Como simplificar a análise crítica pela Direção

A análise crítica pela Alta Direção é um requisito da norma ISO 9001:2015, o qual em sua essência tem como objetivo saber o quanto a Alta Direção está dominando o negócio.Esse requisito prevê que a Alta Direção deve analisar criticamente o Sistema de Gestão da Qualidade a intervalos planejados, ou seja, periodicamente. Ainda, nos itens 9.3.2 e 9.3.3 a norma diz que a análise crítica pela Direção deve considerar uma lista de temas determinados pela própria norma.  

Desta forma, podemos dizer que a norma requer informação documentada com evidência da análise crítica pela Direção. Em resumo, estamos falando de:

• alinhamento com o direcionamento estratégico da organização,
• planejamento da análise crítica, 
• um rol taxativo de temas que devem ser abordados (famosas entradas e saídas da análise crítica pela Direção),
• e retenção de evidências da realização da análise crítica pela direção,
• entre outras atividades.

Se isso te assusta vou confessar que já estive nesse bonde também. A boa notícia é que é possível olhar para esse requisito com mais leveza e simpatia!  Neste artigo vou compartilhar como você pode ter esse novo olhar e se aproximar da Alta Direção. Antes, preciso contar uma historinha que aconteceu comigo para você entender melhor o que estou falando!

Buscar atalhos não é o mesmo que simplificar

Quando estive à frente da Gestão da Qualidade em uma das empresas que trabalhei, passei por diversas auditorias internas e externas. E o que isso tem a ver?

É que por algum tempo eu planejei o Sistema de Gestão da Qualidade, considerando que análise crítica pela Direção seria realizada anualmente e que seria realizada em reunião com a Direção abordando todos os temas listados nos itens 9.3.2 e 9.3.3. 

Quem nunca fez isso, né? A ISO fala de intervalos planejados, portanto, quem define a periodicidade disso somos nós. O período de 1 ano parece bom, não nos preocuparemos com isso durante um ano. Simples, não é? Não!  

A resposta é não porque era muito, mas muito difícil mesmo, conseguir disponibilidade da Alta Direção para a realização dessa reunião. E, para piorar, quando conseguíamos nos reunir, não era possível concluir a quantidade de assuntos pela quantidade de dados referente a um ano. 

Você deve imaginar que é impossível parar a Alta Direção por um longo período. Para vencer a pauta, muitas vezes seria necessário um dia todo para fazer a reunião. Impensável!

Enfim, o convite para essa reunião era sempre um desafio!

Sem contar o quão trabalhoso era consolidar todas as informações do período de 1 ano, visando atender todos os temas do requisito. Pensa bem! Era um desafio, era trabalhoso, envolvia muitas pessoas. Hoje eu vejo que isso não simplificava o trabalho, parecia um atalho que, no fim, mais atrapalhava que ajudava.

De qualquer forma, as atas dessas reuniões sempre foram apresentadas e correspondiam às expectativas dos auditores que por lá passaram sem nenhuma observação. Então, para mim, aquela era a forma que funcionava e não precisava mudar!

Qual o aprendizado dessa experiência?

Nessa experiência, posso dizer que o maior erro foi pensar somente na norma e não ir além. A intenção da análise crítica pela Direção é ajudar a organização a alcançar resultados melhores. 

Entretanto, da forma que estávamos conduzindo, estávamos mais cumprindo o requisito (pensando somente na norma) do que ajudando a Direção tomar boas decisões sobre a qualidade (pensar além da norma).

Um novo olhar para simplificar a análise crítica pela direção

Quanto à interpretação da norma e pensar além da norma, vou citar 3 pontos para elucidar como é possível ter um novo olhar para esse requisito: a análise crítica pela Direção é parte do ciclo PDCA 

Uma vez que o ciclo PDCA está incorporado em todas as áreas e processos, certamente a análise crítica já foi feita em algum momento na organização.

A Direção realiza análises críticas com mais frequência do que você imagina

Não faz sentido imaginar que a Alta Direção analisa criticamente seu negócio só 1 vez ao ano, ou que seja, semestralmente. Disso, nenhum auditor me chamou atenção. A norma fala em intervalos planejados, mas não prescreve semestral ou anual. 

E você não pode cair na armadilha de planejar a intervalos longos porque a forma que você atende esse requisito é através de uma reunião interminável. Como eu disse, já fiz parte desse bonde também.

Então! Não se prenda a entregar uma ata de reunião ao auditor.

Também não está prescrito na norma que a evidência deve ser através de uma ata de reunião. A gestão do negócio está no dia a dia, certamente não é nesta reunião que a Alta Direção está analisando o negócio. A ata se torna apenas um documento para o auditor ver. 

Praticando esse novo olhar

Em primeiro lugar, gostaria de dizer que a qualidade deve sempre buscar estar perto da Alta Direção. Acredito nisso porque, com esse novo olhar, você vai perceber que a Alta Direção já está realizando análise crítica de alguma forma, estruturada ou não. 

Assim,  você terá a oportunidade de incorporar essas práticas de gestão que já funcionam ao sistema de gestão da qualidade.

Agora posso falar sobre as ações que irão te ajudar a simplificar o atendimento ao requisito de análise crítica:

1. Identifique as práticas de gestão da Alta Direção que já estão incorporadas na rotina.
2. Mapeie essas práticas, considerando: a atividade da gestão, qual a evidência relacionada, a frequência que esta atividade é realizada e qual(is) dos temas da norma são abrangidos.
   Exemplo:
   
3. Caso algum dos temas (entradas e saídas da análise crítica pela Direção) não façam parte das práticas atuais da rotina de gestão da Alta Direção, aí então, você pode incluir este tema como pauta fixa em alguma das práticas já existentes atualmente, mesmo que seja com uma frequência diferente.

Um bom exemplo:

Suponhamos que os resultados de satisfação dos clientes não façam parte de nenhuma das práticas atuais. Então, você pode escolher a reunião de análise de resultados (ou a reunião que tiver maior relação com o tema), e incluir como pauta fixa 1 vez ao ano, por exemplo, mesmo que as reuniões de resultados sejam mensais. 

Isso porque, a norma não define a periodicidade, apenas diz que a análise crítica deve ser feita a intervalos planejados.

A cultura da organização a seu favor

Não é necessário realizar uma reunião somente para abordar sistematicamente as entradas e saídas da análise crítica pela direção especificados nos itens 9.3.2 e 9.3.3. 

Desconsidere, ao máximo, a hipótese de criar rotinas para a Alta Direção que não façam sentido, conflitem ou não conversem com a cultura da organização.

Você perceberá que a análise crítica pela Alta Direção já está incorporada na rotina, talvez precise de algumas melhorias, mas a maior parte já está lá. 

Fazendo este exercício você conseguirá aproximar mais a Qualidade da Alta Direção ao demonstrar o valor do Sistema de Gestão da Qualidade para alcance dos resultados, já que estarão alinhados estrategicamente.

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