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Como fazer uma descrição de cargo?

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    Monise Carla

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    Auditora Líder ISO 9001:2015, ISO 22000:2018 e ISO 31000:2016. Redatora do Blog da Qualidade e Especialista de Comunicação no Qualiex! Eu ajudo profissionais a resolverem problemas de qualidade por meio de tecnologia e acredito que esse é o primeiro passo para uma vida de Excelência. Gosto de rock, desenho animado e vejo qualidade e excelência em tudo isso. Não me leve tão a sério no Twitter, mas se preferir, você também pode me encontrar no Facebook e Linkedin.

    A descrição de cargo é uma documentação necessária de acordo com a ISO 9001 que é base para todas as outras normas de qualidade, por exemplo, ISO 14001, OHSAS 18000, ISO 17025, PBQP-H, entre outras. A partir disso, vamos entender o que a ISO quer exatamente com essa prática.

    O que é?

    É uma especificação do que é necessário para ocupar aquele cargo, nela constará as responsabilidades, as habilidades, os requisitos, as atribuições, e onde se localiza o cargo dentro da empresa. Obviamente, isso deve ser feito de acordo com a realidade da organização, por isso que descrição de cargo deve ser feita pelas pessoas que o desempenham com apoio do RH e em alguns casos, também da Diretoria.

    Para que serve?

    É um documento tão “óbvio” que às vezes é subestimado, mas ele é muito importante, principalmente porque ela produz uma clareza na função do cargo em questão, não só tratando da necessidade, mas também ao que é necessário para ocupá-lo, isso traz uma visão mais estratégica em relação a gestão de pessoas, tanto para ocupação de cargos, quanto a realocação das pessoas.

    Como fazer?

    1 – Identifique os cargos existentes Por mais que a vontade seja desenhar os cargos que futuramente irão existir na empresa, comece pelos cargos já existentes, faça um organograma funcional se for mais fácil, mas tenha uma visão geral de todos os cargos ocupados na empresa, quando forem existir novos cargos, faça a descrição para pontuar o que a pessoa irá fazer, quem será o superior dela e afins. 2 – Localize o cargo Agora começando a descrever de fato, identifique o nome do cargo, e seja criterioso para escrever corretamente e completo, por exemplo “Analista de Recursos Humanos Junior” ou “Auxiliar Administrativo”, isso facilitará da diferenciação de cada função. Defina o setor que pertence, por exemplo “Financeiro”, “Marketing”. Identifique o superior imediato, por exemplo, o “Auxiliar de Marketing” vai sempre responder ao “Diretor de Marketing“, que é seu superior imediato. Veja bem que isso deve ser definido de acordo com a realidade na empresa, não tente mudar tudo porque acha que ficaria melhor que a ideia nesse caso é relatar a realidade e não fazer julgamento do que é certo ou errado, obviamente, é um material que tornará mais fácil detectar rupturas na hierarquia, mas nesse caso estamos relatando o atual. 3 – Descreva as competências Aqui você irá pontuar as funções e responsabilidades, formação escolar mínima e desejável para função, habilidades necessária, cursos e conhecimentos necessários, e tempo de experiência desejável. Para te ajudar, disponibilizei um modelo de descrição de cargo para download, é só clicar no botão abaixo:  

    Baixar Modelo de descrição de cargo

      Mas se você procura algo mais completo que só a descrição de cargo e precisa gerir essas competências de forma mais completa, te dou uma dica melhor: Forlogic Staff, Gestão de Competências, você pode fazer o teste gratuito ou solicitar uma apresentação do sistema, então, por que não dar uma olhadinha?

    staff

    Até mais pessoal! 🙂

    Sobre o autor (a)

    24 comentários em “Como fazer uma descrição de cargo?”

      1. Claudia, pelos 2, só que com abordagem diferente. Por exemplo, será excelente para o RH ter essas descrições de cargo sempre atualizadas para manter a organização das pessoas, cargos e poder melhor se planejar. O profissional da Qualidade deverá controlar como controla outros documentos, em relação a revisões, fluxos, auditorias internas e etc.

    1. Olá! Tenho dúvida em relação a escolaridade mínima, pois temos alguns funcionários que não possuem o certificado de conclusão do Ensino Fundamental, por exemplo, nesse caso como podemos fazer a descrição de cargo, pois não temos os documentos que comprovem a conclusão do curso. Obrigada

      1. Oi Suzi, esta questão é muito polemizada por aí, mas não tem muito segredo, funciona assim: se no caso os colaboradores concluíram o ensino fundamental mas não possuem o certificado por algum motivo de força maior (escola não existe mais, etc) a empresa pode emitir um certificado constando esse nível educacional. Porém se a escola existe e há certa possibilidade de buscar na escola, tirar segunda via, ou assim por diante, tente incentivar as pessoas a irem atrás desses documentos, quanto mais você evitar essa prática de emitir um certificado internamente é melhor pois os auditores não vêem com bons olhos o excesso de certificações emitidas pela empresa quando o caso.

        Se os colaboradores não tem concluído de fato o Ensino Fundamental, pode deixar a escolaridade mínima como “não há” assim, não haverá restrições para fazer contratações.

        Espero que tenha te ajudado, qualquer dúvida estou a disposição!

