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Documentar processos é uma forma eficiente de reter o conhecimento da empresa de maneira organizada e útil. Porém, em muitas organizações, nem sempre o que está documentado é o que acontece na prática. Por quê? Bom, eu acredito que isso vem de 2 principais causas: ou o processo é ruim, ou seja, não dá pra executar, ou ninguém entende o processo. Para resolver esses tipos de problemas podem ser utilizados fluxogramas e procedimentos, porém, hoje falarei de uma outra ferramenta que quase ninguém comenta: o Checklist.
O Checklist é conhecido como Lista de Verificação e compõe as 7 ferramentas da qualidade, e sua principal função é transformar processos e procedimentos em pequenas “tarefas” que podem ser executadas facilmente. Claro que os procedimentos e fluxogramas ainda serão usados para documentar os processos, mas o jeito mais simples de descomplicar a execução deles é o checklist!
Mas como transformar o meu processo em um checklist? Veja 6 passos para facilitar isso.
1 – Separe as etapas do processo em categorias.
Se você já tem um processo ou um fluxograma fica ainda mais fácil gerar um checklist. Cada etapa do procedimento, ou cada caixinha do fluxograma, será uma categoria do seu checklist. Assim você garante que ao invés de uma lista interminável de atividades, você terá etapas bem definidas do processo.
2 – Divida os itens das categorias.
Pense na primeira coisa que tem que ser feita na categoria. Pensou? Agora pense na segunda, na terceira e assim por diante. Você vai gerar uma lista de coisas a serem feitas naquele categoria. Por exemplo, vamos supor que dentro do meu processo de limpar a casa, eu tenha a categoria de limpar o quarto. O que devo fazer primeiro?
trocar roupa de cama;
tirar o lixo;
limpar escrivaninha;
varrer o chão;
passar pano.
Henry Ford já dizia: “Nada é difícil se for dividido em pequenas partes”.
3 – Itens claros e objetivos.
O Checklist tem como objetivo facilitar a compreensão do que deve ser feito em cada item. Um item válido deve sempre começar com um verbo. Por exemplo “Preencher Formulário”. Caso ele comece com um substantivo, por exemplo, “Reunião com Fornecedores”, devo me questionar se esse item não seria uma categoria, já que, não fica claro como fazer uma reunião com fornecedores.
4 – Faça uma verificação da execução
Analise se todos os itens foram executados. Caso algum item tenha ficado para trás, entenda o porquê ele foi deixado. Será que não estava claro? Será que faltaram recursos? O conhecimento de quem estava executando era suficiente? E a partir de então você conseguirá ajudar a sua equipe a executar os processos facilmente.
5 – Verifique se deu resultado
Aqui você vai analisar se valeu a pena ter implementado aquele checklist. Aumentou a aderência aos processos? Diminuiu a margem de erros/retrabalhos? Diminuiu o número de não conformidades?
6 – Não canse de melhorar o Checklist!
Essa melhoria deverá acontecer por 2 motivos: para deixar mais claro o que está documentado ou para aperfeiçoar algo no processo. Você vai perceber que muitas dessas melhoras virão do checklist, que é o documento que está sempre a mão de quem está executando o processo.
Independente da forma com que você vai realizar seu checklist, seja no papel, em uma planilha ou em um software próprio, o que importa é que as pessoas entendam como executar um processo. O checklist te ajudará a descomplicar os processos da sua organização e trará as pessoas para mais perto da Qualidade.
Tenho aqui um modelo de planilha de checklist para facilitar a sua elaboração. Para baixar, é só clicar no botão abaixo:
