O que é SIPOC: a ferramenta ideal para mapear seus processos!

O SIPOC é uma sigla em inglês que representa Suppliers (fornecedores), Inputs (entradas), Process (processo), Outputs (saídas) e Customers (clientes). Além disso, o SIPOC é uma técnica de mapeamento de processos que oferece uma visão abrangente de um sistema de trabalho, identificando seus principais elementos e suas interconexões.

O mundo empresarial é altamente competitivo, portanto, a busca pela qualidade e excelência é um objetivo fundamental para o sucesso contínuo de qualquer organização. Por isso, para atingir esse objetivo, é essencial adotar abordagens eficazes de gestão que permitam uma compreensão aprofundada dos processos envolvidos.

Neste artigo, exploraremos a importância do SIPOC na gestão da qualidade e excelência, bem como suas aplicações práticas em diferentes setores e empresas.

O que é o SIPOC?

O SIPOC é uma ferramenta utilizada para mapear processos. Portanto , ele é muito usando na metodologia seis sigmas. Por isso, é possível esclarecer melhor as etapas do processo, e, além disso, definir e formalizar diversos fatores que impactam diretamente na execução do trabalho.

O nome SIPOC corresponde a junção de iniciais (em inglês), por isso apresenta o significado de cada aspecto analisado pela ferramenta (Supplier, Input, Process, Outputs e Customer). Além disso, analisando todos esses fatores, é possível compreender melhor o trabalho executado e, também, atuar em pontos específicos do processo, portanto, promovendo melhoria contínua.

Qual a estrutura para aplicar o SIPOC?

A ferramenta segue uma estrutura bastante simples. Ainda mais, é possível executá-la em uma tabela do Excel ou até mesmo em papel. Por isso, cada um dos fatores é dividido em uma coluna, orientando a análise dessa forma:

O que quer dizer SIPOC?

Para facilitar o entendimento, a princípio, irei preencher essa tabela conforme for explicando cada fator do SIPOC.

1- Supplier (Fornecedores)

Nesta etapa da análise, em primeiro lugar, você deve fazer uma lista com os fornecedores do seu processo. Porém, vale lembrar que você precisa confrontar esse dado com a sua análise de fornecedores.

Suponhamos, ainda assim, que você tem 3 fornecedores diferentes para uma de suas matérias primas, qual deles você vai listar no mapeamento? Os três? Apenas o melhor? A resposta vai depender do seu contexto e do seu processo e, principalmente, de quem vai utilizar esses documentos.

Se o SIPOC for um suporte para o compras, por exemplo, talvez seja interessante citar os três melhores fornecedores. Por isso, se o documento estiver mapeando uma etapa interna do processo, talvez você só precise citar o fornecedor interno, indicando que o processo X fornece entradas para o processo Y.

O que você precisa levar em conta é que para que um processo seja executado, você precisará de uma série de materiais e insumos que serão utilizados no trabalho.  Todos esses itens terão de ser recebidos de alguém e podem impactar de forma significativa o seu resultado final.

Exemplo:

2- Input (Entradas)

Se na etapa anterior indicamos quem fornece os materiais, nessa vamos especificar exatamente o que eles fornecem, ou seja, o que entra no processo de transformação. Por exemplo, para produzir uma mesa, será necessário utilizar madeira, pregos, cola, tinta, verniz, etc.

Você pode criar um SIPOC para o seu macroprocesso, identificando tudo que será necessário na cadeia produtiva. Porém também é possível fazer análises menores, identificando cada etapa do processo. Nesse caso, enquanto no macroprocesso a entrada é madeira e tinta, por exemplo; no mapeamento das etapas do processo, a entrada necessária para o trabalho de um colaborador pode ser apenas a mesa semiacabada para pintura. Além disso, ele recebe a mesa e inicia a sua parte do processo: a pintura.

Exemplo:

3- Process (Processo)

Nesse campo devemos identificar a interação entre as etapas do processo. Aqui, criamos uma espécie de mapa de como as tarefas são executadas, evidenciando como funciona a produção e mostrando a ordem em que as matérias primas são transformadas.

De forma simplificada, é nessa etapa que a sequência do processo é descrita, e você pode precisar de outro documento para apoiar o SIPOC. Essa descrição pode ser feita por meio de documentos, manuais, procedimentos ou instruções de trabalho. Porém, o mais comum, é a utilização de Fluxogramas. No meu exemplo, irei apenas listar de forma numérica as etapas do processo.

Exemplo:

4- Outputs (Saídas)

Aqui, devemos identificar as saídas do processo. A definição dessas saídas também depende do nível de análise que você está fazendo, pois elas podem ser: a) o produto final (que vai para as mãos do cliente), ou até mesmo; b) uma saída interna de um processo (que vai se transformar na entrada do processo posterior a ele).

Mapear as saídas é importante pois ajuda a ter clareza sobre o que o processo realmente faz. Ao mapear, por exemplo, as saídas internas de um processo, é possível entender como aquela etapa em especifico impacta no produto final. Com isso, também é possível trabalhar para que cada saída tenha o máximo de Qualidade, aumentando a qualidade geral do produto ou serviço.

Exemplo:

5- Customer (Clientes)

Finalmente, no último nível da análise, identificaremos quem será a pessoa ou empresa que irá receber as saídas do processo mapeado. Esta etapa é muito importante, pois uma compreensão clara do destinatário final é fundamental para a eficácia do processo.

Curiosamente, é importante notar que não é incomum que muitas empresas invertam a ordem de análise do SIPOC, optando por começar todo o mapeamento pelo cliente. Assim, elas adotam a abordagem COPIS, percorrendo os outros fatores após estabelecer quem é o cliente. Essa inversão pode oferecer perspectivas diferentes e valiosas sobre o processo em questão.

Isso ocorre porque todo processo, seja ele interno ou externo, tem como objetivo produzir algo para alguém. Então, analisar quem receberá o produto ou serviço servirá inclusive como orientação para o processo. Aqui, pode ser interessante formalizar também os requisitos dos clientes, deixando ainda mais claro como as saídas devem ser entregues e criando parâmetros para avaliar a Qualidade do produto ou serviço.

Exemplo

Com aplicar o SIPOC?

Primeiramente, só é possível promover melhoria contínua analisando todos os fatores que compõem os seus processos.

Frequentemente, um problema identificado no final da linha de produção tem origem na primeira etapa do processo. Portanto, é essencial conhecer bem seu processo, entender as entradas, saídas e a ordem em que as coisas acontecem para atuar nos pontos falhos.

Em seguida, vale destacar que a metodologia SIPOC é relativamente simples. Além disso, analisar processos por meio dela vai direcionar o seu olhar para tudo que é relevante no trabalho da sua equipe. No entanto, é preciso entender que sua implantação não se trata apenas de listar itens.

Você também precisará refletir e entender o seu processo. Por isso, essa reflexão é crucial para fazer o mapeamento eficaz, que, por sua vez, vai apontar formas de melhorar os resultados da sua empresa.

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