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Mitos e crenças comuns sobre Auditorias Internas da ISO 9001:2015

Imagem de uma mula sem cabeça, representando os mitos e crenças comuns sobre Auditorias Internas da ISO 9001:2015
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É comum ouvir que as auditorias internas da ISO 9001:2015 causam pânico nas empresas (às vezes, tanto quanto as externas). E em muitos casos, isso se deve a falta de informação e a dúvidas que poderiam evitar muita dor de cabeça.

Digo isso porque muitas das NCs detectadas nas auditorias externas são fruto de descuidos, falhas no processo de auditoria interna. Por isso, no artigo de hoje, gostaria de falar sobre alguns aspectos básicos sobre auditorias internas da ISO 9001:2015.

São questões relativamente simples, mas que sempre geram confusão e sempre são alvo de perguntas aqui no blog. Espero que esse artigo te ajude a derrubar esses mitos e crenças e a executar auditorias melhores. Além disso, você pode aplicar essas dúvidas a quase todas as normas de gestão, pois os princípios são os mesmos. Então, vamos lá!

Auditor pode auditar o próprio processo?

Essa é campeã entre as dúvidas sobre auditorias internas da ISO 9001:2015. E a resposta é não! Auditor não pode auditar o próprio processo. E isso se deve a 2 motivos básicos:

  1. Um dos pilares da auditoria é manter a imparcialidade, e alguém auditando o próprio processo pode interferir nisso;
  2. Muitas vezes, quando nós executamos o processo diariamente, deixamos de perceber detalhes importantes e falhas que podem estar ocorrendo. Isso não é má fé ou coisa do tipo, mas pode ser que entremos no automático e as coisas não apareçam para nós.

Posso contratar uma empresa externa para fazer auditorias internas da ISO 9001:2015?

Sim, é possível contratar uma empresa externa para executar as auditorias internas da ISO 9001:2015. Só é preciso garantir que a empresa contratada siga as diretrizes da norma para auditar. Além disso, alguns itens precisarão de certa ação conjunta de ambas as empresas, como a definição dos critérios e do escopo da auditoria interna (9.2.2, alínea b).

Quanto a terceirizar ou não as auditorias internas, vale a pena entender o contexto.

Realizar auditorias internas com colaboradores internos vai requerer treinamento e competência, o que pode ser um grande salto para sua empresa. Afinal você estará capacitando pessoas que vão usar os conhecimentos não só nas auditorias, mas no próprio dia a dia. Mas isso também vai gerar custos, afinal você vai precisar treinar as pessoas. (Aqui na ForLogic, contratamos treinamentos e formamos 2 turmas de Auditores Líderes ISO 9001:2015)

Uma empresa externa também vai gerar custos. E nesse requisito, o tamanho da sua empresa e o contexto é que vão determinar o que sai mais barato: treinar internamente ou contratar. Além dos custos, em alguns casos, a equipe interna já não consegue mais visualizar melhorias (mesmo quando bem treinada), por estarem muito habituadas aos processos, então é uma opção interessante ter uma visão externa. Para enxergar pontos de melhoria que a equipe ignora.

Resumindo: contexto é, sempre, tudo!

Preciso auditar todos os meus processos?

Quanto a essa dúvida, temos um parêntese a abrir. Pois temos o que a norma pede, e temos a visão que literalmente pregamos aqui no Viver Excelência. Vamos lá:

O que a norma pede?

Se nós estamos falando sobre as auditorias internas da ISO 9001:2015, não, não é preciso auditar todos os processos.

Para se certificar, você precisará auditar os processos que foram definidos no seu escopo de certificação. São eles que vão ser auditados também externamente, no momento da auditoria de manutenção/obtenção da certificação.

O auditor externo entrevista as pessoas dos processos por amostragem e, na ISO 9001:2015, os processos considerados são aqueles que afetam a qualidade do produto/serviço. Então, os processos que são obrigatórios também na auditoria interna são exatamente esses: os que afetam a qualidade do produto/serviço. (haha, desculpem a redundância, mas era para reforçar mesmo)

O que nós acreditamos

Aqui no Viver Excelência, nós acreditamos em Qualidade de verdade, e não em obter certificação. Por isso acreditamos que todos os processos devem ser auditados. Nossa auditoria interna da 9001 foi assim, auditamos todos os processos. (eu fui um dos auditores internos, inclusive)

Isso também não significa que você tenha de auditar todos os processos de uma vez. Você pode fazer um planejamento de auditorias para fazer o trabalho que deseja e levando em consideração o tempo disponível para executá-lo. Pode, por exemplo, começar auditando seu escopo de certificação e, depois, evoluir para outros processos. Isso ajuda, inclusive, a trabalhar com mais maturidade nos novos processos.

Qualquer colaborador pode fazer Auditorias Internas da ISO 9001:2015?

Aqui, podemos dizer que temos uma espécie de paradoxo. Porque a resposta é sim e não.

Às vezes, recebemos dúvidas de pessoas que perguntam se ser auditor interno está, de alguma forma, ligado a hierarquia da empresa. Se só supervisores ou gerentes podem ser auditores internos. E a resposta é não. Ser auditor não tem a ver com hierarquia, qualquer colaborador tem potencial para ser auditor interno.

Porém, para ser auditor, o colaborador tem de ter competência nisso. Tem de conhecer a norma que será auditada e os processos de auditoria. Além, é claro, da competência que ele tem de ter em comunicação da pessoa! Afinal, o auditor interno vai lidar com pessoas, processos, e por aí vai..

Então, qualquer colaborador pode ser auditor, mas como nem todos têm competência nisso, assim, nem todos os colaboradores podem executar Auditorias Internas da ISO 9001:2015.

Auditores formados na versão 2008 da norma podem auditar a versão 2015?

Apesar de a transição já ter ido embora, essa ainda é uma dúvida comum. Além disso, sempre há normas em transição e o que vou falar aqui serve para elas também.

Como vimos no tópico anterior, o colaborador precisar ser competente para poder auditar. E isso envolve conhecer muito bem a norma. Quando uma norma de gestão é atualizada, como a 9001 constantemente é, é preciso se atualizar nas mudanças para adquirir competência na nova versão.

Então, para executar Auditorias Internas da ISO 9001:2015 é preciso ser capacitado na versão 2015. (se você quiser se aprofundar um pouco mais, nos comentários do artigo 5 princípios para conduzir auditorias internas da ISO 9001:2015, o Wilson Silia fala sobre como fazer essa atualização, vale a pena ler tanto o post quanto o comentário, hehe)

E aí, você, tem mais dúvidas sobre Auditorias Internas da 9001:2015?

Essas são algumas dúvidas comuns de pessoas que realizam Auditorias Internas da 9001:2015. Elas chegaram para nós a partir do contato do Blog da Qualidade, comentários de posts, nossos grupos do Telegram/WhatsApp, e-mails, enfim.

Apesar de parecer simples, elas já tiraram o sono de muita gente. Espero que eu tenha esclarecido e que esses mitos e crenças tenham sido quebrados, haha.

Tem uma dúvida sobre Auditorias que não foi respondida nesse post? Deixe-a escrita nos comentários! Estaremos atentos a elas! 😉

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