3 dicas para diminuir o número de informações documentadas sem comprometer o SGQ!

Se você acompanhou a nossa série de artigos sobre informação documentada, você viu que, um dos objetivos da revisão da ISO 9001:2015, é verificar se as informações que foram ou serão documentadas na empresa ajudam a alcançar os resultados desejados. Além disso, comentei que precisamos fazer uma análise crítica dos documentos existentes e identificar oportunidades para otimizar o sistema de informação documentada.

Mas por que isso?

Um dos diferenciais da versão 2015 da ISO é o princípio de que o conhecimento e a competência das pessoas precisam ser considerados para identificar a necessidade da informação documentada. Antes, o que se pregava por aí era “escreva o que você faz e então faça o que você escreveu”, buscando formas de garantir que os processos fossem documentados detalhadamente, pois, se um novo funcionário assumisse, era necessário apenas ler aqueles documentos. Essa é uma mentalidade completamente ultrapassada! A partir da ISO 9001:2000, começou a ser considerada a necessidade de identificar as competências necessárias para as pessoas executarem as tarefas. A documentação torna-se importante para apoiar o processo e não para tirar uma fotografia do processo, ou seja, ela vai ajudar a diminuir o número da não conformidade ao invés de ser o motivo das NC’s existirem. Por isso, tenho aqui 3 dicas para você diminuir o número de informação documentada sem comprometer o SGQ da sua empresa:

1 – Invista na competência das pessoas

Se concentrar mais nas competências das pessoas, ao invés da documentação necessária, pode ser a grande “sacada”. Óbvio que criar um documento, pode parecer bem menos trabalhoso do que desenvolver uma competência em alguém, mas temos que lembrar que o grande objetivo é realizar entregas de qualidade, que atendam às necessidades dos clientes, ou seja, a questão não é ter menos documentos para controlar, mas é garantir uma entrega de qualidade. Afinal: você quer um Sistema de Gestão de Documentos ou um Sistema de Gestão da Qualidade? Treinar e desenvolver pessoas são uma das principais maneiras de garantir que as tarefas serão executadas atendendo as necessidades dos clientes. Isso pode motivar o compartilhamento de conhecimento, treinamentos on-the-job, ou seja, no dia a dia do trabalho e a colaboração para uma boa execução das atividades.

2 – Defina critérios para saber se o documento é importante

Vejo que as pessoas são quase que “inconsequentes” em relação a documentos. Elas resolvem problemas criando novos documentos, um em cima do outro, e de repente, estamos trabalhando uma boa parte do nosso tempo para manter documentos atualizados. Existem algumas perguntas que podem ser respondidas para saber se o documento é realmente importante:

• É usado como entrada ou saída de um processo?
• Você precisa do documento para executar uma atividade?
• Você analisa algum indicador, ou resultado com base nesse documento?
• Você toma alguma decisão com essas informações?
• Alguém mais usa (ou vai usar) essas informações?

Se a resposta para TODAS essas perguntas for “Não”, eu teria dúvidas se esse documento é realmente necessário.

3 – Use um software!

Existem vários documentos que podem ser eliminados através do uso de software. Por exemplo, se usarmos um software de Gestão de não conformidades, você não precisará mais de um “Formulário de registro de NC”, da “Planilha de planos de ação”, ou sei lá mais o que. O software automatiza o registro e organização das informações importantes para que você se preocupe com a gestão. Lógico que não dá para abrir mão de ter um relatório de TUDO o que aconteceu em uma NC, mas gerenciar essas informações em grande volume é uma atividade muito trabalhosa, que pode ser simplificada com uso de um software. E o que você precisa: menos informação ou mais trabalho? Acontece que a gente não precisa escolher, pois dá para ter todas as informações necessárias com menos trabalho. Aqui na Forlogic temos o Qualiex que nos ajuda a gerenciar as informações que agregam valor para os nossos processos. É claro que há mais boas práticas e talvez até mais questões que não descrevi aqui, mas é importante entender que, reduzir a documentação em seu sistema de qualidade pode ajudar a tornar a sua organização mais enxuta e com isso, mais eficiente. Referência: Advisera 9001 Academy