Auditora Líder ISO 9001, ISO 31.000 e ISO 22.000
Primeiramente, antes de responder a pergunta “qual a periodicidade ideal para a revisão da informação documentada?” explicarei os tipos de informações documentadas e a diferença entre os documentos e registros.
Vamos lá? Boa leitura!
Documentos
Os documentos referem-se à informações que orientam o que os colaboradores devem fazer, agir e como as atividades devem ser executadas.
Segue alguns exemplos de documentos:
- Processos;
- Procedimentos;
- Instruções de trabalho;
- Manuais de colaborador;
- Códigos de conduta.
Então, os documentos podem e devem passar por revisão, porque a forma como fazemos as coisas também muda.
Registros
Os registros são anotações e apontamentos do que já aconteceu, ou seja, informações referentes ao passado. É uma “prova” de tudo que foi feito.
Alguns exemplos de documentos:
- Contratos assinados;
- Atas assinadas;
- Análise de indicadores e riscos;
- Coletas;
- Fotos/Vídeos/Podcast.
Por outro lado, os registros não precisam passar pela revisão, uma vez que são coisas já concluídas, que não há como mudar, somente refazer. Agora sim, respondendo a dúvida inicial!
Qual a frequência que devo atualizar os documentos da minha empresa?
Bom, não há regra! A periodicidade é definida de acordo com seu processo, é preciso avaliar com que frequência as atividades mudam na sua empresa. Por isso, pode ser que uma frequência de um ano seja muito pouco, mas para outros, é a frequência ideal.
A revisão de documentos é muito importante para que o colaborador saiba onde agir, já que não é objetivo da empresa implantar uma melhoria de processos para que o colaborador execute de forma errada só por ter esquecido de realizar um procedimento.
Assim, a planilha é uma forma de fazer o controle, mas se você quiser automatizar o processo ganhando velocidade, segurança e facilidade, recomendo que você utilize o Qualitfy – Gestão de Documentos (Docs). Nele, há a possibilidade de revisão automática, onde você define a periodicidade padrão que seus documentos devem ser atualizados de acordo com a classificação.
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