Como o Qualiex ajuda na gestão da crise do Coronavírus

Não é novidade que, para lidar com esse período de crise, montamos uma equipe que chamamos de Delegação de Gestão Anticrise. Essa equipe foi criada com o objetivo de tomar as decisões necessárias para a empresa continuar operando, mas com responsabilidade e cuidado com a saúde dos colaboradores e da comunidade! No artigo de hoje, vou falar sobre como o Qualiex ajuda na gestão da crise!

Mesmo com a equipe toda em home office, que foi uma das primeiras medidas que tomamos, conseguimos manter a gestão sob controle, tudo graças ao Qualiex. 

Ações imediatas e Gestão do projeto de Gestão de Crise

Nosso primeiro passo foi tomar as decisões de ações imediatas. Logo, fomos para home office, ajudamos os colaboradores com equipamentos para montar o espaço de trabalho em casa, configuramos linhas telefônicas para que as ligações no telefone fixo da empresa fossem direcionadas para os telefones da equipe, entre outras medidas.

Após as ações imediatas tomadas, era necessário terminar o planejamento do projeto de gestão de crise. Sei que geralmente acontece o contrário, mas nós não tínhamos tempo de planejar antes. Algumas ações precisaram ser tomadas primeiro, até porque estamos vivendo um momento diferente, é natural tomarmos ações diferentes. 

No esclarecimento do projeto da Delegação de Gestão Anticrise, definimos o propósito da Delegação, as ideias de ações que poderíamos executar e a escolha (priorização) das próximas atividades que faríamos.

Registramos no Planner as informações sobre o planejamento, e as próximas ações. No Planner conseguimos direcionar os responsáveis de cada ação, definir prazos e acompanhar o andamento do projeto, de acordo com as ações concluídas. Também conseguimos revisitar o planejamento, já que todas definições do planejamento que fizemos ficaram registradas na descrição do projeto.

Diretrizes home office

Uma das ações que definimos na Delegação de Gestão Anticrise foi de criar Diretrizes para o Trabalho Home Office. Essas diretrizes foram criadas pela equipe do Gente e Cultura, juntamente com a Delegação, para apoiar os colaboradores sobre o comportamento que precisamos ter no trabalho remoto. Estamos com 100% da equipe trabalhando em casa, uma situação que não havia acontecido antes. 

Com o documento pronto, comunicamos aos colaboradores e líderes para que conversassem com as equipes sobre as diretrizes. Essas, foram disponibilizadas no Docs, e assim, os colaboradores podem acessar a qualquer momento. 

Estamos utilizando a funcionalidade de confirmação de leitura. Essa funcionalidade registra quem já leu o documento e que confirmou a leitura. 

O Qualiex ajuda na gestão da crise também pela Dashboard, ferramenta que mostra as pessoas com leituras pendentes, e isso contribui para nossa gestão. Essa é uma ótima funcionalidade para quem precisa reter evidências…

Análise de contexto

No fim de janeiro deste ano, no Divertimento Estratégico, revisamos nosso mapa estratégico, estrutura sistêmica, SWOT + PESTEL, partes interessadas e suas necessidades e expectativas. Ou seja, fizemos o “serviço completo”, haha.

Essas informações já estão no Qualiex, tanto o mapa estratégico e estrutura sistêmica, que estão armazenadas no módulo Planner, quanto as partes interessadas, suas necessidades e expectativas, que estão registradas no módulo do Docs.

Como é um sistema em nuvem, não tivemos dificuldade para acessar essas informações e tomar as decisões necessárias sobre como agiríamos nesse momento. Isso contribuiu para termos agilidade na tomada de decisão, que era um dos princípios do time de gestão de crise.

Gestão dos Riscos

Junto aos líderes, a Marina, analista da qualidade aqui da empresa, levantou os riscos que a crise poderia trazer. Após isso, ela conversou com os responsáveis da análise, orientando sobre os critérios de probabilidade e impacto. Assim, eles definiram a estratégia que teriam com cada risco e registraram no parecer do risco quais ações precisavam ser tomadas.

Esses riscos estão sendo controlados no módulo Risks, e as ações de tratativa dos riscos estão no Planner.

Atualização dos processos

Muito do que eu falei aqui nós já fazíamos antes desse período de isolamento social. Os nossos processos de gestão da qualidade sofreram poucas alterações, continuamos operando da mesma forma que antes, pois todos eles são apoiados pelo Qualiex. 

Os processos de operação passaram por mudanças de “como fazer” algumas coisas, mas não a gestão em si. Esses processos que precisaram ser atualizados continuam armazenados no Docs. 

Estas revisões não serão desafiadoras pois o Docs disponibiliza uma funcionalidade de fluxo de revisão, que é mais ou menos assim:

• Tem o elaborador, que envia a primeira versão
• O(s) revisor(es) que avaliam o que foi feito na primeira versão e revisam
• Pode ter um verificador, que apenas visualiza e se estiver ok manda para aprovação ou retorna para a revisão
• Aprovador(es) que vai aprovar a última versão

Ou seja, não precisamos ficar enviando e-mails para revisão de processos, já que dentro do Docs conseguimos fazer essa atividade com mais facilidade.

Portanto, os ajustes de processo, podem ser registrados e incorporados de maneira automatizada e com a colaboração da equipe, mesmo que as pessoas estejam atuando em home office.

Gestão à vista

Para quem conhece a ForLogic sabe que amamos painéis de gestão à vista! Temos números, informações, feedbacks para todo lado da empresa. Mas esse é um método ineficiente se considerarmos que estamos com a equipe 100% home office, por isso, foi necessário adaptar esses painéis de forma que todos ainda pudessem ter acesso à essas informações.

Assim, eu e a Marina criamos esses painéis dentro do Qualiex utilizando as Dashboards compartilhadas com todos os colaboradores. A partir de coletas e indicadores conseguimos comunicar os nossos resultados para todos, também já deixamos planejadas as dashboards para semana do SAMBA (nossa semana do indicador), para que os colaboradores conseguissem acompanhar a evolução durante a semana de dentro do Qualiex.

O Qualiex apoia a nossa gestão

Nós conseguimos continuar trabalhando normalmente em quase 100% das áreas. Não mudamos a forma de gerir, conseguimos continuar fazendo as coisas mesmo com todas as mudanças de contexto e trabalho home office, ou seja, tivemos mudanças nos “comos” dos nossos processos e não nos processos em si.

Essa mudança só foi mais tranquila por conta do Qualiex, sistema que nos apoia na gestão, seja de não conformidades, projetos, documentos, auditorias, gestão de riscos, entre outros processos. Grandes mudanças não foram necessárias porque a sistemática toda já acontecia no sistema antes da crise.

Nossos processos operacionais precisaram ser ajustados, é claro. Como nos casos onde foi necessário o redirecionamento de ligações dos clientes do telefone fixo da empresa. Ainda estamos adaptando a forma de fazer as coisas, como reuniões online, treinamentos internos por videoconferência, dashboards no Qualiex para fazer comunicações que já fazíamos em painéis de gestão à vista. Mas são coisas que nós já fazíamos, só era de um jeito diferente.

O Qualiex ajuda na gestão da crise, é um sistema apoiador do SGQ e nos ajudou a nos adaptarmos mais rápido às mudanças, mesmo em cenários que tudo poderia virar uma bagunça, foi possível ter um nível de controle da gestão, sem perder tempo ou ter retrabalho.