Boas práticas para reduzir atrasos nos indicadores

Bom, esse é o meu primeiro post aqui no blog. E vou contar um pouquinho sobre o nosso trabalho na Qualidade aqui da ForLogic.

Às vezes, temos algumas atividades que precisam ser feitas, mas elas entram no automático ou acabam sendo engolidas pela rotina, não é mesmo? E quando a gente precisa que outras pessoas façam essas atividades? É mais complicado ainda… Eu sei!

Um caso desses era a Semana do Indicador, um ritual que já existia na empresa quando eu fui contratada. A Marina até já falou um pouquinho dela em outro artigo aqui do blog. Mas, resumindo: toda a primeira segunda-feira do mês, dava-se início à Semana do Indicador, para lembrar as pessoas de coletar e analisar os indicadores. Para ajudar na conscientização, a gente estourava pipoca (já já explico melhor isso, porque a gente continua fazendo).

Mas como tudo que entra no automático é engolido pela rotina, eu só mandava uma mensagem no grupo da empresa lembrando as pessoas da semana do indicador e, depois, ia mandando mensagem individual para as pessoas com indicadores ou coletas atrasadas. Ajudava bastante, mas precisávamos melhorar!

Agora, imagina como esse processo era enrolado, eu ouvia: “ah, pode deixar que eu vou fazer”, “até o final do dia eu analiso tudo” ou “prometo que até sexta-feira está tudo certo”. E bom, não acontecia, kkkk.

Conversando com a diretoria, surgiu a necessidade de criarmos alguma ação para engajar as pessoas nos indicadores. Então o Jeison, nosso diretor, deu a ideia de fazermos o SAMBA, uma semana voltada ao incentivo para a coleta e análise dos indicadores.

Depois disso a gente começou a pensar:

Como a gente pode aumentar o engajamento das pessoas para analisar os indicadores?

O que podemos fazer para motivá-las ou lembrá-las de fazer suas coletas e analisar os indicadores?

Foi aí que eu e as meninas aqui da Estratégia começamos a pensar em rituais (formas de engajar as pessoas) para a semana do SAMBA.

Beleza, mas o que é esse SAMBA?

Esse tal de SAMBA (Sistemática de Acompanhamento das Medições Baseadas em Análises) é uma semana que acontece sempre na primeira semana cheia do mês (sim, a antiga Semana do Indicador).

É legal ser no começo do mês porque é quando temos os dados para coletar. Assim, podemos avaliar todos os resultados do mês que passou e levar os pontos fortes e fracos para a Análise Crítica. Com isso, conseguimos propor ações de melhoria já para o mês que está iniciando. Até porque, sem avaliar os resultados, como podemos dizer se estamos trabalhando nas coisas certas, não é mesmo?

Rituais

Beleza, eu falei que nós executamos alguns Rituais aqui, que ajudam a garantir que as pessoas façam coletas e analisem indicadores. Agora não adianta nada eu falar de rituais e não dar exemplos. Então vamos lá:

Kick-off

Temos uma reunião que acontece todas as segundas-feiras aqui na empresa, com todos os colaboradores, que se chama kick-off. Então eu aproveito para avisar todo mundo que está começando o SAMBA, para que analisem seus indicadores para podermos levar os resultados para a análise crítica.

Nessa ocasião, a Semana do Samba também é adicionada na agenda semanal oficial da empresa.

Pipoca

Sim, nós estouramos pipoca para lembrar as pessoas de que “as coisas estão pipocando“. No primeiro mês, estouramos pipoca todos os dias, mas aí percebemos que talvez fosse melhor apenas na terça e quinta-feira, e assim aconteceu no segundo mês.

Para a ação não ficar solta e perdida, temos alguns pontos na empresa com bacias parecidas com essa e com recadinhos para lembrar as pessoas de que tudo isso tem um significado: coletar e analisar indicadores.

Gestão à vista

Colocamos uma gestão à vista bem na entrada da empresa. Nela, sinalizamos o número de indicadores e coletas que temos e o percentual de indicadores e coletas já realizados.

Esses números são atualizados todos os dias, devido a velocidade que as coisas mudam por aqui, mas isso pode variar de acordo com a velocidade que as coisas acontecem aí na sua empresa.

Na nossa gestão à vista, também agrupamos as fotos dos colaboradores em dois grupos: os que já analisaram os indicadores e os que ainda tem pendências. Esse foi o resultado:

Então, os colaboradores, ao chegarem na empresa, logo na entrada já veem suas fotos e se lembram se estão ou não pendentes em algo, além de ver o percentual de indicadores e coletas realizadas. Isso já é um bom incentivo para ficar em dia com os indicadores.

É claro, eu sempre ouço pelos corredores: “Eh Vivian, colocou a minha foto lá no quadro mesmo né?”

Mas o pessoal leva numa boa e faz parte né gente, kkkkk. Além disso, no geral, recebemos muitos elogios e a galera gostou de como ficou.

