Gestão de processos

Por que eu deveria gostar de rotinas?

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Mesmo que a maioria das pessoas deteste fazer as coisas sempre do mesmo jeito, isso pode trazer benefícios como produtividade, qualidade e diminuição de estresse, mesmo que apesar de muitas vezes parecer enfadonho. Por outro lado, quebrar a rotina constantemente, não garante uma melhor qualidade e produtividade… vamos entender o porquê.

Rotina é algo natural

Nosso cérebro é programado para duas coisas: automatizar e buscar satisfação.

Sua evolução ao longo do tempo fez de tudo para diminuir qualquer esforço ao executar os trabalhos e poder dar foco em novidades, até que essas novidades também sejam automatizadas. Pesquisas recentes (recomendo a leitura do livro Rápido e Devagar: duas formas de pensar)  demonstram que novidades ativam nosso centro de recompensas e… ei, por acaso você deu uma espiadinha na aba do Face ou no What’s enquanto está lendo isto? (Entendeu o que eu estou dizendo?)

É por causa deste mecanismo – necessidade de recompensa e novidades – é que as redes sociais fazem tanto sucesso. Por isto também é que ficamos infelizes, estressados e com baixa produtividade. Nosso cérebro não resiste ficar a cada momento tendo de lidar com um volume novo de informações embora, esteja sempre em busca de novidades que lhe tragam satisfação imediata.

Automatizar é necessário

Ao aprender a dirigir um automóvel, o número de comandos, de pontos em que nossos olhos, mãos e pés tem de estar atentos parece irracional. Inicialmente pensamos que nunca vamos dominar esta habilidade, porém, com o tempo, a repetição e a prática fazem com que o processo se torne automático. E conseguimos dirigir, escutar música, conversar com nossos amigos que estão dentro do carro e até conversar ao celular, (embora, neste caso, seria melhor não fazer).

Outro exemplo de automatização é aprender a tocar um instrumento musical. Para quem não toca, parece impossível. Pessoalmente toco violão desde muito cedo, muitas pessoas olham e me dizem que eu tenho o dom, e realmente, eu tenho um dom sim: I N S I S T Ê N C I A. Me lembro de ficar por horas fechado no quarto repetindo as mesmas lições ao ponto de deixar meus pais e irmãos fartos das mesmas músicas.

Com a automatização podemos fazer mais e melhor também buscar coisas novas. Quando fazemos algo automaticamente, podemos usar nossa atenção e foco para aquilo que é mais produtivo.

Considere um modelo para gerenciamento de um projeto. O que você faria se, a cada projeto novo, fosse necessário definir do zero todas as etapas para o controle do andamento, orçamento, execução e entrega? Se não existissem as fases clássicas: concepção, elaboração, execução e finalização, como seria garantido um mínimo de padronização e qualidade?

O resultado seria devastador para qualquer negócio. Quando as rotinas não são seguidas temos como consequência:

  • Baixa qualidade: Falta de um processo padronizado e de rotinas de trabalho criam produtos e serviços não padronizados. Cada entrega é feita de uma maneira diferente.
  • Alto estresse por ter de resolver sempre os mesmos problemas: Quantas vezes chega até você uma solicitação para resolver algo que já foi corrigido por vezes anteriores? Isto gera um senso enorme de frustração.
  • Pouca produtividade: Se não há repetitividade é necessário sempre começar do zero e aqui não me refiro a inovar e sim fazer tudo de novo tentando repetir o que foi feito anteriormente. Frustrante…
  • Perda de competitividade: Produtos ou serviços fora do padrão, funcionários estressados e prazos extrapolados geram uma baixa satisfação do cliente.

Sendo assim, estabeleça uma rotina. Automatize ao máximo que puder ser automatizado.

Com o tempo os resultados aparecerão pois, mesmo com as novidades, ameaças e oportunidades surgindo na esquina a cada dia, todas podem ser tratadas com processos bem definidos.

P E L O  A M O R  D E  D E U S!!!! SIGA OS PROCESSOS! Não basta ter tudo documentado e armazenado corretamente, comprometa-se você e a sua equipe a seguir:

  • Estabeleça indicadores para garantir que os processos sejam seguidos.
  • Revise constantemente seu processo.
  • Use ferramentas que criem alertas para realizar estas revisões.
  • Crie uma rotina para revisar as rotinas e uma rotina para avaliar as rotinas.

Faça das rotinas sua amiga! Com tanta rotina, você terá automatizado a parte chata e estará livre para ser inovador e inventivo! Até a próxima e pare de ficar reinventando a roda!

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