      1. Olá Maria. Olha, a norma não fala claramente “é obrigatório que esteja nas descrições de cargo”, porque a norma não descritiva, Mas lá no ponto 6.2.2 da ISO 9001 ela diz assim:

        “A organização deve:

        a) Determinar a competência necessária para as pessoas que executam trabalhos que afetam a conformidade com os requisitos do produto

        b) onde aplicável, prover treinamento ou tomar outras ações para atingir a competência necessária

        c) avaliar a eficácia das ações executadas

        d) assegurar que o seu pessoal está consciente quanto à pertinência e importância de suas atividades e de como elas contribuem para atingir os objetivos da qualidade, e

        e) manter registros apropriados de educação, treinamento, habilidade e experiência.” (NBR ISO 9001:2008)

        De forma geral o que dá pra concluir: você tem que ter em algum lugar as competências que as pessoas devem ter para executar suas atividades, isso inclui educação, treinamentos, habilidades e experiência, se isso ficar mais fácil de você controlar estando dentro das descrições de cargos, pode fazer por lá, mas não necessariamente que deve estar nesse documento.

        Concluindo: você deve vincular os cargos/papéis com os treinamentos, procedimentos e instruções de trabalho necessários para realizá-los com a devida competência, mas não necessariamente pela descrição de cargos, você é quem vai decidir como isso será feito.

        1. Recentemente em auditoria interna, o auditor deu não conformidade no item 6.2 por não estar definido treinamento nos procedimentos e instruções de trabalho. O que acontece na organização é na integração do funcionário, o mesmo recebe os treinamentos nos procedimentos e instruções aplicáveis ao setor. Agora no caso de promoções, ou seja funcionário foi promovido para outro e consequentemente outra função, os treinamentos são “on the job”. Estamos fazendo errado, podemos levar não conformidade por agirmos assim? Isto tem que estar descrito na instrução de trabalho do RH?

          1. Mesmo que o treinamento seja “on the job” ele acaba aprendendo novos processos/procedimentos, ou novas etapas do processo/procedimentos. Faça uma reunião que apresente esses novos procedimentos/processos/IT e documente na ata se for o caso, obviamente as pessoas não vão aprender TUDO no primeiro treinamento, mas faça uma apresentação formal para institucionalizar e criar evidencia, e deixe decorrer “on the job”. Sugiro dar uma olhadinha neste software: http://www.qualiex.com.br/staff ele se adequa a todos esses requisitos. Qualquer dúvida estarei por aqui!

        2. Então se a organização optou por descrever as competências necessárias através das “Descrição das competências para a função”, se faz necessário relacionar os documentos (instruções, procedimentos) aplicáveis, certo?
          Uma vez que a gente faça isto hj, tenho que prover evidências para todos os envolvidos, mesmo os que já estão na organização?

          1. Sim, você tem que manter evidencias, pode ser até uma ata de reunião, mas deve constar a evidencia que o treinamento foi dado e evidencia da verificação de eficácia, ou seja, avaliar se o treinamento foi efetivo realmente depois de um período de tempo.

    2. VmR Consultoria de RH

      Monise, como vai?
      Por favor, não consigo fazer o download do modelo de formulário. Estou em plena implantação da gestão de cargos e salários e aproveito para fazer um benchmark dos formulários mais eficazes.

    3. Olá, estou elaborando algumas descrições de cargo, mais precisamente o cargo de operador de produção.
      Temos pessoas com este cargo em vários setores diferentes realizando atividades distintas, porém todos com o mesmo nível de dificuldade (sempre com máquinas de manufatura).
      A pergunta é, preciso elaborar um descrição para cada setor ou posso ter apenas uma que contemple a área produtiva?

      1. Olá Allan!

        Pelo que o que eu entendi, as dificuldades são técnicas, relacionadas a manuseio de máquinas. Nesse caso, ao invés de fazer descrições de cargo com um nível de complexidade maior, faça Instruções de Trabalho especificadamente sobre as máquinas. Elas apoiarão o setor e funcionarão como procedimentos. Será que isso resolveria? É apenas uma ideia, talvez, eu procederia assim…

        Bom, aguardo suas considerações, abraço!

    4. Olá Monise,
      Preciso fazer a descrição de todos os cargos da empresa? inclusive aqueles que não afetam a qualidade do produto?

      Obrigado

      1. Olá Wilson, não sou do RH nem da Qualidade. Sou Técnica de Segurança do Trabalho. Na NR 1 fala da Ordem de Serviço, que é obrigatório a empresa fornecer uma via ao funcionário, e na OS está a descrição da função/cargo dele!

    5. Olá Monise, estou elaborando um curriculum para minha mãe e ao concluir pede para colocar o ultimo emprego e também para que descreva o que ela fazia na empresa, foi contratada como Coordenadora pedagógica mais resolvia também a função administrativa, devo colocar somente o que ela fazia ou fazer algum tipo de explicação ?

    6. Boa tarde Monise,
      Gostaria de saber como proceder com as descrições de cargos e funções dos terceirizados, exemplo: existe na organização a função Gesseiro, e esta função eu não tenho registrado na empresa, devo incluir no Manual de Perfil e Função ou no PQO da obra, ou ainda alguma outra alternativa?
      Obrigado!

    7. Boa tarde Monise, na minha descrição de cargos no item conhecimentos necessários o auditor nos questionou como comprovamos -Boa comunicação- para certa poderia me informar evidencio este requisito?

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