Gestão de processos

Parte 2: Como administrar bem o tempo e evitar incêndios!

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Conforme o prometido, neste post vou apresentar algumas dicas de como administrar melhor o tempo. Na parte 1 desta série apresentei a importância de administrar bem o tempo, um levantamento rápido de 10 perguntas onde é possível saber se você aproveita bem ou mal o seu tempo.

Como sou usuária dessa prática, quero dividir algumas dicas simples, e que poderão fazer a diferença no seu dia-a-dia:

1. Planeje o seu dia. Use uma agenda, isso não significa ?engessar? sua rotina e fazer somente o que foi planejado, mas sim, saber onde pode mexer e não se ?enrolar? descumprindo prazos. Além disso, você poderá controlar melhor o que está fazendo e onde está gastando o maior tempo.

2. Termine o que começa antes de iniciar outra atividade. Só interrompa o que estiver fazendo se surgir assuntos que não possam ser adiados, ou seja, situações urgentes e que se não forem tratadas imediatamente, causarão grandes problemas.

3. Capacite um substituto, dessa forma, você poderá delegar suas atividades quando surgir uma nova prioridade, sem deixar atrasar as atividades planejadas. Além disso, poderá se ausentar em caso de necessidade, tirar férias tranquilamente e até ser promovido com mais facilidade.

4. Mantenha uma comunicação alinhada, isso evita constantes reuniões, desentendimentos, retrabalho e mantém o conhecimento sempre atualizado e nivelado.

5. Gerencie seus indicadores e entregas, assim você saberá exatamente onde está o seu ?gargalo? e como ele está sendo tratado para evitar o famoso ?efeito cascata? de problemas. Essa gerência também é importante para manter o seu foco nos resultados esperados e alcançados, evitando assim, repetições desnecessárias ou ficar na ?saia justa? por falta de respostas e consequentemente tempo para resolver possíveis problemas.

6. Saiba o momento certo de fazer reuniões. Tão importante quanto ter uma comunicação alinhada, é saber o momento certo de fazer uma reunião. Se possível faça reunião com tempo de duração pré-estabelecido, não ultrapassando 01 (uma) hora, dependendo da quantidade de participantes que irá falar e a complexidade do assunto. Convoque reuniões com um objetivo definido e tenha certeza de que saiu dela com esse objetivo cumprido.

7. Pense globalmente e aja localmente, isso também diminui o retrabalho e é uma das formas mais utilizadas em inteligência de processos, pois diminui o risco de se ?perder no meio do caminho? e evita a redundâncias das atividades diárias.

Você só não conseguirá colocar essas dicas em prática, se não tiver tempo para ler esse artigo. Tente e veja a mudança que elas trarão ao seu cotidiano. Tempo e esforço andam juntos. Pense nisto!

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