Como otimizar as análises de riscos na sua organização?

Para iniciar e antes de falarmos em análises de riscos, é importante compreender o que de fato significa um risco.

Conforme a definição trazida pela norma ISO 9000:2015 – Sistema de Gestão da Qualidade – Fundamentos e vocabulário:

“3.7.9 – Risco é o efeito da incerteza.”

No entanto, a NOTA 1 acrescenta:

“Um efeito é um desvio do esperado – positivo ou negativo”

Se trouxermos essas definições para o contexto da norma ISO 9001:2015 , fica mais fácil compreendermos que risco pode ter um efeito negativo, mas também ter um efeito positivo que são as oportunidades,  sobre os objetivos da organização.

Agora que ficou claro o que é risco, vamos falar sobre analisar os riscos.  

O que é análise de riscos?

A análise de riscos acontece posterior à identificação dos riscos e, tem o objetivo de avaliar circunstâncias que podem representar ameaças ou oportunidades ao negócio, a uma área específica, a um projeto, ao desenvolvimento de um novo produto, à satisfação do cliente, na entrega de produtos e serviços entre outras situações.

Imagine que em um projeto do seu setor, um recurso “X” é fundamental para sua execução. No meio da implementação do seu projeto é descoberto que este recurso está em falta ou indisponível. E agora? O que fazer? Aborta o projeto?

Conforme o  exemplo acima, uma análise de riscos do projeto poderia contribuir gerando ações preventivas, antes de iniciar o projeto ou até mesmo com as descobertas durante a execução.

Neste exemplo, a análise de riscos proporcionaria que você tratasse o risco conforme seus critérios de avaliação. 

Para exemplificar, você poderia tratar esse risco mitigando o impacto deste acontecimento. Mas como mitigar esse risco?

Você poderia abrir  precedentes para adquirir um outro recurso de reserva ou até mesmo uma análise de mercado que poderia gerar uma oportunidade para adquirir um recurso financeiramente mais interessante, de maior qualidade e disponível até a conclusão da nossa tarefa.

Se você chegou até aqui, percebeu como a análise de riscos faz você antecipar ações antes que o risco lhe traga algum efeito negativo.

Mas, como fazer análise de riscos?

Atualmente existem diversos métodos e ferramentas para lidar com os riscos dentro dos processos. Basta escolher a que melhor se adapta ao seu cenário levando em consideração fatores como: disponibilidade e capacitação do pessoal envolvido, grau de complexidade da atividade e maturidade da mentalidade de risco na organização.

Neste tópico falarei sobre três delas: Simulação de Cenários, Diagrama de Ishikawa e Matriz de Riscos.

• Simulação de Cenários

Como o próprio nome diz, na simulação de cenários são analisados possíveis resultados negativos a partir do planejamento, verificando variáveis  quantitativas e qualitativas que podem vir a ocorrer e quais serão seus impactos para a execução de determinada tarefa.

• Diagrama de Ishikawa

Também conhecido como Diagrama de Espinha de Peixe, essa ferramenta é utilizada para encontrar a causa raiz. O ocorrido em seu todo é “quebrado” em partes menores para que se possa analisar individualmente cada categoria, facilitando a visualização de fatos que facilmente passariam despercebidos.

• Matriz de Riscos

Na matriz de riscos são considerados dois pontos: probabilidade e impacto. A partir desta visão, avalia-se se o risco descoberto se trata de uma oportunidade ou ameaça e o posicionamos na matriz, assim será possível compreender o quão real é a chance de seu acontecimento e o nível que impactará.

Como otimizar as análises de riscos? 

Agora aqui está uma ótima dica de ferramenta para utilizar para analisar os riscos na sua organização, pois nada de utilizar planilhas… correto?

Que tal deixar essas informações centralizadas, seguras e disponíveis quando precisar?

Com a ferramenta do software Qualiex isso se torna possível, através de seu módulo de Gestão de Riscos, o Risks. Nele é possível documentar seus riscos, incidências, ações e oportunidades, organizando-as por grupos, processos ou como melhor se adequar na sua organização. 

O Forlogic Risks conta ainda com notificações, dashboards, relatórios, além de possuir um Diagrama de Riscos integrado dentro da ferramenta e tudo isso  atendendo as diretrizes da norma ISO 9001: 2015. 

Bora lá fazer análises de riscos na nossa organização? 

Com as análises de riscos incorporadas  à  cultura da sua organização, com certeza os resultados serão visíveis, os erros serão mitigados e as oportunidades serão aproveitadas, reduzindo as incertezas e elevando a qualidade do serviço entregue.

Vamos aproveitar dos novos conhecimentos, dicas e ferramentas apresentadas para analisar nossos riscos? E se tiver alguma dúvida… corre para o Blog da Qualidade que iremos te ajudar a superar mais este desafio.

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