Ferramentas da qualidade

Técnica de Pomodoro: mantenha a qualidade do foco e produtividade!

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Sabe aquela lista de tarefas importantes que deveríamos executar no decorrer do dia e muitas vezes não conseguimos nem dar início? Ou até mesmo o sentimento de que toda e qualquer tarefa que parecia ser simples de executar leva dias e até mesmo semanas para serem finalizadas? Provavelmente isso acontece porque não conseguimos manter o foco nas tarefas que deveríamos realizar e não sabemos gerir o nosso tempo, nos tornando pessoas com um baixo nível de produtividade.

Francesco Cirillo é um Frances que sofria com sua baixa produtividade nos estudos decorrente da falta de concentração. Destinado a melhorar sua produtividade e manter o foco nas tarefas, ele desenvolveu no final dos anos 1980 uma técnica para gerenciamento de tempo conhecida como “Técnica Pomodoro”. Esse nome deriva da palavra italiana Pomodoro (tomate), fazendo referência a um cronômetro no formato de um tomate. A técnica, de maneira superficial, consiste na utilização de um cronômetro com uma programação de 30 minutos de duração: 25 minutos de execução de atividades sem interrupções e 5 minutos de descanso.

Para ficar mais claro como funciona, fiz sua utilização prática e irei descrever passo a passo como funciona:

  1. Escolha uma tarefa: no meu caso escolhi estudar para uma prova da faculdade;
  2. Configure o cronômetro para 25 minutos: utilizei um aplicativo para celular chamado Focus Keeper, mas existem alguns sites, como o Pomo Work, que disponibiliza a ferramenta gratuitamente. Você pode usar até um cronômetro, mas é importante que após os 25 minutos ele sinalize, para que você seja avisado quando o tempo acabar;
  3. Trabalhe na tarefa durante 25 minutos: no decorrer do tempo, li os slides fornecidos pelo professor com o conteúdo da prova;
  4. Após os 25 minutos de foco em uma única tarefa, faça um intervalo de 5 minutos: nestes 5 minutos tomei água, fui ao banheiro e respondi algumas mensagens no whatsapp e facebook;
  5. Reinicie a tarefa de onde parou e repita o mesmo processo: 25 minutos estudando e 5 minutos de descanso;
  6. Após realizar o mesmo processo por 4 vezes, faça uma pausa longa, de 15 a 30 minutos;
  7. Repita o processo até que a atividade seja concluída: no final de 6 Pomodoros, tinha terminado de ver todo conteúdo. É importe ressaltar que o número de ciclos irá variar de acordo com o tamanho de suas atividades.

Veja abaixo o fluxo do processo de utilização da técnica de Pomodoro:

diagrama-do-fluxo-do-processo-de-utilizacao-da-tecnica-de-Pomodoro

Confesso que não foi nada fácil me manter concentrado em fazer uma única tarefa durante 25 minutos sem interrupções e priorizar a atividade em execução acima de todas as outras, porém vale ressaltar que com a frequente utilização da técnica é possível diminuir significativamente o tempo de execução das tarefas e ainda manter a qualidade do trabalho.

Para comprovar essa redução no tempo de realização das tarefas, realizei outro teste: a minha atividade era ligar para 80 clientes e eu tinha 4 dias para isso, então utilizei o Pomodoro. Conforme eram realizados os ciclos, pude perceber a evolução na execução. Registrei a utilização da ferramenta e a melhora que tive na tabela abaixo. É importante  considerar que após 4 os Pomodoros completos eu fiz uma pausa de 15 e não de 30 minutos.

DATAATIVIDADECICLOS DE POMODORODURAÇÃO
10/01/2016Ligar para 20 clientes105 horas e 15 minutos.
10/02/2016Ligar para 20 clientes94 horas e 45 minutos.
10/03/2016Ligar para 20 clientes63 horas e 15 minutos.
10/04/2016Ligar para 20 clientes42 horas e 15 minutos

 

A Técnica de Pomodoro é uma excelente escolha para quem tem dificuldade em manter o foco e a concentração nas tarefas, entretanto ela não pode ser usada com a exclusiva finalidade de acelerar o tempo de execução das suas atividades e sim como uma ferramenta que auxilia no gerenciamento do seu tempo, para que você consiga identificar o quanto você é capaz de executar, tanto nas atividades pessoais quanto nas profissionais.

Eu desafio você a escolher uma atividade e testar a técnica pomodoro. É um bom primeiro passo para começar a ter mais acabativa, concluindo o trabalho que começou!

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