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O que os seus Indicadores estão dizendo?

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Em todas as empresas onde há organização de processos também há indicadores coletados periodicamente. A interpretação nem sempre é clara. Em alguns casos, os números podem estar mascarando alguma informação que pode não ser bem entendida inicialmente.

Você gerencia projetos? Se sim, provavelmente deve ficar perdido muitas vezes em um número muito grande de siglas e números que são também conhecidos por indicadores. O objetivo destes é informar a situação do andamento do seu projeto para verificar se há necessidade de correção de rota, planejamento de ações preventivas ou mesmo, nos casos mais sérios, cancelamento de um projeto com o orçamento ultrapassado e cuja continuidade somente irá aumentar os prejuízos.

No que os Indicadores são referenciados

Um indicador é baseado principalmente no cruzamento dos recursos que foram alocados para o projeto: dinheiro, horas, pessoas, instrumentos e afins em comparação com o que já foi gasto. Seu cálculo pode variar e incluir muitos fatores que serão definidos de acordo com o tipo do processo, do projeto e da empresa que está executando o projeto mas, no final, o que se tem é um (ou vários) números que vão indicar o que resta destes recursos, o nível de produtividade, foco da equipe no projeto, lucratividade, só para citar alguns mais importantes.

O que é fácil enxergar

Ao analisar estes números é fácil identificar problemas quando temos indicadores negativos. Por exemplo: considere um projeto em que foram planejadas duzentas horas para executar cinco itens (ou requisitos) em vinte dias úteis e que, em dez dias foram gastas cento e cinquenta horas e apenas dois itens foram entregues, ou no pior dos casos, todas as horas e dias necessários foram gastos e nada foi entregue ainda.

Poucos terão dificuldade em identificar a necessidade de interferir no andamento do projeto e fazer ajustes aumentando recursos, renegociando prazos de entrega ou ainda, reduzindo escopo. Outras medidas ainda podem incluir verificar se a equipe está realmente qualificada para entregar o que foi solicitado, se as estimativas foram feitas corretamente e se não há problemas com os artefatos.

Todos prestam atenção aos aspectos negativos. De certa forma, eles gritam para você o tempo todo e assim, dificilmente passam despercebidos. Fazendo uma analogia: sempre prestamos atenção quando somos criticados e nossos aspectos negativos estão sendo ressaltados.

O que é difícil enxergar

Mas, e quando os indicadores não mostram nada negativo e os números são positivos?

Números positivos quase sempre são um bom sinal, mas, gerenciando projetos na empresa aprendi a prestar atenção  em alguns destes números especialmente aqueles que estão fora da curva.

Considere novamente o projeto do exemplo anterior mas agora, com indicadores mostrando que o projeto inteiro foi executado na metade (ou menos) dos dias e das horas planejadas. Quantificando: das duzentas horas, apenas oitenta foram gastas e apenas oito dos vinte dias úteis foram gastos.

Inicialmente a reação serão frases como: ?Muito bem! Estamos ficando eficientes, executando tudo rapidamente! Da próxima vez vamos ajustar nossas estimativas para dar um prazo menor!?. Porém há um perigo aqui.

É preciso verificar se estes números positivos representam realmente uma melhora em níveis de qualidade e velocidade, indicando um melhor preparo da equipe para executar o trabalho ou, se, algum aspecto pode ter sido deixado de lado durante a execução como, por exemplo, testes que não foram feitos corretamente, itens do escopo que foram definidos com uma análise de impacto pouco detalhada e que futuramente poderão causar falhas no produto final e outros que novamente, variam de projeto para projeto.

O que é muito difícil de enxergar

As análises estatísticas são feitas descartando-se pontos fora curva porém, ao acompanhar os projetos não é muito bom fazer isso.

Números fora da curva podem indicar uma técnica de estimativa desajustada, uma execução que possa estar negligenciando algum aspecto e, mais difícil ainda, desperdício de recursos.

Qual o impacto destes desvios?

Se você aloca seus recursos como no exemplo citado em que, para vinte dias mas tudo foi feito com apenas oito dias, o que vai acontecer com os doze dias restantes? Você vai ter liberado seus recursos para novos projetos, mas, não seria melhor ter um ajuste mais fino e poder, antes de começar o projeto, planejar melhor e talvez, sabendo que teria recursos disponíveis mais cedo, poder assumir mais projetos ou, ainda, “talvez… quem sabe…”, tirar aquelas férias que já estão atrasadas?

Gosto de pensar que melhor do que fazer algo bem feito e rapidamente é melhor ainda fazer o que é realmente necessário no tempo certo… parece que já existe uma palavra para isso não?

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