Bilhetinho da manhã

Na segunda bem cedinho, antes mesmo de avisarmos no Kick-off, estourarmos pipoca ou atualizarmos o quadro de gestão à vista, deixamos alguns bilhetinhos na mesa das pessoas. Esses bilhetinhos abrem a semana do SAMBA, lembrando os colaboradores de que “a temporada de coleta e análise de indicadores começou”.

Nos bilhetes, colocamos frases como “Não deixe o SAMBA morrer” ou “Não se esqueça de que os indicadores estão pipocando”, e uma listinha com os indicadores, tipo um check-list mesmo. Então a pessoa vai marcando conforme for coletando e analisando. Isso é mais um reforço para todos tenham no radar que precisam colocar as pendências em dia.

Os bilhetinhos são mais ou menos assim:

Ah, também vale um de agradecimento, certo? Até porque a semana do SAMBA só acontece porque temos pessoinhas para analisar seus indicadores. Então, por que não um marcador de página como forma de agradecimento?

Notificações do software

Outra coisa que ajuda bastante é que aqui na empresa também usamos o nosso software, o ForLogic Indicators.

Deixamos programado para que toda segunda-feira de manhã seja disparado um e-mail para os colaboradores, notificando todas as pendências que precisam ser resolvidas na semana, incluindo as análises de indicadores.

Além de ser mais um reforço para a Semana do Samba, isso nos ajuda a notificar pessoas que não estão presencialmente na empresa, como o pessoal do home office ou pessoas que estão viajando a trabalho.

E como mantemos a Semana do Samba viva?

Para que essas ações não caiam na rotina ou a Semana do SAMBA acabe perdendo o significado, nós sempre planejamos o que será feito. Eu e as meninas aqui da Estratégia nos reunimos para definir, por exemplo, a quantidade de vezes que vamos estourar pipoca ou o conteúdo dos bilhetinhos, etc.

Essas reuniões são importantes para avaliar o que deu certo na semana anterior e o que não deu, e assim repetir as ações que funcionaram ou melhorar as que não tiveram um resultado tão legal.

Com todas essas ações, é impossível esquecer que, na Semana do Samba, todos devem parar uns minutinhos para analisar os resultados dos seus processos.

Compartilhando resultados

De nada adianta todo esse movimento se as pessoas não veem o resultado, se depois disso fica perdido o desfecho da Semana. Para que isso não ocorra, agora nós usamos o kick-off da semana seguinte para comunicar como foi o SAMBA e também quem não conseguiu analisar os indicadores e os motivos.

Além disso aproveitamos também para compartilhar o resultado dos indicadores estratégicos, para que todos fiquem sabendo.

Se isso tudo não der certo?

“Ah, Vivian, mas e se ficar alguma pessoa pra trás?”

Olha, sempre acontece algum caso de alguém não conseguir fazer na semana. Sempre vai acontecer algum atraso, imprevistos ou erros de processo, como por exemplo, quando alguém não consegue analisar o indicador antes de sair de férias. Como eu disse no capítulo anterior, apesar de termos um índice alto de análises e coletas, não chegamos a 100% (ainda, hehe).

Então, primeiro, precisamos ser compreensivos e entender o que realmente aconteceu. Conversamos diretamente com a pessoa para entender o porquê do atraso.

Em casos mais específicos, podemos até levar o resultado para a Análise Crítica, junto com a diretoria, e apresentamos os nomes e os motivos, para então definirmos ações diretamente com a diretoria. A intenção é identificar o motivo do atraso e ajudar as pessoas a manter suas rotinas em dia.

E aí, essas práticas para reduzir atrasos nos indicadores, valem a pena?

Bom, na minha opinião, sim! Vale a pena! Eu vi muita diferença nesses últimos meses.

Confesso que, apesar de serem ações simples, leva certo tempo para planejar e executar. Mas elas são efetivas e é muito bom ver que tivemos resultados. Afinal, nesses 2 últimos meses, tivemos mais de 90% de indicadores analisados (90% em março e 94% em abril). E vamos fazer de tudo para continuar aumentado esse percentual!

Além disso, agora conseguimos mensurar e analisar o que deu certo e o que não deu certo. Sem contar que ver que as pessoas estão fazendo suas atividades é muito gratificante.

É importante ressaltar que a ideia não é cobrar as pessoas, aterrorizá-las, mas sim lembrá-las de que precisam colocar coletas e indicadores no planejamento do dia, para finalizar essas pendências

Ah, e não se apegue à essas ações, são apenas exemplos do que fazemos aqui. Pense em como isso funcionaria (ou não) aí na sua empresa. O que seria legal e que agregaria valor para os seus colaboradores e para os seus processos.

E se quiser trocar uma ideia com a gente, estamos sempre à disposição para compartilhar as nossas experiências! Deixe aí nos comentários! 😉