Ferramentas da qualidade

Problema Moderno: falta sala de reunião!

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Elas estão por toda parte! A cada esquina do escritório, elas estão lá! Reuniões, reuniões, reuniões. Elas dominam as agendas do mundo corporativo. E junto com elas, uma série de técnicas para torná-las mais eficientes. Fazer reuniões curtas, reuniões onde as pessoas ficam todo o tempo de pé, distribuir agenda antecipada, monitorar o tempo. Todas extremamente válidas, mas nem sempre suficientes.

E aí vamos, de sala em sala, de reunião em reunião, falando sobre como estava a empresa e sobre como ela será. Reuniões demoradas, cheias de conversas paralelas e poucas ações. Dizem por aí que existem pessoas que não conseguem resolver nada se o assunto não demandar uma reunião. Tem até reunião para definir o cronograma de reuniões do ano!

Diante de tantos problemas, como tornar uma reunião mais eficiente?

Os japoneses utilizam há mais de um século uma ferramenta de qualidade muito interessante: o Relatório de Três Gerações. Esse método não foi adotado na integra pelas empresas brasileiras, mas é extremamente útil, pois ajuda a fazer com que as reuniões aconteçam de forma eficiente.

Com ele, você tem um raio-x de toda a situação relacionada ao seu projeto, indicador, meta, tema ou qualquer outro assunto que demanda atenção periódica e muitas reuniões.

Um Relatório de Três Gerações bem construído vai mostrar de forma objetiva o que estava planejado, o que foi executado e quais as medidas adotadas para se atingir a meta ou o objetivo. Vai mostrar de forma gráfica a evolução do projeto, seus pontos problemáticos identificados e as medidas de contenção imediatas que foram adotadas. Uma tabela prática, fácil e simples.

Este relatório nos permite um panorama completo do passado, do presente e do futuro. Do que deu certo, do que não deu certo e do que se está propondo. É possível registrar o passo a passo de um projeto de melhoria contínua, das ações de uma não conformidade e, até mesmo, do que foi feito para alcançar um indicador.  É uma excelente forma de se registrar uma parte do conhecimento gerado na empresa!

Mas só preencher os relatórios, mantendo-os atualizados, não é suficiente para reduzir as cansativas reuniões cheias de muita discussão e pouca efetividade. É importante que eles sejam distribuídos de forma sistemática a todos os interessados daquele objetivo comum. Isto porque, mais do que o registro de informações, o Relatório de Três Gerações é uma eficiente ferramenta de comunicação, que garante que todos que o recebem estejam sempre atualizados em relação aos assuntos em discussão.

Para entender melhor como o método funciona, vejamos um exemplo do Relatório de Três Gerações aplicado a uma ação do dia a dia: buscar o filho na escola.

Basicamente, basta inserir aonde se pretende chegar e comparar com os resultados que se quer obter. No exemplo, o objetivo é chegar até às 17:30hrs para buscar o filho na escola. Para isso, foram inseridas na coluna Planejado as datas em que as ações ocorreram e o horários previstos.

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Na coluna Executado, foram colocados os resultados das ações, indicando o horário de chegada à escola e o tempo de atraso nos dias em que não se obteve sucesso no alcance do objetivo.

Além disso, a cada dia, é possível listar quais as dificuldades encontradas e registrá-las na coluna Anomalias. Também é possível listar o que se pode fazer para melhorar a tarefa no próximo dia, registrando o “plano de ação” na coluna Ações Corretivas.

 

O Relatório de três Gerações garante um fluxo uniforme de informações em toda organização, sem a necessidade de apresentações complementares, relatórios gerenciais, entre outras ferramentas. É útil para a tomada de decisões, para reuniões de resultados, para discussão de problemas, entre tantos outros. Serve tanto para a alta gestão quanto para o dia a dia da empresa.

Até mesmo quem não sabe nada sobre os temas em discussão na empresa e que está sempre convocando aquela reuniãozinha para se inteirar de algum assunto consegue entender e se colocar de forma mais assertiva a partir do uso da ferramenta. Então, uma vez que as informações são comuns a todos, não há a necessidade de infinitos alinhamentos e introduções nas reuniões. Podemos todos focar no que é o mais importante da reunião: ações para alcance de metas.

Na hora que estiver indo para mais uma reunião enfadonha, pense nisto!

O modelo que foi usado no exemplo do texto está disponível para download:

 

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