Sou mestranda em Economia Regional , adoro Gestão Empresarial e sou adepta do bom e velho rock'n roll.
-
This author does not have any more posts.
Documentar processos é uma forma eficiente de reter o conhecimento da empresa de maneira organizada e útil. Porém, em muitas organizações, nem sempre o que está documentado é o que acontece na prática. Por quê? Bom, eu acredito que isso vem de 2 principais causas: ou o processo é ruim, ou seja, não dá pra executar, ou ninguém entende o processo. Para resolver esses tipos de problemas podem ser utilizados fluxogramas e procedimentos, porém, hoje falarei de uma outra ferramenta que quase ninguém comenta: o Checklist.O Checklist é conhecido como Lista de Verificação e compõe as 7 ferramentas da qualidade, e sua principal função é transformar processos e procedimentos em pequenas “tarefas” que podem ser executadas facilmente. Claro que os procedimentos e fluxogramas ainda serão usados para documentar os processos, mas o jeito mais simples de descomplicar a execução deles é o checklist!Mas como transformar o meu processo em um checklist? Veja 6 passos para facilitar isso.1 – Separe as etapas do processo em categorias.Se você já tem um processo ou um fluxograma fica ainda mais fácil gerar um checklist. Cada etapa do procedimento, ou cada caixinha do fluxograma, será uma categoria do seu checklist. Assim você garante que ao invés de uma lista interminável de atividades, você terá etapas bem definidas do processo.2 – Divida os itens das categorias.Pense na primeira coisa que tem que ser feita na categoria. Pensou? Agora pense na segunda, na terceira e assim por diante. Você vai gerar uma lista de coisas a serem feitas naquele categoria. Por exemplo, vamos supor que dentro do meu processo de limpar a casa, eu tenha a categoria de limpar o quarto. O que devo fazer primeiro?icon-check-square-o trocar roupa de cama;icon-check-square-o tirar o lixo;icon-check-square-o limpar escrivaninha; icon-check-square-o varrer o chão; icon-check-square-o passar pano. Henry Ford já dizia: “Nada é difícil se for dividido em pequenas partes”.3 – Itens claros e objetivos.O Checklist tem como objetivo facilitar a compreensão do que deve ser feito em cada item. Um item válido deve sempre começar com um verbo. Por exemplo “Preencher Formulário”. Caso ele comece com um substantivo, por exemplo, “Reunião com Fornecedores”, devo me questionar se esse item não seria uma categoria, já que, não fica claro como fazer uma reunião com fornecedores.
6 comentários em “6 passos para descomplicar a execução dos seus processos”
Ótimo artigo, já uso essa ferramenta a anos. E já vi que possa usar ainda mais. Abraços!
Essa ferramenta faz parte da rotina da equipe e zeramos a margem de erros. Gostei do artigo!
Já sou usuário da ferramenta, e vou aproveitar este artigo para recomendar aos meus colegas.
Parabéns pelo texto. Curto e direto ao ponto.
Obrigado por compartilhar conosco seu conhecimento.
Parabéns pelos artigos escritos pelas duas jovens! Estão no caminho certo! Continuem sempre assim e terão seus esforços recompensados!
Pingback: ISO 9001:2015 – Por que utilizar um software para a gestão da informação documentada? - Blog da Qualidade
Pingback: Você sabe a diferença entre política, processo e procedimento? - Blog da Qualidade