ISO 9001:2015 – Planejamento de mudanças (Parte 2)

No post anterior, Requisito 6.3 da ISO 9001:2015: Planejamento de mudanças (Parte 1), nós falamos um pouco sobre quando é necessário considerar uma mudança e porque é importante fazer o planejamento dela. Agora, vamos entender um pouco sobre cada item.
A cláusula 6.3 Planejamento de mudanças fala que:

Quando a organização determina a necessidade de mudanças no sistema de gestão da qualidade, as mudanças devem ser realizadas de uma maneira planejada e sistemática.

A organização deve considerar:
a) o propósito das mudanças e suas potenciais consequências;
b) a integridade do sistema de gestão da qualidade;
c) a disponibilidade de recursos;
d) a alocação ou relocação de responsabilidades e autoridades.

A partir deste requisito, há algumas atividades a serem consideradas para planejar e implementar uma mudança de maneira eficaz.

a) o propósito das mudanças e suas potenciais consequências;

Quando se fala em propósito é preciso ter muito claro o objetivo que você quer alcançar a partir da mudança. Por isso, você precisa ter metas específicas, mensuráveis e se possível com um indicador, para que você consiga monitorar o desempenho da ação ou projeto. Caso você não tenha um número, estabeleça um marco que funcione como uma referência para te ajudar no monitoramento e assim ficará mais fácil saber se você está no caminho certo para o objetivo.
Por exemplo, “o objetivo com esta mudança é aumentar o resultado do indicador em 5%”, quando você tiver um número. Quando você tiver como meta se tornar referência em determinado segmento, um gatilho que você pode usar é “ser convidado para um evento importante do setor”. O método SMART é uma das ferramentas que pode ajudar a determinar boas metas.
Também é necessário considerar “as potenciais consequências” das mudanças, ou seja, você deve identificar os riscos envolvidos. Você irá avaliar dois pontos:

• o que vai atrapalhar o alcance do objetivo e,
• o que pode ser aproveitado para potencializar o seu resultado.

b) a integridade do sistema de gestão;

Neste item, é preciso avaliar se a mudança não irá comprometer o SGQ. O que isso significa?
Por exemplo, se é regra registrar a ata da reunião de análise crítica e por algum motivo optarmos por não documentar essa informação, prejudicaremos a base de registros impactando as futuras decisões, já que perdeu-se uma parte dos dados determinados como necessários pelo SGQ. É claro que você considerará isso em relação a projetos e ações, mas é necessário estar atento em como as mudanças podem corromper ou fortalecer o seu sistema de gestão da qualidade.

c) a disponibilidade de recursos;

A organização deverá analisar tudo o que é preciso para implementar a mudança e estes recursos podem ser: materiais (máquinas, equipamentos, ferramentas, matérias-primas), financeiros (capital, dinheiro em caixa ou em bancos, créditos, investimentos) e as pessoas apropriadas para envolver na mudança. Esse item ajudará você avaliar sua capacidade de executar a mudança.

d) alocação e realocação de responsabilidades e autoridades;

A empresa considerará como as pessoas serão envolvidas na mudança atribuindo responsabilidades e autoridades. É importante que as responsabilidades estejam claras para que as pessoas executem as atividades com a devida autonomia e também ficará mais fácil cobrar resultados dos envolvidos no processo ou projeto da mudança.
Considerar o propósito, responsabilidades, recursos e a integridade do SGQ são os itens mínimos para planejar, implementar e colocar em prática as mudanças da organização. Porém, como este requisito tem como foco a eficácia da mudança, mais importante ainda, é garantir que ela tenha êxito em relação ao objetivo da sua empresa.

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