Certificação PMP: Gerenciamento de Custos

No post de hoje vamos falar sobre um processo crítico para a alta direção: o Gerenciamento de Custos.
O Gerenciamento de Custos está estreitamente ligado ao gerenciamento de tempo (assunto do post anterior), tanto que, no guia PMBOK, tópicos como planejamento, estimativas, monitoramento e controle, são abordados nos dois processos.
O processo de Gerenciamento de Custos abrange 4 subprocessos para que o projeto seja concluído dentro do orçamento aprovado.

Planejar o gerenciamento dos custos

Na primeira etapa do processo, será descrito como será feito o planejamento, gerenciamento e controle dos custos do projeto, no Plano de Gerenciamento dos Custos, que também pode ser chamado de Plano de Gerenciamento de Orçamento ou Plano do Orçamento.
Todas as tarefas e os recursos necessários para concluir o projeto devem ser identificados afim de determinar quanto o projeto custará.
O planejamento dos custos permite analisar se o retorno financeiro do projeto é viável e o gerenciamento e o controle dos custos devem garantir que o orçamento não seja extrapolado.

Estimar os custos

Nesta fase, são elaboradas as estimativas dos custos de cada atividade até a conclusão do projeto, levando em consideração itens como: a qualidade, os riscos, mão de obra, materiais, entre outros.
Esses custos podem ser fixos ou variáveis:

• Custos Fixos: não dependem da quantidade de produção ou de trabalho. Exemplo: aluguel, impostos, etc.
• Custos Variáveis: que mudam de acordo com a quantidade de produção ou de trabalho. Exemplo: matéria-prima, mão de obra, etc.

A estimativa de custos pode ser feita usando as mesmas técnicas de estimativas de tempo, já descritas no post Certificação PMP: Técnicas de Estimativas, além da Estimativa Bottom-up, que é uma técnica para criar estimativas detalhadas para cada parte das atividades. Os custos e a precisão dessas estimativas geralmente são influenciados pelo tamanho ou complexidade das atividades, e, para tanto, a EAP deve ser bem definida.

Determinar o orçamento

Para definir o orçamento, o gerente calcula o custo total do projeto, considerando todas as atividades ou pacotes de trabalhos, contas de controle, reservas para contingências, linha de base de custo e reservas gerenciais, e assim determina o montante que a organização precisa ter disponível, como descrito na figura:

Controlar os custos

Nesta fase, realiza-se o monitoramento do orçamento do projeto, afim de verificar se ele está sendo mantido ou se será extrapolado. Para que o controle seja eficaz, é ideal que sejam utilizados os Relatórios de Progresso, pois eles fornecem informações sobre o andamento do projeto.
As informações de progresso são obtidas através de técnicas, que podem variar dependendo do líder de projeto, mas a sugestão do PMBOK é que seja utilizado o método de Medição de Valor Agregado, que avalia as linhas de base de escopo, cronograma e custos em revisões de desempenho.
Essa técnica é temida na avaliação para certificação PMP, mas se bem entendida e aplicada, é muito eficiente para identificar os desvios de planejamento e até prever o desempenho futuro, datas e custos de término. Eu particularmente gosto tanto desse método que farei outro post em breve para explicá-lo mais detalhadamente!
Em casos em que o projeto excede o orçamento, é necessário realizar o acompanhamento das reservas, através da Análise da Reserva, pois pode acontecer da reserva disponível não ser suficiente e então o controle deve ser feito através de solicitações de mudanças.
Enfim, o gerenciamento dos custos permite ao líder de projeto manter o controle do orçamento previsto, além de divulgar as mudanças necessárias, que devem ser formalmente aprovadas. O sucesso desse gerenciamento impacta diretamente na confiabilidade e na boa reputação do líder, já que para os patrocinadores e para a alta gerência os custos do projeto é sempre um assunto delicado.

Referências
Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos: Guia do PMBOK , 5a. edição, 2011, PMI
PMP Rita Mulcahy  8º Edição
Curso de preparação para certificação EUAX