Home office e informações documentadas – Caí em uma cilada?!

Esse é meu primeiro artigo aqui no Blog da Qualidade e estou ansiosa para compartilhar nossa experiência com trabalho Home Office e informações documentadas. Além disso, quero dizer como o Qualiex tem nos apoiado nessa jornada. 

Em março de 2020, a maioria das organizações tiveram que se adaptar a novos contextos e cenários devido a Pandemia COVID-19, e não foi diferente aqui na Forlogic.

Desde então estamos trabalhando em Home Office e tivemos que nos adaptar rapidamente a esse novo cenário. A Monise escreveu um artigo, onde contou sobre nossa experiência e como fizemos essa transição.

No artigo da Monise, foi mencionado a importância de os colaboradores terem acesso às informações, dados pertinentes a sua rotina, para manter a conformidade do processo, não é mesmo? 

Tenho contato com empresas todos os dias e uma “dor” que custa a passar, relatado pela qualidade é a falta de possibilidade de manter o seu SGQ funcionando normalmente, pois, sua equipe está trabalhando Home Office e as planilhas, acesso à rede/servidor ficaram lá na “firma”. 

Mas e agora, Bino? Entramos em uma cilada? 

Calma Pedro, nem tudo é uma cilada.

Sabemos que uma das dificuldades enfrentadas, foi o acesso a informações documentadas que estavam na rede/servidor. No requisito 7.5.3.2 a norma diz:

A informação documentada requerida pelo sistema de gestão da qualidade e por esta Norma deve ser controlada para assegurar que: 

a) ela esteja disponível e adequada para uso, onde e quando ela for necessária; 

b) ela esteja protegida suficientemente (por exemplo, contra perda de confidencialidade, uso impróprio ou perda de integridade).

E como, mesmo trabalhando Home Office, poderíamos assegurar o acesso às informações e documentos necessários para manter o processo e a gestão “rodando”? 

Não sei se você já sabe, o Qualiex possui o módulo Docs para o gerenciamento e controle dos documentos da organização, bem como do SGQ. Ele ajuda as empresas a gastarem menos tempo com processos burocráticos que não geram valor para o sistema de gestão. Assim, você consegue focar nos processos que entregam valor para o seu cliente.

Vou citar como conseguimos cumprir os requisitos 7.5.3.2 com as funcionalidades do Docs:  

• Centralizando todos os documentos em um único local e com acesso via Web; 
• Com segurança e rastreabilidade, conseguimos ter acesso a todo o histórico dos documentos;
• Ter notificações sobre prazos de validade e revisão (Sabemos que nossa rotina em casa está mais corrida e não podemos depender da memória ou planilhas para controlar os prazos); 
• Fluxos de aprovação/ revisão feito online, sem a necessidade de colher assinaturas pelos setores (Sabemos que alguns processos sofreram alterações e tiveram que ser revisados); 
• Permissões pertinente para cada colaborador de acordo com as pastas que terá acesso (Garantindo a segurança da informação);
• Conseguimos controlar as pendências de leituras dos documentos publicados e revisados, inclusive por meio das Dashboards; 
• Lista mestra atualizada quando um novo documento é publicado ou revisado;

Gestão de informação documentada segura e eficiente

Além dessas facilidades para cumprimento da norma, vou te provocar com uma situação que está sendo comum em tempos de trabalho remoto. Já imaginou se sua empresa passará por auditoria remota (assunto que já abordamos no blog) nesse período de trabalho remoto? Como vamos evidenciar toda a nossa informação documentada? Como fica o home office e informações documentadas?

Já imaginou ter a possibilidade de permitir que o auditor tenha acesso a todos esses documentos? De maneira segura, ágil e com toda a rastreabilidade que a auditoria exige? Pois bem, com o ForLogic Docs isso é possível, permitindo o acesso e retirando assim que o cronograma da auditoria finalizar. Ajuda bastante, né?! 

Aproveitando de todas essas facilidades e funcionalidades a gestão da qualidade e todos os colaboradores continuam com o acesso aos documentos e procedimento de forma bem fácil e rápida. Assim não perdemos o controle das informações! Além disso, podemos manter tudo atualizado e o processo continua a todo vapor. Sem ciladas. 

Ficaram curiosos para conhecer as demais funcionalidades do Docs? Preencha o formulário abaixo para conversar comigo, e nossos especialistas. Assim, podemos avaliar como o Qualiex pode te ajudar na gestão de documentos mesmo trabalhando remotamente.