Ciclo PDCA: Saiba tudo sobre essa metodologia para Gestão!

Já ouviu falar no Ciclo PDCA? Essa é uma das metodologias mais poderosas e amplamente utilizadas para planejar estrategicamente, aprimorar processos e solucionar problemas de forma prática e eficaz.

Neste artigo, vamos mergulhar nos detalhes e apresentar tudo sobre PDCA, explicando de maneira clara e acessível, com exemplos práticos para facilitar sua compreensão.

Vem comigo explorar o significado, as aplicações e os benefícios do PDCA na gestão moderna, mostrando como ele pode impulsionar a eficiência operacional, aumentar a satisfação do cliente e fortalecer a posição competitiva da sua organização. Prepare-se para transformar seus resultados!

O que é o Ciclo PDCA?

Embora alguns autores apresentem o ciclo PDCA como uma ferramenta, na verdade ele é um método de ações repetitivas composto por 4 passos, as iniciais de cada etapa, na língua oficial “inglês” (Plan, Do, Check e Action) formam a sigla que dá nome ao método.

Enfim, trata-se de um ciclo virtuoso que permeia todas as etapas de uma gestão, desde a identificação de oportunidades de aprimoramento até a implementação de soluções eficazes. Só para ilustrar:

O Ciclo PDCA é uma metodologia eficaz para gerenciamento empresarial

O ciclo PDCA é um processo cíclico e iterativo, ou seja, uma vez concluída uma iteração do ciclo, inicia-se uma nova sequência de planejamento, execução, verificação e ação, com o objetivo de promover melhorias contínuas e progressivas.

Essa abordagem sistemática e estruturada permite que as organizações identifiquem oportunidades de aprimoramento, eliminem desperdícios, reduzam falhas e alcancem níveis mais elevados de eficiência, qualidade e satisfação do cliente.

Quais são as quatro etapas que constituem o PDCA?

O PDCA, também conhecido como Ciclo PDCA ou Ciclo de Deming, é uma metodologia de gestão que visa promover a melhoria contínua nos processos, produtos e serviços de uma organização. Conforme citei anteriormente, a sigla PDCA corresponde às quatro etapas do ciclo: Plan (Planejar), Do (Executar ou Fazer), Check (Verificar) e Action (Agir ou Ajustar).

1- PLAN: Planejar

Esta é a primeira etapa,  é aqui que os processos para a obtenção das metas, devem ser definidos. Além disso, é nesta fase que devemos estabelecer os objetivos e as metas a serem alcançados. E ainda, onde as ações necessárias para atingir os objetivos devem ser identificadas. É o momento de analisar o contexto, definir as estratégias e elaborar um plano de ação detalhado. A dica é: comece com uma pequena amostra para testar os possíveis efeitos.

2 – DO: Fazer

Aqui, o plano elaborado na fase de planejamento é colocado em prática. As atividades são executadas conforme o planejado, seguindo as diretrizes estabelecidas. Esta etapa envolve a alocação de recursos, a implementação de processos e a realização das tarefas conforme o cronograma definido.

Antes de iniciar esta fase, é necessário educar e treinar todos os envolvidos no processo, para garantir que todos estejam comprometidos e que tudo saia conforme o planejamento.

3- CHECK: Verificar

Após a execução das atividades, é fundamental avaliar os resultados obtidos em relação aos objetivos estabelecidos. Nesta fase, são realizadas medições, análises e avaliações para verificar se as ações implementadas estão gerando os resultados esperados.

É um momento de comparação entre o planejado e o realizado, identificando eventuais desvios e oportunidades de melhoria. Onde se estuda os resultados com os dados coletados no passo anterior, comparando-os aos resultados esperados.

Enfim, nessa etapa devemos nos atentar se há desvios na aplicação do plano. De acordo com Vieira Filho em Gestão da Qualidade Total:

“esta é uma etapa puramente gerencial, que verifica se o que foi executado está de acordo com as metas estabelecidas.

Na etapa anterior, são coletados dados das ações e estes dados são analisados nesta etapa e comparados com o planejado.”

4 – ACT: Agir

Com base nas informações obtidas na etapa de verificação, as equipes analisam os dados e tomam as medidas corretivas necessárias para ajustar e aprimorar o processo. Quando os resultados atendem às expectativas, elas padronizam e disseminam as práticas bem-sucedidas.

Caso contrário, identificam as causas dos problemas e implementam ações corretivas para evitar sua recorrência.

Além disso, se a execução estiver alinhada com os objetivos planejados, as equipes devem padronizar a solução para garantir a consistência nos resultados futuros.

Qual é a origem do Ciclo PDCA?

