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O que é SIPOC (ferramenta para mapear processos)

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    Davidson Ramos

    Davidson Ramos

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    Auditor Líder ISO 9001:2015 e autor de centenas de artigos sobre Gestão da Qualidade, sempre acreditei que as pessoas têm o poder de mudar o mundo a sua volta, desde que estejam verdadeiramente engajadas nisso. Por isso me dedico a ajudar as pessoas a criar laços verdadeiros com seu trabalho, porque pessoas engajadas mudam o mundo!

    Muito utilizado em metodologias Seis Sigma, o SIPOC é uma ferramenta utilizada para mapear processos. Com ele, é possível esclarecer melhor as etapas do processo, definindo e formalizando diversos fatores que impactam diretamente na execução do trabalho.

    O nome SIPOC corresponde a junção de iniciais (em inglês) de cada aspecto analisado pela ferramenta (Supplier, Input, Process, Outputs e Customer). Analisando todos esses fatores, é possível compreender melhor o trabalho executado e atuar em pontos específicos do processo, promovendo melhoria contínua.

    A ferramenta segue uma estrutura bastante simples. É possível executá-la em uma tabela do Excel ou até mesmo em papel. Cada um dos fatores é dividido em uma coluna, orientando a analise dessa forma:

    Processo:

    Supplier (Forncedores) Input (Entradas) Processo Output    (saídas) Customer (Cliente)
    Início
    1.
    2.
    3.
    4.
    5.
    6.
    7.
    Fim

    Para facilitar o entendimento, irei preencher essa tabela conforme for explicando cada fator do SIPOC.

    Supplier (Fornecedores)

    Nesta etapa da análise, você deve fazer uma lista com os fornecedores do seu processo. Porém, vale lembrar que você precisa confrontar esse dado com a sua análise de fornecedores.

    Suponhamos que você tem 3 fornecedores diferentes para uma de suas matérias primas, qual deles você vai listar no mapeamento? Os três? Apenas o melhor? A resposta vai depender do seu contexto e do seu processo e, principalmente, de quem vai utilizar esses documentos. Se o SIPOC for um suporte para o compras, por exemplo, talvez seja interessante citar os três melhores fornecedores. Se o documento estiver mapeando uma etapa interna do processo, talvez você só precise citar o fornecedor interno, indicando que o processo X fornece entradas para o processo Y.

    O que você precisa levar em conta é que para que um processo seja executado, você precisará de uma série de materiais e insumos que serão utilizados no trabalho.  Todos esses itens terão de ser recebidos de alguém e podem impactar de forma significativa o seu resultado final.

    Exemplo:

    Processo: produção de mesas de madeira
    Supplier (Forncedores) Input (Entradas) Processo Output     (saídas) Customer (Cliente)
    Baobá Serralheria
    Baobá Serralheria
    Fe Metais
    Fe Metais
    RGB Tintas
    RGB Tintas

    Input (Entradas)

    Se na etapa anterior indicamos quem fornece os materiais, nessa vamos especificar exatamente o que eles fornecem, ou seja, o que entra no processo de transformação. Por exemplo, para produzir uma mesa, será necessário utilizar madeira, pregos, cola, tinta, verniz, etc.

    Você pode criar um SIPOC para o seu macroprocesso, identificando tudo que será necessário na cadeia produtiva. Porém também é possível fazer análises menores, identificando cada etapa do processo. Nesse caso, enquanto no macroprocesso a entrada é madeira e tinta, por exemplo; no mapeamento das etapas do processo, a entrada necessária para o trabalho de um colaborador pode ser apenas a mesa semiacabada para pintura. Ele recebe a mesa e inicia a sua parte do processo: a pintura.

    Exemplo:

    Processo: produção de mesas de madeira
    Supplier (Forncedores) Input (Entradas) Processo Output     (saídas) Customer (Cliente)
    Baobá Serralheria madeira de mogno
    Baobá Serralheria Lixas de madeira
    Fe Metais Pregos
    Fe Metais Parafusos
    RGB Tintas Tinta para madeira
    RGB Tintas Verniz para madeira

    Process (Processo)

    Nesse campo devemos identificar a interação entre as etapas do processo. Aqui, criamos uma espécie de mapa de como as tarefas são executadas, evidenciando como funciona a produção e mostrando a ordem em que as matérias primas são transformadas.

    De forma simplificada, é nessa etapa que a sequência do processo é descrita, e você pode precisar de outro documento para apoiar o SIPOC. Essa descrição pode ser feita por meio de documentos, manuais, procedimentos ou instruções de trabalho. Porém, o mais comum, é a utilização de Fluxogramas. No meu exemplo, irei apenas listar de forma numérica as etapas do processo.

