Kanban: conheça mais sobre essa metodologia e saiba como aplicá-la!

O Kanban, originário do Japão e popularizado pela Toyota, revolucionou a gestão de projetos e processos, trazendo eficiência e controle para muitas empresas. Por isso, esta metodologia, amplamente utilizada em diversos segmentos, é fundamental para o gerenciamento eficaz de projetos e rotinas diárias.

Com sua estrutura, o Kanban oferece às equipes uma visão clara do status de cada atividade, promovendo não apenas um aumento na produtividade, mas também uma maior organização. Portanto, prepare-se para explorar como o Kanban impulsiona a produtividade, eficiência e colaboração, levando a resultados excepcionais. Entenda o que é Kanban e como ele funciona na prática.

O que é o Kanban?  

Antes de tudo, o Kanban é reconhecido como uma metodologia de gestão visual que facilita a otimização do fluxo de trabalho. Por isso, permite um controle mais eficiente das tarefas e demandas. Desse modo, quadros, cartões e colunas são utilizados nessa metodologia para criar uma representação visual do fluxo de trabalho.

Os cartões, que representam cada tarefa ou atividade e contêm informações relevantes como descrição, responsável e prazo, são movidos entre as colunas do quadro à medida que progridem no processo. Assim, o status atual de cada tarefa é refletido de forma eficaz.

A principal ideia por trás do Kanban é limitar a quantidade de trabalho em progresso, evitando sobrecargas e facilitando o foco nas tarefas mais importantes. em outras palavras, ao visualizar o fluxo de trabalho de forma clara, as equipes podem identificar gargalos e oportunidades.  

Além disso, ele incentiva a colaboração entre os membros da equipe, permitindo uma comunicação transparente e eficiente. Todos têm acesso ao Kanban Board, o que promove a visibilidade e o engajamento coletivo no alcance dos objetivos.  

Por isso, no próximo tópico, abordaremos com mais detalhes a origem dessa metodologia.  

Como surgiu o Kanban Board?  

O Kanban Board tem suas origens no sistema de produção Just-in-Time (JIT), desenvolvido pela Toyota na década de 1950. Naquela época, a Toyota buscava melhorar sua eficiência e reduzir o desperdício em sua linha de produção.

Posteriormente, a inspiração para o Kanban veio de observações realizadas por Taiichi Ohno (1912-1990), um dos engenheiros da Toyota. Além disso, Ohno percebeu que os supermercados locais tinham um sistema eficiente de reposição de produtos.

 Ao passo que, quando um item era retirado da prateleira, um cartão era deixado para indicar que o produto precisava ser reposto. Por isso, esse sistema permitia que o estoque fosse reabastecido somente quando necessário, evitando excessos e desperdícios.  

Essa ideia, inicialmente inspirada nos supermercados, foi habilmente adaptada ao contexto da produção da Toyota. Além disso, como resultado dessa adaptação, surgiu o desenvolvimento do método Kanban, especificamente voltado para controlar o fluxo de materiais e informações na linha de produção. Neste novo processo, os cartões Kanban desempenhavam um papel crucial, sendo utilizados para sinalizar a necessidade de produção ou reposição de peças.

Assim, garantia-se que cada etapa do processo só recebesse a quantidade necessária de itens. Com o tempo, o método se tornou parte fundamental do sistema de produção da Toyota, permitindo uma produção mais eficiente.  

Hoje, o Kanban é amplamente reconhecido como uma metodologia valiosa, não apenas no ambiente de produção, mas também para melhorar a eficiência e a colaboração em diversas áreas de negócio. Nesse contexto, equipes de marketing, vendas, tecnologia e muitos outros setores a utilizam na gestão de projetos e de rotinas.

Você sabia que existem diferentes tipos de Kanban? Para explorar essa diversidade, continue a leitura e conheça-os em detalhes!

Tipos de Método Kanban que você precisa conhecer  

Existem alguns tipos do método Kanban, cada um com características específicas que os tornam adequados para diversas situações. Veja quais são:  

Kanban de Produção  

O Kanban de Produção, sendo o tipo mais comum, é amplamente utilizado na gestão de processos de fabricação. Este sistema visa controlar e otimizar o fluxo de produção, garantindo que cada etapa receba as peças ou produtos necessários no momento adequado.

Para efetivar esse controle, ele geralmente utiliza cartões físicos, uma característica distintiva desse tipo de Kanban, para sinalizar a necessidade de produção ou reposição de itens.

Kanban de Transporte  

O Kanban de Transporte é aplicado em processos que envolvem o deslocamento de materiais ou produtos entre diferentes locais. Ele garante que os itens sejam movidos de forma eficiente, evitando atrasos e congestionamentos.   

Nele, é possível utilizar diferentes formas de sinalização, como etiquetas ou sistemas eletrônicos.  

Kanban de Movimentação  

O Kanban de Movimentação é utilizado em situações para controlar e organizar a movimentação de itens dentro de um local. Ele ajuda a evitar a desorganização e o acúmulo de materiais, permitindo uma circulação fluida e eficiente.   

