Dinâmicas de grupo para engajar as pessoas na Gestão da Qualidade – Parte 01

A Gestão da Qualidade é feita por pessoas através de processos. As pessoas são incríveis! Elas têm criatividade, imaginação, aprendem com os erros e buscam melhorar, nem que seja pela necessidade de sobrevivência!

Por outro lado, os processos são desafiadores! Eles dependem das pessoas para serem definidos, estruturados, mantidos e monitorados. Caso contrário, o resultado pode ser péssimo e até mesmo, catastrófico.

Aqui surge uma grande oportunidade para a Liderança demonstrar comprometimento com o Sistema de Gestão da Qualidade através do engajamento das pessoas.

E como fazer para engajar as equipes?

O envolvimento das pessoas é facilitado quando adotamos dinâmicas de grupo por serem atividades capazes de melhorar a colaboração, o engajamento e a comunicação entre pessoas.

Nesse sentido, as dinâmicas são um excelente meio para alcançar os objetivos com a estimulação dos potenciais criativos das pessoas.

A seguir, destaco para você dinâmicas com foco na Gestão da Qualidade.

Desafio sobre Qualidade

Visando o comprometimento dos colaboradores com a qualidade, é essencial que eles tomem consciência sobre a importância do papel que desempenham no Sistema de Gestão da Qualidade através de suas atividades diárias.

Com essa finalidade a dinâmica é desenvolvida a partir da Política e Objetivos da qualidade:

Preparativos

• Elaborar perguntas sobre a qualidade dentro da empresa.
• Classificar as perguntas em 3 categorias: fácil, médio e difícil. As respostas valerão 1, 2 e 3 pontos, respectivamente.
• Cada categoria de pergunta deverá ser escrita em uma cor de papel, para que futuramente os participantes consigam diferenciá-las.
• Colocar os papéis com as perguntas em uma caixa e embaralhá-los.

Dinâmica

• No momento da dinâmica, os participantes deverão estar sentados em círculo.
• Os organizadores iniciarão sorteando uma das perguntas.
• Os participantes que quiserem responder à pergunta terão que levantar a mão, assim que a pergunta for lida.
• O primeiro participante a levantar a mão será o primeiro a responder à pergunta, se ele acertar ganha os pontos, caso contrário o segundo a levantar a mão terá direito a responder e assim sucessivamente, até que a pergunta seja respondida corretamente.
• Caso dois participantes levantem a mão simultaneamente, ambos terão direito a responder e os organizadores escolherão a melhor resposta.
• Estas etapas serão repetidas para todas as perguntas.
• Ao final da dinâmica, os três participantes com maior pontuação serão premiados.

Técnica de Grupo Nominal (TGN)

É uma técnica de tomada de decisões em grupo cuja característica fundamental é o fato de os participantes apresentarem as suas ideias de forma sistemática e totalmente independente apesar de juntos na reunião.

Ela é indicada quando o perfil dos participantes é muito diferente em termos do estilo de comunicação ou quando o assunto causa polêmica e discussões. Há pessoas que falam muito e dificultam a participação dos demais, assim como há aquelas introvertidas que deixam de colaborar com ideias por não conseguirem se expressar verbalmente.

Dinâmica

• Líder do grupo identifica e apresenta o problema.
• Cada membro da equipe pensa silenciosamente em soluções ou ideias e anota tantas quanto possível em papéis separados. Sugere-se 5 a 10 minutos de tempo para os participantes fazerem as anotações.
• Posteriormente, segue-se a apresentação sistemática por cada participante da sua ideia, a qual é colocada num quadro sem qualquer discussão.
• É iniciada a discussão das ideias apresentadas e colocadas no quadro a fim de que sejam clarificadas e avaliadas.
• Em seguida, cada pessoa do grupo, silenciosamente e de forma independente, procede à sua ordenação, atribuindo-lhe uma classificação pré-definida.
• É tomada a decisão final, a qual é determinada para ideia que recolheu a maior pontuação global, resultante da soma de pontuações atribuídas individualmente por cada pessoa do grupo.

Quais as principais habilidades do facilitador para aplicação das dinâmicas de grupo?

Facilitador é aquele que organizará e conduzirá a aplicação da dinâmica. Seu papel é fundamental para que as dinâmicas de grupo atinjam os objetivos esperados.

É importante que possuam habilidades específicas para esta finalidade. As 3 mais importantes são: 

Habilidade para gerenciar reuniões

Um facilitador deve guiar uma reunião de maneira que todo o tempo disponível seja produtivo e voltado para o objetivo dela.  

Reuniões são como miniprojetos e devem conter:

• Missão: proposta da reunião
• Processo técnico: ata da reunião
• Limites: duração da reunião

Além disso, já que reuniões consistem primariamente em discussões, a habilidade de se comunicar com eficácia é vital.

Habilidade para lidar com pessoas

Lidar com pessoas de forma efetiva, considerando as diferenças comportamentais e de capacitação para atuar na intermediação de conflitos, ouvindo as partes envolvidas, demonstrando interesse pelas causas e buscando o consenso dentro do grupo para atingir o objetivo da dinâmica.

Habilidade para analisar processos técnicos

Melhoria de processos envolve análise e uso de ferramentas adequadas.

Um conhecimento das ferramentas básicas da qualidade e das ferramentas de gestão é necessário para o facilitador orientar a equipe e organizar as atividades para gerar resultados positivos.

Qual é o benefício? Melhoria contínua

Apesar das técnicas aqui demonstradas, um facilitador efetivo deve ter uma ampla gama de possiblidades, não se restringindo apenas a estas explanadas.

Um é pouco, dois é bom, três é melhor ainda! Essa deve ser a linha de raciocínio sobre aplicação de dinâmicas de grupo, ou seja, quanto mais vezes aplicadas, melhor será o desempenho. Uma vez que as soluções devem ser constantes, assim como os desafios são.

Além disso, engajar os colaboradores na qualidade não é uma corrida de 100 metros, mas uma maratona. É preciso tempo e dedicação para conquistar e manter.

A cada dinâmica de grupo aplicada surgirão ações de melhoria a serem implementadas e é importante que realmente sejam incorporadas à organização para manter a motivação dos colaboradores e melhorar continuamente.

Afinal, de acordo com a ISO 9001:2015:

“A organização deve determinar e selecionar oportunidades para melhoria e implementar quaisquer ações necessárias para atender a requisitos do cliente e aumentar a satisfação do cliente”.

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