Blog da Qualidade

Descrição de Instrução de Trabalho: Padronizando para Eficiência

Receba Nossa News

Os conteúdos mais legais sobre qualidade, semanalmente em seu e-mail

    Todos os dados inseridos aqui, estão resguardados pela Política de Privacidade da ForLogic, totalmente adequada a LGPD e ISO 27001 (Segurança da Informação).

    Ana Carolina

    Ana Carolina

    Website | + posts

    Ana Carolina Lopes: Coordenadora de Arquivo e Estatística na Unimed Bebedouro,formada em Administração,mais informações sobre mim: facebook https://www.facebook.com/anacarolina.lopes.73

    Controle de qualidade e garantia de qualidade são peças fundamentais para o sucesso operacional de qualquer serviço/produto dentro de uma organização. A maior parte delas apresenta dificuldades para elaborar Instruções de Trabalho que atenda um padrão esperado de acordo com as normas. A Instrução de Trabalho é um documento muito importante, item que pertencente ao Sistema de Gestão da Qualidade juntamente com outros componentes como: política de qualidade, objetivos, procedimentos, registros que devem ser descritos e documentados.  

    posttt

    A Figura ilustra a estrutura e hierarquia da documentação do sistema de Gestão de Qualidade.

    A instrução de trabalho é o nome dado a um formulário que é utilizado para documentar ou padronizar tarefas geralmente técnicas, especifica e operacionais. Faz a descrição ou ilustração de como fazer determinada tarefa dentro de um processo. Cada serviço/setor deve ter uma série de instruções de trabalho que alcance todos os procedimentos realizados na organização.
    Não confunda Instrução de Trabalho com procedimentos, eles podem ter layouts e estruturas parecidas, mas cada um tem uma função diferente. Dentro da hierarquia demonstrada na figura acima a Instrução de Trabalho vem logo após os procedimentos e a distinção entre eles se faz pelo seu uso: ?Instrução de trabalho (IT): é usada em atividades produtivas, operacionais, sua principal característica é um padrão técnico.? Exemplos: Validação de novos Produtos/Seleção de candidatos/Armazenagem de estoque. ?Procedimento: descreve regras, informações mais detalhadas para o gerenciamento do sistema da qualidade.?Exemplos: Controle de Documentos,Ação Preventiva,Auditoria Interna.

    Estrutura /Layout recomendável:

    • Logotipo da Empresa
    •  Título da Instrução de trabalho
    •  Código da Instrução de Trabalho
    •  Nome do responsável pela elaboração e aprovação
    •  Data da emissão
    •  Número da revisão
    •  Número total de páginas da Instrução de Trabalho
    •  Conteúdo
    •  Registros quando necessário
    •  Anexos quando necessário

    Sobre o conteúdo:

    Ao descrever uma Instrução de Trabalho (IT) devemos sempre nos lembrar de que será um documento que descreverá a execução de uma determinada atividade, portanto deverá ser descrito no seu passo a passo para que qualquer colaborador ao executar tal atividade descrita consiga obter resultados esperados pela mesma. Podemos utilizar de algumas ferramentas para descrever o conteúdo tais como:
    •  Fluxogramas
    •  Modelos
    •  Notas Técnicas
    •  Manuais de instrução de Equipamentos
    •  Fotografias
    •  Lista de Verificação
    •  Check List

    Algumas dicas para Elaborar Instrução de Trabalho:

    •  Avalie e teste todas as amostras de formulários de Instrução de Trabalho e padronize aquele que melhor se encaixe com as necessidades da empresa.
    •  Envolva toda a equipe na descrição das rotinas, nada melhor que o operacional para descrever como é feito o operacional.
    •  Seguir de forma crítica um passo a passo, pois a mesma será documento padronizado para execução de atividades e conteúdo para treinamentos.
    •  Utilizar de recursos didáticos para descrição do passo a passo fazendo com que o conteúdo fique bem objetivo.
    •  A segurança para execução das atividades é fundamental, para tanto se faz necessário que a Instrução de Trabalho contemple os EPIs (Equipamento de Proteção Individual) para execução das atividades de modo a prevenir acidentes.
    •  Uma Instrução de trabalho deve orientar o uso de recursos necessários para a realização da atividade, depois de identificados os recursos podemos orientar o uso correto de instrumentos, equipamentos etc.
    •  A distribuição das cópias destes documentos devem ser controladas.
    •  As instruções de Trabalho devem estar sempre disponíveis dentro do setor.
    •  As instruções de Trabalho devem ser revisadas sempre houver alguma alteração ou mudança ao executar a rotina, ou caso não haja fazer revisão anualmente.
    •  Evite usar termos técnicos ou muitas abreviações, se usar mantenha uma tabela de orientação com o significado de cada um.
    •  Nunca utilize o nome do colaborador como executar e sim cargo/função.

    Vantagens em descrever Instruções de Trabalho:

    Além de manter e unificar o conhecimento de tal processo aumenta o nível de segurança, facilita o mapeamento e análise da tarefa por pessoa e colaboradores que desconhecem o processo. Quem nunca se viu em maus lençóis com a demissão de um colaborador que era retentor de informações e rotinas que estavam centralizadas nesta pessoa? E agora o que fazer? Com a descrição das Instruções de trabalho isto não acontece mais. Com a busca da melhoria continua as organizações cada vez mais buscam selos de qualidade e Acreditação de seus serviços, a Instrução de trabalho se torna o documento oficial, que evidencia que o processo executado atende o esperado, é item imprescindível para busca da Qualidade na Gestão. Padronizar atividades = redução de retrabalho = aumento de eficiência. Faça você também a descrição das Instruções de trabalho de sua empresa/setor. Padronize com eficiência. Bom Trabalho!
      Referências: MIRANDA ,Wilson.E-Book.Como Elaborar Instruções de Trabalho ISO 9001:2008 .EBOOK 2008. JEFFREY H. HOOPER. A Abordagem de Processo na nova ISO 9001. QSP, 2002.
      Aprenda como ser mais eficiente no post Desmembrando os 8 princípios da Qualidade.

    Sobre o autor (a)

    11 comentários em “Descrição de Instrução de Trabalho: Padronizando para Eficiência”

    1. Bom artigo, parabéns
      Apenas fiquei com uma dúvida. Após aprovação da minha instrução de trabalho posso modificar o nome da instrução de trabalho depois de um ano, por exemplo?

      1. Bom dia Bruno. A resposta é bem simples. Sim, você pode mudar o título
        da IT, mas lembre-se de avisar a todos os colaboradores, modificar o
        registro e descartar o documento obsoleto. Espero ter ajudado! Abraços!

        Adriano Torres, CAPM®

    2. Bom dia Adriano, no texto você fala sobre escolher o melhor modelo de IT de acordo com a empresa. Onde encontro esses modelos? Parabéns pelo texto!

      1. Na verdade a IT está engajado no padrão de trabalho, pois a IT serve para a elaboração escrita ou vídeo ou desenho de um processo padrão, quando vc documenta isso na IT isso vira um padrão de processo.

    3. Pingback: Como reduzir o tempo de revisão dos documentos do Sistema de gestão da Qualidade - Blog da Qualidade

    4. Pingback: Como a ISO 9001 pode beneficiar minha empresa? - Blog da Qualidade

    5. Pingback: Variações do PDCA - Blog da Qualidade

    Deixe um comentário

    O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

    Blog da Qualidade

    Artigos relacionados

    WEBINAR GRATUITO

    Colocando a criatividade em prática no planejamento estratégico

    Dias
    Horas
    Minutos