Esse tipo de Kanban pode ser implementado utilizando marcadores visuais ou sistemas digitais.  

Kanban de Fornecedor  

O Kanban de Fornecedor é utilizado para gerenciar o suprimento de materiais ou componentes por parte dos fornecedores externos. Ele permite que os fornecedores recebam sinais claros sobre a necessidade de reposição de estoque.  

Assim, é possível garantir um fluxo contínuo de materiais para a produção. Geralmente, é preciso de uma comunicação direta entre a empresa e os fornecedores.   

Kanban digital  

Com o avanço da tecnologia, surgiram ferramentas digitais que permitem a implementação e utilização do Kanban de forma virtual. Essas ferramentas oferecem vantagens como facilidade de acesso, colaboração remota, automação de processos e integração com outras ferramentas.  

Ele permite criar e gerenciar quadros virtualmente, substituindo os cartões físicos por cartões digitais. Esses cartões podem conter informações como descrição da tarefa, responsável, prazo e anexos.   

Eles podem ser movidos entre as colunas do Kanban Board com apenas alguns cliques, refletindo o status atual da tarefa.  

Cada tipo dapresentado tem suas particularidades e pode ser aplicado de acordo com as necessidades específicas de cada processo ou atividade. A escolha do tipo adequado depende das características do ambiente de trabalho.  

Quais os valores do Kanban?  

Além dos princípios e práticas, o Kanban também se baseia em valores fundamentais que direcionam sua aplicação e filosofia. Esses valores ajudam a promover uma mentalidade ágil e orientada para a melhoria contínua.  

O Kanban busca tornar o trabalho e o fluxo de valor transparentes para toda a equipe. Ao visualizar o fluxo de trabalho, as tarefas em andamento e os gargalos, a equipe obtém insights valiosos que facilitam a tomada de decisões embasadas em dados.  

Esse método valoriza a limitação de trabalho em progresso (WIP). Por isso, ao estabelecer limites para a quantidade de trabalho que pode ser executada simultaneamente, o Kanban ajuda a evitar sobrecargas e a melhorar a eficiência.   

Ao focar em concluir tarefas antes de iniciar novas, a equipe pode reduzir o tempo de espera. Além disso, evitar gargalos e manter um fluxo constante.  

Ele também incentiva a comunicação aberta, a troca de conhecimentos e a cooperação entre os membros da equipe. Portanto, a colaboração eficaz facilita o compartilhamento de ideias, a resolução conjunta de problemas e o alcance de resultados melhores.  

Por fim, esse método encoraja a equipe a refletir regularmente sobre o trabalho realizado, identificar oportunidades de melhoria e experimentar abordagens diferentes. Através do ciclo de feedback contínuo, a equipe busca sempre aprimorar seus processos e resultados.  

Esses valores do Kanban fornecem uma base sólida para a aplicação dessa metodologia. Eles orientam as práticas e ajudam a criar uma cultura ágil, focada em resultados e aprendizado constante.   

Descubra a diferença entre Quadro Kanban e Scrum  

Embora muitos utilizem tanto o Scrum quanto o quadro Kanban como metodologias ágeis, existem diferenças significativas entre eles. Veja a seguir:  

Papéis e estrutura  

Uma das diferenças-chave entre eles está nos papéis e na estrutura. O Scrum possui papéis bem definidos, como Product Owner, Scrum Master e Equipe de Desenvolvimento. Além disso, o Scrum utiliza sprints, que são iterações fixas de tempo para o planejamento e execução das atividades.  

Por outro lado, o Kanban não possui papéis tão definidos e sua estrutura é mais flexível. O trabalho ocorre em fluxo contínuo sem sprints fixos, adaptando-se às demandas e prioridades em constante mudança

Planejamento e estimativas  

O Scrum enfatiza o planejamento detalhado e as estimativas de tempo para cada atividade. Por isso, antes de iniciar uma sprint, a equipe realiza uma reunião de planejamento para definir as tarefas a realizar e as horas necessárias para cada uma delas.

O Kanban orienta-se mais para a entrega contínua e não exige um planejamento detalhado antecipado. A equipe adiciona tarefas ao quadro Kanban conforme surgem e as prioriza de acordo com sua capacidade. Não há estimativas de tempo fixas, pois o foco está no fluxo de trabalho e na entrega de valor.  

Controle do trabalho  

No Scrum, a equipe se compromete com uma quantidade de trabalho para ser concluída durante uma sprint e é responsável por atingir esse objetivo. O Scrum Master monitora o progresso e remove obstáculos para garantir que a equipe alcance suas metas.  

 No Kanban, o controle do trabalho é baseado nos limites de trabalho em progresso (WIP) estabelecidos para cada coluna do quadro. A equipe se concentra em concluir as tarefas antes de iniciar novas, evitando sobrecargas e mantendo um fluxo constante. O foco está em otimizar o fluxo de trabalho e evitar gargalos.  

Adaptação e melhoria  

O Scrum enfatiza a inspeção e adaptação por meio de reuniões regulares de retrospectiva, nas quais a equipe avalia o trabalho realizado e identifica oportunidades de melhoria para as próximas sprints. O Scrum promove uma mentalidade de aprendizado e aprimoramento constante.  