    Exemplo de SIPOC

    Processo: produção de mesas de madeira
    Supplier (Forncedores) Input (Entradas) Processo Output     (saídas) Customer (Cliente)
    Baobá Serralheria madeira de mogno Início
    Baobá Serralheria Lixas de madeira 1. Cortar madeira de acordo com os moldes do projeto
    Fe Metais Pregos 2. Lixar as peças cortadas
    Fe Metais Parafusos 3. Montar as peças seguindo a instrução de trabalho MTG-0001
    RGB Tintas Tinta para madeira 4. Inspecionar o produto montado para averiguar se há necessidade lixar alguma aresta ou farpa sobressalente
    RGB Tintas Verniz para madeira 5. Pintar mesa de acordo com a cor do pedido
    6. Aguardar período de secagem da tinta (2 horas)
    7. passar camada de verniz sobre o produto
    8. Realizar inspeção de Qualidade no produto final
    Fim

    Outputs (Saídas)

    Aqui, devemos identificar as saídas do processo. A definição dessas saídas também depende do nível de análise que você está fazendo, pois elas podem ser: a) o produto final (que vai para as mãos do cliente), ou até mesmo; b) uma saída interna de um processo (que vai se transformar na entrada do processo posterior a ele).

    Mapear as saídas é importante pois ajuda a ter clareza sobre o que o processo realmente faz. Ao mapear, por exemplo, as saídas internas de um processo, é possível entender como aquela etapa em especifico impacta no produto final. Com isso, também é possível trabalhar para que cada saída tenha o máximo de Qualidade, aumentando a qualidade geral do produto ou serviço.

    Exemplo de SIPOC

    Processo: produção de mesas de madeira
    Supplier (Forncedores) Input (Entradas) Processo Output     (saídas) Customer (Cliente)
    Baobá Serralheria madeira de mogno Início Mesas de mogno pintadas e envernizadas, sem arestas e com acabamento fino
    Baobá Serralheria Lixas de madeira 1. Cortar madeira de acordo com os moldes do projeto Informações sobre a execução do processo
    Fe Metais Pregos 2. Lixar as peças cortadas Restos de materiais, como sobras de madeira, latas de tinta vazias ou pregos e parafusos defeituosos
    Fe Metais Parafusos 3. Montar as peças seguindo a instrução de trabalho MTG-0001
    RGB Tintas Tinta para madeira 4. Inspecionar o produto montado para averiguar se há necessidade lixar alguma aresta ou farpa sobressalente
    RGB Tintas Verniz para madeira 5. Pintar mesa de acordo com a cor do pedido
    6. Aguardar período de secagem da tinta (2 horas)
    7. passar camada de verniz sobre o produto
    8. Realizar inspeção de Qualidade no produto final
    Fim

     

     

    Customer (Clientes)

    No último nível da análise, identificaremos quem será a pessoa ou empresa que irá receber as saídas do processo mapeado. Essa análise é muito importante e não é incomum que muitas empresas invertam a ordem de análise do SIPOC, começando todo o mapeamento pelo cliente e depois percorrendo os outros fatores (COPIS).

    Isso ocorre porque todo processo, seja ele interno ou externo, tem como objetivo produzir algo para alguém. Então, analisar quem receberá o produto ou serviço servirá inclusive como orientação para o processo. Aqui, pode ser interessante formalizar também os requisitos dos clientes, deixando ainda mais claro como as saídas devem ser entregues e criando parâmetros para avaliar a Qualidade do produto ou serviço.

    Exemplo de SIPOC

    Processo: produção de mesas de madeira
    Supplier (Forncedores) Input (Entradas) Processo Output     (saídas) Customer (Cliente)
    Baobá Serralheria madeira de mogno Início Mesas de mogno pintadas e envernizadas, sem arestas e com acabamento fino Restaurantes que precisam de mesas de qualidade para servir seus clientes
    Baobá Serralheria Lixas de madeira 1. Cortar madeira de acordo com os moldes do projeto Informações sobre a execução do processo
    Fe Metais Pregos 2. Lixar as peças cortadas Restos de materiais, como sobras de madeira, latas de tinta vazias ou pregos e parafusos defeituosos
    Fe Metais Parafusos 3. Montar as peças seguindo a isntrução de trabalho MTG-0001
    RGB Tintas Tinta para madeira 4. Inspecionar o produto montado para averiguar se há necessidade lixar alguma aresta ou farpa sobressalente
    RGB Tintas Verniz para madeira 5. Pintar mesa de acordo com a cor do pedido
    6. Aguardar período de secagem da tinta (2 horas)
    7. passar camada de verniz sobre o produto
    8. Realizar inspeção de Qualidade no produto final
    Fim

    O importante não é a ferramenta, mas sim a clareza na execução dos processos

    Só é possível promover melhoria continua analisando todos os fatores que compõem os seus processos. Muitas vezes, um problema identificado no final da linha de produção tem origem na primeira etapa do processo. Então, você precisa conhecer bem seu processo, entender as entradas, saídas e a ordem em que as coisas acontecem para atuar nos pontos falhos.

    A metodologia SIPOC é relativamente simples, e analisar processos por meio dela vai direcionar o seu olhar para tudo que é relevante no trabalho da sua equipe. Porém, é preciso entender que sua implantação não se trata apenas de listar itens. Você também precisará refletir e entender o seu processo e essa reflexão é que vai fazer a o mapeamento eficaz, que vai apontar formas de melhorar os resultados da sua empresa.

    Modelo de Planilha SIPOC

    Para ajudar na utilização da metodologia SIPOC, montei um modelo que planilha que pode ser usado na formalização da análise. Você pode baixá-lo gratuitamente clicando no botão abaixo:

    Modelo de Planilha SIPOC

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    6 comentários em “O que é SIPOC (ferramenta para mapear processos)”

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