Descrição de Instrução de Trabalho: Padronizando para Eficiência

Controle de qualidade e garantia de qualidade são peças fundamentais para o sucesso operacional de qualquer serviço/produto dentro de uma organização. A maior parte delas apresenta dificuldades para elaborar Instruções de Trabalho que atenda um padrão esperado de acordo com as normas.
A Instrução de Trabalho é um documento muito importante, item que pertencente ao Sistema de Gestão da Qualidade juntamente com outros componentes como: política de qualidade, objetivos, procedimentos, registros que devem ser descritos e documentados.

A Figura ilustra a estrutura e hierarquia da documentação do sistema de Gestão de Qualidade.

A instrução de trabalho é o nome dado a um formulário que é utilizado para documentar ou padronizar tarefas geralmente técnicas, especifica e operacionais. Faz a descrição ou ilustração de como fazer determinada tarefa dentro de um processo. Cada serviço/setor deve ter uma série de instruções de trabalho que alcance todos os procedimentos realizados na organização.
Não confunda Instrução de Trabalho com procedimentos, eles podem ter layouts e estruturas parecidas, mas cada um tem uma função diferente.
Dentro da hierarquia demonstrada na figura acima a Instrução de Trabalho vem logo após os procedimentos e a distinção entre eles se faz pelo seu uso:
?Instrução de trabalho (IT): é usada em atividades produtivas, operacionais, sua principal característica é um padrão técnico.? Exemplos: Validação de novos Produtos/Seleção de candidatos/Armazenagem de estoque.
?Procedimento: descreve regras, informações mais detalhadas para o gerenciamento do sistema da qualidade.?Exemplos: Controle de Documentos,Ação Preventiva,Auditoria Interna.

Estrutura /Layout recomendável:

• Logotipo da Empresa
•  Título da Instrução de trabalho
•  Código da Instrução de Trabalho
•  Nome do responsável pela elaboração e aprovação
•  Data da emissão
•  Número da revisão
•  Número total de páginas da Instrução de Trabalho
•  Conteúdo
•  Registros quando necessário
•  Anexos quando necessário

Sobre o conteúdo:

Ao descrever uma Instrução de Trabalho (IT) devemos sempre nos lembrar de que será um documento que descreverá a execução de uma determinada atividade, portanto deverá ser descrito no seu passo a passo para que qualquer colaborador ao executar tal atividade descrita consiga obter resultados esperados pela mesma.
Podemos utilizar de algumas ferramentas para descrever o conteúdo tais como:

•  Fluxogramas
•  Modelos
•  Notas Técnicas
•  Manuais de instrução de Equipamentos
•  Fotografias
•  Lista de Verificação
•  Check List

Algumas dicas para Elaborar Instrução de Trabalho:

•  Avalie e teste todas as amostras de formulários de Instrução de Trabalho e padronize aquele que melhor se encaixe com as necessidades da empresa.
•  Envolva toda a equipe na descrição das rotinas, nada melhor que o operacional para descrever como é feito o operacional.
•  Seguir de forma crítica um passo a passo, pois a mesma será documento padronizado para execução de atividades e conteúdo para treinamentos.
•  Utilizar de recursos didáticos para descrição do passo a passo fazendo com que o conteúdo fique bem objetivo.
•  A segurança para execução das atividades é fundamental, para tanto se faz necessário que a Instrução de Trabalho contemple os EPIs (Equipamento de Proteção Individual) para execução das atividades de modo a prevenir acidentes.
•  Uma Instrução de trabalho deve orientar o uso de recursos necessários para a realização da atividade, depois de identificados os recursos podemos orientar o uso correto de instrumentos, equipamentos etc.
•  A distribuição das cópias destes documentos devem ser controladas.
•  As instruções de Trabalho devem estar sempre disponíveis dentro do setor.
•  As instruções de Trabalho devem ser revisadas sempre houver alguma alteração ou mudança ao executar a rotina, ou caso não haja fazer revisão anualmente.
•  Evite usar termos técnicos ou muitas abreviações, se usar mantenha uma tabela de orientação com o significado de cada um.
•  Nunca utilize o nome do colaborador como executar e sim cargo/função.

Vantagens em descrever Instruções de Trabalho:

Além de manter e unificar o conhecimento de tal processo aumenta o nível de segurança, facilita o mapeamento e análise da tarefa por pessoa e colaboradores que desconhecem o processo. Quem nunca se viu em maus lençóis com a demissão de um colaborador que era retentor de informações e rotinas que estavam centralizadas nesta pessoa? E agora o que fazer? Com a descrição das Instruções de trabalho isto não acontece mais.
Com a busca da melhoria continua as organizações cada vez mais buscam selos de qualidade e Acreditação de seus serviços, a Instrução de trabalho se torna o documento oficial, que evidencia que o processo executado atende o esperado, é item imprescindível para busca da Qualidade na Gestão.
Padronizar atividades = redução de retrabalho = aumento de eficiência.
Faça você também a descrição das Instruções de trabalho de sua empresa/setor. Padronize com eficiência.
Bom Trabalho!

Referências:
MIRANDA ,Wilson.E-Book.Como Elaborar Instruções de Trabalho ISO 9001:2008 .EBOOK 2008.
JEFFREY H. HOOPER. A Abordagem de Processo na nova ISO 9001. QSP, 2002.

Aprenda como ser mais eficiente no post Desmembrando os 8 princípios da Qualidade.