Auditora Líder ISO 9001:2015, ISO 22000:2018 e ISO 31000:2016. Redatora do Blog da Qualidade e Especialista de Comunicação no Qualiex! Eu ajudo profissionais a resolverem problemas de qualidade por meio de tecnologia e acredito que esse é o primeiro passo para uma vida de Excelência. Gosto de rock, desenho animado e vejo qualidade e excelência em tudo isso. Não me leve tão a sério no Twitter, mas se preferir, você também pode me encontrar no Facebook e Linkedin.
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Se você acompanhou a nossa série de artigos sobre informação documentada, você viu que, um dos objetivos da revisão da ISO 9001:2015, é verificar se as informações que foram ou serão documentadas na empresa ajudam a alcançar os resultados desejados. Além disso, comentei que precisamos fazer uma análise crítica dos documentos existentes e identificar oportunidades para otimizar o sistema de informação documentada.
Mas por que isso?
Um dos diferenciais da versão 2015 da ISO é o princípio de que o conhecimento e a competência das pessoas precisam ser considerados para identificar a necessidade da informação documentada. Antes, o que se pregava por aí era “escreva o que você faz e então faça o que você escreveu”, buscando formas de garantir que os processos fossem documentados detalhadamente, pois, se um novo funcionário assumisse, era necessário apenas ler aqueles documentos. Essa é uma mentalidade completamente ultrapassada! A partir da ISO 9001:2000, começou a ser considerada a necessidade de identificar as competências necessárias para as pessoas executarem as tarefas. A documentação torna-se importante para apoiar o processo e não para tirar uma fotografia do processo, ou seja, ela vai ajudar a diminuir o número da não conformidade ao invés de ser o motivo das NC’s existirem. Por isso, tenho aqui 3 dicas para você diminuir o número de informação documentada sem comprometer o SGQ da sua empresa:1 – Invista na competência das pessoas
Se concentrar mais nas competências das pessoas, ao invés da documentação necessária, pode ser a grande “sacada”. Óbvio que criar um documento, pode parecer bem menos trabalhoso do que desenvolver uma competência em alguém, mas temos que lembrar que o grande objetivo é realizar entregas de qualidade, que atendam às necessidades dos clientes, ou seja, a questão não é ter menos documentos para controlar, mas é garantir uma entrega de qualidade. Afinal: você quer um Sistema de Gestão de Documentos ou um Sistema de Gestão da Qualidade? Treinar e desenvolver pessoas são uma das principais maneiras de garantir que as tarefas serão executadas atendendo as necessidades dos clientes. Isso pode motivar o compartilhamento de conhecimento, treinamentos on-the-job, ou seja, no dia a dia do trabalho e a colaboração para uma boa execução das atividades.2 – Defina critérios para saber se o documento é importante
Vejo que as pessoas são quase que “inconsequentes” em relação a documentos. Elas resolvem problemas criando novos documentos, um em cima do outro, e de repente, estamos trabalhando uma boa parte do nosso tempo para manter documentos atualizados. Existem algumas perguntas que podem ser respondidas para saber se o documento é realmente importante:- É usado como entrada ou saída de um processo?
- Você precisa do documento para executar uma atividade?
- Você analisa algum indicador, ou resultado com base nesse documento?
- Você toma alguma decisão com essas informações?
- Alguém mais usa (ou vai usar) essas informações?