Auditor Líder ISO 9001:2015 e autor de centenas de artigos sobre Gestão da Qualidade, sempre acreditei que as pessoas têm o poder de mudar o mundo a sua volta, desde que estejam verdadeiramente engajadas nisso. Por isso me dedico a ajudar as pessoas a criar laços verdadeiros com seu trabalho, porque pessoas engajadas mudam o mundo!
No artigo de hoje, falarei sobre como elaborar um Plano de Contingência. Não pretendo disponibilizar nenhum tipo de modelo ou coisa do tipo. Pelo contrário, gostaria de dar algumas orientações que vão possibilitar que você monte um Plano de contingência para qualquer área ou situação.
Além disso, se você não leu meu artigo anterior, recomendo a leitura. Apesar de ele não explicar como elaborar um Plano de Contingência, falei bastante sobre a importância dessa ferramenta e sobre como identificar a necessidade de um plano desse tipo.
Como elaborar um Plano de Contingência
Enfim, vamos para o conteúdo! De forma simples, um plano de contingência pode ser elaborado respondendo 3 perguntas simples:
1 – Qual é o risco e quais efeitos ele pode causar?
Se você tem uma gestão de risco eficiente, essa pergunta será respondida quase que naturalmente. A própria análise de riscos vai te mostrar que alguns riscos tem impactos muito sérios e não podem ser completamente eliminados. Então é preciso de um plano de Contingência para lidar com eles em caso de incidência.
Perceba que, aqui, você já atuou para eliminar, mitigar ou transferir o risco. Mas mesmo assim há fatores que precisam ser minimizados em caso de incidência. Agora, o trabalho é estudar os efeitos, ou seja, aquilo que irá acontecer se o risco incidir. Cada efeito pode requerer um tipo de atividade, planejamento ou tarefa diferente. Dessa forma, essa fase é fundamental, pois é partindo daqui que suas ações irão ser planejadas.
2 – Quando (e se) esse risco ocorrer, o que podemos fazer para minimizar ao máximo seus efeitos?
Nesse momento, é possível fazer um brainstorming, por exemplo, para levantar tudo que pode ser feito para minimizar os impactos da incidência. É preciso pensar, então, no que pode ser feito depois que o risco acontecer.
Imagine uma caldeira industrial. Esse tipo de equipamento trabalha com níveis muito elevados de temperatura e pressão. Por mais que as manutenções sejam realizadas corretamente, sempre haverá uma chance (mesmo que pequena e muito bem monitorada) de a caldeira explodir. E se isso vir a acontecer, os efeitos podem ser catastróficos!
Então, caso a caldeira realmente exploda, o que podemos fazer para minimizar os impactos dessa explosão? Construir (ou reforçar) paredes envolta do equipamento pode ajudar a conter a explosão? As pessoas precisarão de máscaras de gás para lidar com os gases tóxicos liberados na explosão? Existe alguma técnica ou procedimento que as pessoas precisarão saber (por exemplo, correr na direção contrária ao vento para evitar ficar mais tempo expostas aos gases)? Respondendo esse tipo de perguntas, chegamos ao “o que precisa ser feito” e passamos para a próxima fase.
3 – O que faremos antes da possível incidência para nos preparar?
Nesse ponto, faremos o plano de ação que vai preparar tudo que for necessário para o Plano de Contingência. Aqui podemos usar o 5w2h ou qualquer outra ferramenta de planejamento. Perceba que esse não é o Plano de Contingencia em si, apenas o planejamento dele. Para que todos os recursos estejam disponíveis quando necessário.
Seguindo o exemplo da caldeira, do tópico anterior. Se todas as perguntas que fiz tivessem resposta positiva, nós precisaríamos: a) construir paredes envolta da caldeira; b) adquirir máscaras de gás para todos os colaboradores, e; c) treinar todos os colaboradores para usar as máscaras e ensinar os procedimentos de evacuação e contenção em caso de explosão. Cada um desses três tópicos precisaria, então, de um plano de ação para serem executados.
Com isso, chegamos a conclusão de que pensar em como elaborar um Plano de Contingência está, basicamente, dividido em dois aspectos maiores:
- 1º criar um plano para executar quando o risco incidir, e;
- 2º preparar antecipadamente a empresa para ser capaz de executar esse plano depois da incidência.
Envolva as pessoas
Eu sei que essa é uma recomendação universal, que serve para quase todos os contextos. Mas vale a pena ressaltar! Se você está fazendo um Plano de Contingência, é porque algo bastante sério pode pôr sua empresa em risco. Assim, envolver pessoas diretamente ligadas ao processo faz toda diferença.
Em alguns casos, inclusive, será preciso de muito estudo e competência técnica para mapear os impactos do risco e propor ações. Não envolver as pessoas pode dificultar ainda mais as coisas. Criando mais problemas tanto na hora de definir ações quanto na comunicação do Plano de Contingência para o restante da empresa.
Isso é tudo?
Nesse artigo, procurei mostrar como elaborar um Plano de contingência apontando apenas o que é essencial. Dando uma espécie de caminho lógico que você pode seguir. Porém, você precisa entender o que será necessário para o seu processo. Acrescentando a cada etapa (pergunta), o que for preciso.
Respondendo essas 3 perguntas, você terá a mão uma série de informações importantes que vão direcionar seu Plano de contingência. A partir disso, você escolherá as ferramentas mais adequadas para se planejar. Fará as coisas do seu jeito, seguindo a cultura da sua organização.
Algumas empresas, por exemplo, sentem necessidade de ter, inclusive, uma Política de Contingência (documentada e tudo mais), para nortear esses tipos de planos. Não é comum, e na maioria dos casos desnecessário, mas só você pode avaliar isso! Só você pode decidir o que é melhor para a sua empresa baseando-se no seu contexto.
