Trabalhando a comunicação para estimular o engajamento

imagem de um megafone com vários símbolos de comunicação! Essa imagem simboliza o artigo sobre estimular o engajamento

Recentemente ao escrever um artigo sobre pilares do engajamento, percebi que o tema “Comunicação” ficaria muito extenso, merecendo assim, este artigo exclusivo sobre como utilizar a comunicação para estimular o engajamento.

O artigo anterior trata de 3 pilares para engajar seus colaboradores e aqui vou reforçar as estratégias ligadas a COMUNICAÇÃO para ajudar a estreitar os laços entre a Alta Direção, a Média Gerência e o Operacional. Em suma, realizar a interação entre os diversos níveis de gestão, o sonho de todos.

Ao ler as pesquisas relacionadas aos principais motivos de pedido de demissão de colaboradores, encontramos relatos que mencionam: escassez de desafios e de perspectivas de crescimento profissional,  ausência de feedbacks organizados e constantes, falta de alinhamento com os valores e com a identidade da empresa, má liderança, ambiente de trabalho ruim, dentre outros.

Percebe-se que a maioria desses problemas pode ser parcial ou integralmente solucionada se a empresa explorasse melhor todas as suas vias de comunicação. 

Tratemos assim de expor maneiras para fazer da comunicação um meio para aumentar estimular o engajamento dos colaboradores.

A comunicação é composta por forma e conteúdo. Forma diz sobre o “como” você vai comunicar e conteúdo sobre “o que” será comunicado. Vou explorar esses 2 pontos.

Forma

Uma reclamação comum dos colaboradores é o excesso de burocracia e também as famosas reuniões “que poderiam ter sido um e-mail”. Sim, reuniões são necessárias, mas será que seus colaboradores sabem organizar e conduzir uma reunião? Parece uma tarefa simples, mas ela possui etapas que muitas vezes são ignoradas. E isso acaba por não estimular o engajamento desses colaboradores.

Sugerimos a seguir algumas estratégias para organizar a reunião para torná-la mais produtiva e mitigar o sentimento de “perda de tempo”:

  1. Defina o motivo da reunião ao agendá-la: assunto a ser tratado ou problema que precisa ser discutido. Evite pautas genéricas.
  2. Solicite recomendação de outras pessoas que poderiam fazer parte da reunião (quantas vezes já fomos em reunião que depois de horas de discussão nada foi resolvido porque “fulano” não estava presente e deveria ter sido convocado?)
  3. Respeite o horário de início e principalmente o de término da reunião.
  4. Conduza sua reunião, isto é, evite dispersão e assuntos paralelos: “fulana, isso que você mencionou é muito importante, mas não é a prioridade de hoje, vamos discutir em outra oportunidade?”
  5. Resuma e registre o discutido/resolvido e delegue as pendências. Toda reunião deve terminar com a distribuição de ações, responsáveis e prazos.

Outro modelo de reunião utilizado na área da Saúde, e que pode ser perfeitamente adaptado para qualquer tipo de empresa chama-se Safety Huddle

Safety Huddle é uma reunião curta, feita em pé com a equipe operacional, durando aproximadamente 10 minutos no início do dia. 

Na área da Saúde, o foco é discutir questões assistenciais e de segurança do paciente. Em outros ramos de atividade, podemos discutir as principais preocupações daquele dia como, por exemplo, prazos, demanda de clientes,  falta no estoque ou problema específico ainda sem solução definitiva. 

Sem perceber estamos praticando o PDSA (Plan-Do-Study-Act ou Planejar-Fazer-Estudar-Agir), encorajando a troca de informações e criando uma cultura de colaboração entre toda a equipe.

Por fim, outro tipo de reunião, que aqui no Brasil ainda não é muito comum, chama-se Town Hall. Sua principal característica é a condução desse encontro pela Alta Direção com a participação de todos os funcionários, inclusive a linha operacional.

O objetivo mais importante da Town Hall é comunicar-se de forma verbal e direta com membros da equipe que, geralmente, estão distantes da Alta Direção. 

Para dar certo a conversa não pode ser unilateral, a Alta Direção não deve falar apenas para seus colaboradores, mas sobretudo com eles. 

