ação, ou seja fazer toda a programação e acompanhamento dos Planos de Ação.

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