O Kanban também busca a melhoria contínua, mas de forma mais incremental. A equipe realiza revisões periódicas do fluxo de trabalho e identifica pequenas melhorias para implementação imediata. Não há necessidade de reuniões formais de retrospectiva.  

Essas são algumas das principais diferenças entre o Scrum e o Kanban. Ambas as metodologias têm seus pontos fortes e são escolhas adequadas dependendo do contexto e das necessidades da equipe.  

Vantagens da Metodologia Kanban

A metodologia Kanban oferece uma série de vantagens significativas para equipes e organizações que o adotam como metodologia de gestão. Veja quais são:  

1. Visualização clara do fluxo de trabalho 
2. Melhoria do fluxo e produtividade da equipe 
3. Gestão ágil de demandas e prioridades 
4. Melhoria contínua e aprendizado constante 
5. Colaboração e transparência 
6. Adaptação às mudanças e demandas voláteis 

Como aplicar o Sistema Kanban na sua empresa?  

A implementação bem-sucedida desse método requer uma abordagem estruturada e planejada. Siga estas etapas para introduzi-lo em sua equipe ou empresa:  

1-Entenda o contexto e defina os objetivos 

Você deve compreender o contexto em que aplicará o Kanban antes de iniciar sua implementação. Analise os processos existentes, identifique os desafios e estabeleça objetivos claros.  

Determine quais áreas se beneficiarão de seu uso e defina metas mensuráveis para aprimoramento.  

2-Mapeie o fluxo de trabalho 

Observe e mapeie o fluxo de trabalho atual da equipe. Identifique as etapas, os responsáveis e as dependências envolvidas em cada processo. Esse mapeamento ajudará a visualizar o fluxo de trabalho de forma clara e identificar áreas de melhoria.  

3-Projete seu quadro  

Com base no mapeamento do fluxo de trabalho, projete o quadro Kanban. Determine as colunas que representam cada etapa do processo e defina os limites de trabalho em progresso para cada uma.   

Certifique-se de que o quadro seja visualmente claro e compreensível para todos os membros da equipe.  

4-Crie os cartões 

Defina quais informações serão necessárias em cada cartão Kanban, como título da tarefa, descrição, responsável e prazo. Esses cartões podem ser físicos ou digitais, dependendo da preferência da equipe.   

 5-Promova a colaboração e a transparência 

Envolva todos os membros da equipe no uso do quadro. Além disso, explique os benefícios da metodologia e forneça treinamento. Promova a colaboração e a transparência, encorajando a comunicação entre os membros da equipe e a atualização constante do Kanban.  

 7-Monitore, adapte e melhore  

Monitore regularmente o desempenho da equipe, identifique gargalos e oportunidades de melhoria. Faça ajustes no quadro e no processo conforme necessário. Ao mesmo tempo, use métricas relevantes para acompanhar o progresso e, por fim, celebre as conquistas alcançadas!  

Seguindo essas etapas e mantendo uma mentalidade de melhoria contínua, sua equipe estará no caminho certo para implementar com sucesso o Kanban, ou seja, estará pronta para colher os benefícios de uma gestão visual eficiente.   

Agora que você já conhece um pouco mais sobre o Kanban, que tal entender como aplicá-lo em sua empresa? 

Utilize a metodologia em seu dia a dia  

O Kanban é uma metodologia ágil e poderosa, por isso oferece uma abordagem visual e flexível para o gerenciamento de fluxo de trabalho. Ao fornecer uma visão clara do trabalho em andamento, prioridades e status atual, ele ajuda as equipes a otimizarem seus processos, melhorarem a colaboração e entregarem valor de forma mais eficiente.  

Então, se você está buscando uma maneira eficaz de gerenciar fluxos de trabalho e promover uma cultura ágil, considere a adoção do Kanban. Com sua flexibilidade, transparência e foco na entrega contínua, ele pode levar sua equipe e organização a um novo patamar de eficiência e sucesso.  

Aproveite os benefícios desse método e comece a transformar sua forma de trabalhar hoje mesmo! Além disso, deixe nos comentários se você já utiliza e qual metodologia você mais gosta.  

Qualiex: O melhor Software para a Gestão da Qualidade!  

Gostou de saber mais sobre o método Kanban? Com a ajuda do Qualiex  você consegue fazer uma gestão sistêmica e profissional dos processos em sua empresa. Elimine planilhas, ganhe tempo, garanta a conformidade com os requisitos aplicáveis e foque seus recursos no que realmente importa.  

E tem mais: Se você é pequena empresa pode contar com a tecnologia Qualiex disponível sob medida para sua organização. O Qualitfy é perfeito para encaixar no orçamento de sua pequena empresa e fazer ela conquistar os resultados que busca.  

Além de sermos o melhor software para gestão da qualidade, te ajudamos com cursos de especialistas voltados à gestão, qualidade e excelência por meio da Saber Gestão. Por isso, não perca mais tempo, entre em contato conosco!