Desse modo, engajamos as equipes promovendo a pessoalidade das relações e o sentimento de pertencimento, e de participação das decisões e projetos da empresa.

Conteúdo

Saber O QUE comunicar também é importante. As Ferramentas da Qualidade podem ser de grande ajuda nesse momento. 

A Gestão por Resultados e Indicadores, por exemplo, promove uma série de atividades que transforma dados em informação através da discussão entre, praticamente, todos os papéis dentro da empresa.

E isso gera uma criação de conteúdo incrível através da análise dos resultados e alcance de metas, discussões maduras e profissionalizadas sobre falhas e oportunidades de melhoria.

Para garantir que essa interação funcione sugiro explorar os 3 tipos de comunicação do fluxo comunicativo: ascendente, descendente e lateral, ilustrado por meio da imagem a seguir:

Assim, a Gestão por Resultados promove e ajuda a estimular o engajamento dos colaboradores por meio do estímulo a desafios, reconhecimento dos bons resultados e perspectiva de crescimento profissional. 

Falha na comunicação

Segundo pesquisa realizada pelo Project Management Institute Brasil (PMI), 76% de 300 grandes empresas definem a comunicação no ambiente de trabalho como o principal motivo de fracasso de diversas atividades propostas.

Você deve conhecer aquele ditado:

Fale com o outro do jeito que gostaria que falassem com você.

No entanto, isso não é verdade necessariamente, pois aquilo que não me incomoda pode incomodar o meu ouvinte, e, portanto, não posso usar isso como pretexto para justificar minha forma de comunicação.

Em suma, minha tolerância a um modo de comunicação errado não torna ele certo.

Aprender a se expressar bem é tão importante quanto interpretar adequadamente o que o outro está dizendo.

No livro “Comunicação Não Violenta (CNV)”, o autor Marshall Rosenberg ensina algumas práticas de fala e de escuta totalmente aplicáveis no ambiente de trabalho.

CNV é uma habilidade de linguagem que altera nossa reação/resposta a partir de uma profunda empatia com o outro interlocutor, ao ouvir sua mensagem com atenção e respeito. Além disso, ela também é capaz alterar nossa forma de expressão:

A CNV nos ensina a observarmos cuidadosamente (e sermos capazes de identificar) os comportamentos e as condições que estão nos afetando. Aprendemos a identificar e a articular claramente o que de fato desejamos em determinada situação. A forma é simples, mas profundamente transformadora.” 

Resumidamente a CNV trata de 4 pontos:

  • Observação (sem julgamento) – situação que te incomoda. 
  • Sentimentos – sentimentos que surgem nessa situação.
  • Necessidade – demandas necessárias diante a situação e sentimentos.
  • Pedido – o que precisa ser feito para resolver.

Exemplo:

Forma comum de expressar-se: “O seu setor sempre se atrapalha com os meus pedidos. Vocês atrasam toda minha rotina com sua desorganização.”

CNV: “O atraso dos pedidos me causa angústia, pois preciso deles para manter a rotina funcionando. Poderia encaminhá-los dentro do prazo?”

O ambiente de trabalho naturalmente desencadeia conflitos, por isso a interação entre seus interlocutores precisa ser suportada por modelos e estratégias. Evitamos assim a insatisfação dos colaboradores com seu relacionamento em Equipe.

Habilidade sempre em aperfeiçoamento

As ações comunicacionais – feitas por meio da fala, da escrita, dos gestos, da verbalização ou do silêncio –  ocorrem cotidianamente e o processo de aprendizagem comunicacional se desenvolve continuamente. 

Temos a tendência de reproduzir padrões (e equívocos) que adquirimos ao longo da vida, contudo, para produzir um ambiente de trabalho mais integrado, produtivo e harmônico, é preciso aperfeiçoar nossas habilidades comunicacionais e de nossos colaboradores por meio das diferentes técnicas e métodos apresentados aqui.

Não devemos acreditar no mito de que as formas de comunicação não podem ser modificadas ou que não podem estimular o engajamento dos colaboradores. Nesse sentido, buscar um profissional na área da gestão da qualidade para introjetar novas ideias, criar novas posturas e acelerar mudanças é altamente recomendável.

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