Gestão de Documentos: entenda e aplique

No mundo empresarial contemporâneo, a gestão de documentos é um pilar fundamental para a organização e a produtividade. Com a crescente quantidade de informações geradas diariamente, torna-se essencial estabelecer um sistema que não apenas organize, mas também facilite o acesso e a segurança dos documentos.

A gestão de documentos é um conceito que vai além da simples organização de arquivos físicos ou digitais; é uma estratégia integrada que envolve pessoas, processos e tecnologia.

O que é a gestão de documentos?

Os especialistas frequentemente discutem a necessidade da gestão de documentos, mas raramente detalham o conceito. Embora muitos associem a gestão de documentos à tecnologia, não se trata apenas do uso de software; o software apenas facilita e automatiza processos que pessoas administram.

A gestão de documentos consiste em um conjunto de tarefas e procedimentos que visam a eficácia e a economia na utilização dos documentos. Essa abordagem inclui várias estratégias destinadas a otimizar todo o ciclo de vida dos documentos, desde a sua criação até o arquivamento, assegurando a disponibilidade da informação correta quando necessária.

Simplificando a gestão de documentos

Em termos mais diretos, adotamos medidas para simplificar o manuseio dos documentos, assegurando que, quando precisamos de uma informação neles contida, possamos buscá-la e encontrá-la facilmente. Essas medidas englobam a elaboração, o fluxo, o uso, a avaliação e o arquivamento dos documentos, tanto na fase corrente quanto na intermediária.

Fase corrente vs. fase intermediária

Consideramos um documento na fase corrente quando ele se encontra ativo e em uso frequente, tal como um procedimento operacional ou um fluxo de trabalho. Por outro lado, a fase intermediária aplica-se a documentos que se utilizam menos frequentemente, contudo, ainda requerem uma gestão cuidadosa, exemplificada pelo contrato social de uma empresa.

Quais objetivos uma empresa tem com a gestão de documentos?

As empresas devem manter uma estrutura organizacional prática e eficiente para responder rapidamente às necessidades. Portanto, é essencial definir claramente os objetivos da gestão de documentos.

Eficiência e economia

O objetivo da gestão de documentos é possibilitar a produção, administração, controle e manutenção de documentos de forma econômica e eficiente. Isso não apenas facilita na fase de elaboração e arquivamento, mas também promove uma gestão sustentável e redução de tempo.

Recuperação ágil da informação

Outro aspecto vital é viabilizar a recuperação da informação de maneira rápida e precisa. Isso pode ser alcançado através de softwares que possibilitam a localização e utilização da informação com eficientes ferramentas de busca.

Tecnologia a serviço da gestão documental

A tecnologia assume um papel importante, fornecendo soluções que facilitam a indexação, a busca e a recuperação de documentos. Além disso, os softwares de gestão documental apresentam funcionalidades que agilizam esses processos, tornando-os mais eficientes e reduzindo a margem de erro.

Preservação da memória institucional

Preservar a memória institucional significa manter viva a história e proteger os arquivos vitais da organização. Consequentemente, a gestão de documentos garante a preservação do legado de uma instituição, mantendo-o acessível para consultas e uso futuro.

Otimização do uso da informação

Por fim, otimizar o uso da informação significa tornar ideal o acesso e a utilização dos dados. Uma gestão eficaz de documentos garante que a informação seja um recurso poderoso na tomada de decisões e na execução de tarefas diárias.

Como estruturar e codificar documentos no SGQ?

Ao abordar diretamente a Gestão da Qualidade, é imperativo que a organização estabeleça uma estrutura de documentação lógica e coerente para o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). Essa estrutura deve facilitar a identificação e a busca de informações, além de ser suficientemente abrangente para categorizar todos os documentos relacionados à qualidade.

Além disso, cada documento deve possuir uma codificação ou referência única, garantindo sua singularidade. É crucial elaborá-los com os usuários finais em mente, ou seja, devem ser criados para atender às necessidades específicas daqueles que os utilizarão.

A ilustração a seguir apresenta um exemplo de estrutura em forma de pirâmide. No entanto, essa estruturação também pode ser realizada em outros formatos, como árvore, diagrama, entre outros, dependendo das necessidades e preferências da organização.

Quais são os critérios que orientam a gestão de documentos?

Em essência, a Gestão da Qualidade engloba critérios que direcionam uma gestão de documentos eficiente. Isso se aplica tanto ao controle de documentos, com foco na sua elaboração, verificação e validação, quanto ao próprio controle, que exige a consideração de sete critérios essenciais:

1. Organização: agrupar documentos por projeto, cliente, produto ou data;
2. Indexação: estabelecer métodos claros para a busca de documentos;
3. Acesso: definir quem tem permissão para visualizar os documentos e de que maneira;
4. Arquivamento: decidir entre arquivamento físico ou uso de software especializado;
5. Armazenamento e Conservação: garantir condições ambientais adequadas e segurança, especialmente para registros em arquivo inativo;
6. Períodos de Retenção: determinar o tempo de guarda dos documentos;
7. Descarte: estabelecer procedimentos para a eliminação segura de documentos obsoletos.

Usar um software pode ser a solução

Ao discutir a gestão de documentos, uma questão recorrente é se há a necessidade de investir em um software ou em algum tipo de automatização.

Inicialmente, para abordar essa questão, é crucial observar a realidade específica da sua organização. Se o volume de documentos que você gerencia é relativamente pequeno, a automatização pode parecer desnecessária, já que o controle manual ainda é viável e eficiente. Contudo, se a sua empresa está no processo de implementar um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), é provável que você esteja lidando com um volume significativo de documentos que exigem um controle rigoroso.

Neste contexto, a adoção de um software especializado emerge como uma solução estratégica. A automatização não só facilita o gerenciamento de um grande número de documentos, mas também aumenta a precisão, reduz o risco de erros e melhora a acessibilidade e a segurança das informações.

A tecnologia serve como uma aliada na gestão de documentos?

Para concluir, as organizações devem basear a decisão de adotar um software de gestão documental em uma análise detalhada de suas necessidades e capacidade operacional. Enquanto empresas menores com um volume moderado de documentos podem achar adequada a gestão manual, a complexidade e o aumento do volume de documentos exigem a automatização como uma necessidade crescente. Portanto, a tecnologia atua não somente como uma ferramenta para aumentar a eficiência, mas também como um investimento estratégico vital para assegurar a integridade e a efetividade do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), contribuindo para os objetivos de qualidade e produtividade da empresa.