Como otimizar a gestão de fornecedores?

A gestão de fornecedores, sem sombra de dúvidas, é um processo que deve ser considerado como crítico dentro de um Sistema de Gestão da Qualidade, independente de se tratar de fornecedores de materiais ou serviços.

O processo de gestão de fornecedores basicamente é composto pelas seguintes etapas:

1. Seleção
2. Homologação
3. Projetos pilotos
4. Aprovação
5. Fornecimento (produto/serviço)
6. Monitoramento

Como funciona o passo a passo da gestão de fornecedores

Entretanto, no decorrer dessas etapas algumas questões precisam ser consideradas, devido ao impacto no desempenho e consequentemente na boa gestão de fornecedores, tais como:

• Avaliação da capacidade de fornecimento

Durante a etapa de homologação é necessário avaliar a capacidade operacional instalada do fornecedor, ou seja, quanto o fornecedor dispõe de sua capacidade para atender a sua empresa. Muitos dos problemas de fornecimento ocorrem justamente devido à falta de avaliação desse requisito, no qual o fornecedor no anseio de fechar um novo negócio omite essas informações acarretando impactos negativos no fornecimento, qualidade e custos.

• Atendimento dos requisitos legais e tributários

Ainda, na etapa de homologação, a verificação do atendimento às legislações aplicáveis é muito importante, principalmente se o fornecedor for estratégico para o seu negócio. Quanto a este requisito é essencial que o fornecedor evidencie que possui uma sistemática de gestão para as questões legais que envolvem a sua empresa junto aos órgãos fiscalizadores e regulamentares.

• Certificações 

Poder contar com um fornecedor certificado sempre é uma boa opção, principalmente se ele possuir uma certificação do seu sistema de gestão da qualidade. Porém, isso não isenta a sua empresa de avaliá-lo e monitorá-lo.

• Auditoria de Sistema de Gestão x  Auditoria de Processo

Os critérios de avaliação de um fornecedor devem ser definidos. Uma situação é avaliar o nível de atendimento do sistema de gestão do fornecedor, normalmente fundamentado em uma norma técnica, seguindo um check list de verificação, e a outra situação é avaliar a capacidade do processo operacional. 

Com isso, é importante que o objetivo da auditoria de segunda parte esteja claro, de modo a garantir que o fornecedor atenda aos requisitos predefinidos e esteja apto a fornecer produtos ou serviços dentro dos padrões de qualidade que sua organização deseja.

• Conte com um especialista

Principalmente durante a homologação do processo operacional para fornecedores de produtos e/ou peças é fundamental que o responsável pela homologação tenha conhecimento técnico. Assim terá condições de analisar criticamente os dados colhidos e fazer  uma avaliação mais assertiva.

• Gerenciamento de riscos 

Conhecer e controlar os riscos que envolvem os fornecedores é uma ação técnica que muitas vezes passa despercebida durante o processo de homologação e gestão de fornecedores. 

Após homologado, o fornecedor precisa ter um acompanhamento periódico para avaliar se a qualidade de fornecimento foi mantida. Além disso, periodicamente o fornecedor deverá ser reavaliado, seja através de novas auditorias de segunda parte e/ou atualização da documentação pertinente à homologação do fornecedor. 

Vale ressaltar que, estabelecer uma sistemática para gestão de fornecedores e estimulá-la com constância nessa jornada são fatores preponderantes para promover a melhoria contínua na entrega de produtos e serviços. 

Quais são os ganhos ao executar a gestão de fornecedores?

Os ganhos em se ter uma boa avaliação de fornecedores podem ser tangíveis e intangíveis dentro da cadeia de fornecimento. Um bom fornecedor leva a organização para outro nível operacional e uma parceria confiável e duradoura.

Podemos considerar como ganhos:

• Produtos e/ou serviços com qualidade assegurada, contribuindo com a redução de atrasos na linha de produção e desempenho de entrega junto ao cliente;
• Maior confiabilidade junto ao fornecedor e fortalecimento da parceria;
• Aumento do número de negócios junto ao fornecedor;
• Redução de custos;
• Redução de tempo de projeto de desenvolvimentos;
• Maior agilidade no tratamento de não conformidade;
• Comunicação rápida e objetiva.

Como a empresa é prejudicada quando não realiza uma avaliação efetiva?

Contar com bons fornecedores é essencial e torná-los verdadeiros parceiros de qualidade é estratégia do negócio.  

Toda organização, principalmente as pequenas empresas, devem se dar conta que a relação Cliente x Fornecedor pode (e deve!) ser uma relação ganha-ganha.

Apesar de o custo ser um fator importante, este não deve ser o único  fator de decisão a ser considerado no estabelecimento de uma parceria. Para isso, também é preciso definir outros requisitos relativos à qualidade e relevantes para entregar valor ao cliente..

Quando uma empresa não realiza avaliação, seleção e gestão das entregas de um fornecedor corretamente considerando somente o custo, ela corre um grande risco de ser impactada negativamente no seu negócio (impacto mensurável), além de gerar insatisfação ao cliente (impacto imensurável). Nessa condição, a organização se torna refém do processo e do fornecedor, pois dependerá do imprevisível desempenho da sua entrega.

Conclusão

Toda empresa deve possuir em seu planejamento da qualidade questões relacionadas aos parceiros do negócio devido ao seu impacto direto no desempenho da organização em prover produtos e/ou serviços com qualidade, dentro do custo e prazo de entrega combinados.

As empresas devem entender que um bom fornecedor é uma extensão direta da sua empresa e quanto mais clara, transparente e honesta for essa relação, mais duradoura e fluida será a parceira propiciando adentrar na zona de melhorias. 

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