O PDCA foi criado em meados 1939 pelo físico, engenheiro e estatístico Walter Andrew Shewhart, mas foi popularizado pelo estatístico Willian Edwards Deming. Por isso, Deming sempre se referiu ao método como Ciclo de Shewhart. O físico criou o ciclo baseado nas Etapas do Método Científico formulado em 1920 por Francis Bacon.

Resumidamente, o Método de Bacon tinha como principal característica a “hipótese”, o “experimento” e a “avaliação” o seu princípio fundamental era a iteração (repetição).

Desse modo, a medida em que uma hipótese é confirmada (ou negada), a repetição na execução do ciclo de aprendizado amplia e aprofunda limites do conhecimento sobre um objeto ou procedimento, por certo o princípio do Ciclo PDCA.

Se você quiser saber sobre quem foi William Deming e seu princípio que fala sobre melhoria contínua, assista ao episódio especial do Qualicast:

Mas afinal, Qual o objetivo do PDCA?

O principal objetivo do PDCA é promover a melhoria contínua nos processos, produtos e serviços de uma organização.

Quando aplicado junto ao Sistema de Gestão da Qualidade ele ajuda a implementar ações para assegurar a operação e controle dos processos produtivos, na eliminação de não conformidades, em ações corretivas e em Ações preventivas. Portanto, ele visa:

1- Identificar oportunidades de melhoria:

O PDCA permite que as organizações identifiquem áreas onde podem melhorar seus processos, produtos ou serviços. Isso pode incluir a redução de custos, aumento da eficiência operacional, otimização da qualidade e satisfação do cliente, entre outros.

2- Implementar mudanças de forma estruturada:

Ao planejar cuidadosamente as ações a serem tomadas, o PDCA ajuda as organizações a implementar mudanças de maneira estruturada e organizada.

Isso inclui definir metas claras, estabelecer planos de ação detalhados e alocar recursos adequadamente.

3- Monitorar e avaliar resultados:

Através da fase de Verificação, o PDCA permite que as organizações monitorem e avaliem os resultados das mudanças implementadas.

Isso envolve a coleta e análise de dados, medição de desempenho e comparação dos resultados obtidos com os objetivos estabelecidos.

4- Corrigir falhas e ajustar processos:

Com base na avaliação dos resultados, o PDCA permite que as organizações identifiquem falhas, problemas ou desvios e tomem medidas corretivas para corrigi-los.

Essas ações corretivas visam garantir que os processos continuem a melhorar e que os objetivos sejam alcançados de maneira eficaz.

5- Estabelecer uma cultura de melhoria contínua:

Ao repetir sistematicamente o ciclo de PDCA, as organizações fortalecem a cultura de melhoria contínua, buscam a excelência de forma constante e incentivam a inovação em todos os níveis.

Como se aplica o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA pode ser aplicado facilmente em qualquer contexto da organização. No nosso exemplo a empresa não está conseguindo atingir a meta de novos clientes e recebe muitos feedbacks negativos referente a: “atendimento ao cliente”.

O objetivo é melhorar o atendimento aos clientes.

Para tentar corrigir esse ponto, o gerente deverá desenvolver um ciclo PDCA para reduzir a insatisfação e criar uma dinâmica de atendimento mais eficiente.

Nota: Dividimos o ciclo em 9 etapas para melhorar a explicação. Abaixo trago a imagem ilustrativa do Ciclo, para o exemplo que vamos demonstrar:

Ciclo PDCA passo a passo:

1º  P -Plan – Para facilitar dividimos em 6 etapas, são elas:

1. Definir o resultado – é o famoso “Onde se quer chegar”. Nesse caso o objetivo é melhoria do atendimento. Então o resultado deve focar no aprendizado e conscientização da equipe em fazer um bom atendimento, para conquistar novos clientes e manter os que tem.
2. Envolver pessoas – a princípio, um bom exemplo é questionar os colaboradores dentro das experiências de cada um. Por exemplo, você pode perguntar “o que é um bom atendimento?” –  É importante anotar as contribuições!
3. Resumo – agrupar as percepções sempre validando com a equipe. Por exemplo, se alguns disserem que bom atendimento é quando o atendente é simpático e outras dizem que é quando o atendente sorri, então você deve perguntar “quando vocês falaram que o bom atendimento é quando o atendente sorri, vocês queriam dizer que “é quando ele é simpático?”. Se a equipe confirma então agrupa como simpatia.
4. Fatos & Dados –Trazer uma informação neutra para enriquecer a reunião, é importante que não seja a opinião de quem está guiando o processo. Pode ser depoimento de cliente, alguma situação que ocorreu ou um artigo, texto de livros entre outros.
5. Momento Eureka– Aqui as pessoas entendem que não estão fazendo aquilo que elas acreditam que sejam o certo. Aqui temos que validar se a “ficha” realmente caiu. Aqui podemos nos apoiar em uma pergunta “Poque nossos clientes estão falando mal do nosso atendimento?”, ou “o que vocês acharam do conteúdo apresentado?”.
6. Como – Aqui se levanta quais os planos de ação serão necessários para alcançarmos o resultado. Levando em conta nosso exemplo, podemos definir um novo comportamento para alcançar o resultado, como por exemplo “vamos sorrir e dar bom dia para todos os clientes”

Segue uma breve ilustração do Plan

Como essa etapa é a mais longa segue uma breve ilustração para te ajudar no entendimento

Enfim, você deve conduzir essa etapa de forma que se mencione o resultado esperado.. Então estimule a participação  das pessoas e o mais importante: segure sua opinião. E não se esqueça, é  nessa fase que se define responsáveis e prazos de entrega.

2º  D – Fazer

• Prática– Aqui é a fase de teste das ações definidas na etapa anterior. Verificamos, também, se o comportamento estipulado alterou a rotina da organização.

Lembre-se que é necessário educar e treinar todos os envolvidos no processo garantindo assim o comprometimento de todos para o alcance dos resultados.

3º C – Checar

• O Checar é a verificação das ações.  Resumindo, a etapa faz a mensuração em relação aos resultados, se foram satisfatórios ou não.

4º A – Agir

• Verificação – Se o resultado for satisfatório, incorpora a ação no processo. No entanto, se o resultado não for satisfatório, faz-se as correções necessárias para voltar ao ciclo.

Nota: Nessa fase que se faz a retrospectiva do processo

O sucesso na aplicação do ciclo dependerá de um monitoramento criterioso do gerente de vendas. Dessa forma, o gerente deve lembrar, sempre, a equipe no que se refere ao cumprimento de cada etapa nova.

Variações do Ciclo PDCA

O PDCA também sofreu algumas variações com o passar do tempo, como por exemplo:

• OPDCA – Onde “O” significa observação ou como algumas versões dizem “Observe a situação atual”;
• PDSA –  nesta variação a etapa Check é substituída por Study (estudar). Sugerida pelo próprio Deming a troca tem como objetivo aprofundar as análises feitas na 3ª etapa do ciclo, tornando a etapa de verificação mais significativa e estruturada;
• PDCL – O Act é substituído por Learn (Aprender). Assim, a 4° e última etapa do ciclo é consiste no aprendizado;
• SDSA – Nessa variação o método sofreu mais alterações. Nele, o Plan (Planejar) dá lugar ao Standart (Padronizar) e o Check é substituído pelo Study (Estudar). Aqui, o objetivo do ciclo é implantar modificações de processos, então a primeira etapa é a padronização das novas rotinas e procedimentos, ou até mesmo das atividades executadas dentro de um processo. Após a padronização, o processo roda normalmente voltando ao Study (Estudar). Visto que, o estudar esta mais focado em entender se as mudanças deram certo visando sempre a melhoria contínua.

Métodos semelhantes ao Ciclo de Deming

Do mesmo modo que aconteceu com as variações, também, surgiram  alguns métodos bem parecidos com o PDCA, acredita-se que eles têm a mesma origem, o que justifica a semelhança, são elas:

DMAIC –muito utilizada em projetos, pois torna possível o aumento da produtividade e a redução de custos visando sempre a melhoria dos processos administrativos.

A sigla significa: Definir, Medir, Analisar, Implementar e Controlar.

8 D ou 8 Disciplinas – muito utilizada para solução de problemas que ocorrem em produtos ou processos de produção, com o objetivo de identificar e eliminar problemas recorrentes.

MASP – contribui em Análise e Soluções de Problemas. Em resumo, trata-se de um roteiro com objetivo de manter, controlar e aperfeiçoar a qualidade de produtos, processos ou serviços.

Qual a diferença do PDCA e SDCA?

Enquanto o PDCA se concentra na melhoria contínua por meio de ciclos de planejamento, execução, verificação e ação, o SDCA se concentra em garantir a conformidade com os padrões estabelecidos e corrigir desvios ou problemas conforme necessário.

Muitas vezes utilizado como pré-requisito para a implementação do PDCA, o SDCA ajuda a estabelecer uma base sólida para iniciar o ciclo de melhoria contínua.

Veja mais sobre a diferença entre SDCA e PDCA no artigo : PDCA e SDCA: Você Sabe a Diferença? – Blog da Qualidade

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Fontes:

• https://blogdaqualidade.com.br/
• https://academia.viverexcelencia.com.br/
• VIEIRA FILHO, Geraldo (2014). Gestão da Qualidade Total: uma abordagem prática. Campinas: Alínea p24 e 25.