Especialista Qualiex, Auditora Líder nas normas ISO 9001 ISO 22000 e ISO 31000 . Graduanda em Administração apaixonada por séries com Game Of Thrones, Vikinks e Friends. Contribuo com pessoas que buscam a melhoria contínua e os ajudo à evoluírem seus processos com qualidade.
Este é meu primeiro artigo para o Blog da Qualidade e vou estrear com um assunto polêmico: Desafios da auditoria remota. O tema foi discutido no Qualicast #053 com a participação especial do Rogério Meira.
Por ser um assunto que abre para diversas opiniões, Rogério Meira, que atua no ramo há 21 anos, traz uma visão mais consistente sobre esse tema.
Ouça o Qualicast na íntegra abaixo:
Por que estamos falando tanto dos desafios da Auditoria Remota?
Logo de cara, ele fala que a auditoria remota não é algo novo. De acordo com a ISO 19011:2012 já estavam previstas entrevistas feitas sem a presença do auditor na empresa. Entretanto, existe uma diferença entre auditorias virtuais de auditorias remotas.
- Auditorias virtuais: quando o modelo de negócio já é feito de maneira virtual (ex: e-commerce), a auditoria é feita virtualmente.
- Auditorias remotas: quando o auditor e o auditado estão em locais distintos.
A auditoria, quando é bem realizada, mostra a realidade de todo o mapeamento de processos que existe em uma organização. Os resultados devem apoiar a estratégia e a melhoria das operações executadas como um todo.
O tema auditorias remotas avançou muito com a pandemia. As empresas tiveram que fazer várias mudanças ao novo cenário. Portanto, se quisermos continuar auditando nossos sistemas, precisamos nos adaptar a isso também.
É claro que o auditor e o auditado devem se preocupar o conteúdo real do processo, pois com a pandemia muitos processos foram (ou deveriam ter sido) atualizados devido às novas condições.
No futuro, só teremos auditorias remotas? E a confidencialidade de dados?
Com o passar do tempo as auditorias podem ser híbridas: parte remota e parte presencial. Nesse caso, a empresa precisa ter seus processos sistematizados, e ter a clareza de como esses dados serão passados para o auditor.
Um sistema como o Qualiex, por exemplo, engloba todo o cuidado profissional e também a confidencialidade das informações, assegurando ainda mais as auditorias, dando independência para que o auditor analisa os processos necessários com a rastreabilidade nas atividades e comunicações.
É importante lembrar que, mesmo em auditorias remotas, não devemos esquecer dos princípios de auditoria que estão na ISO 19011:2018
- Integridade
- Apresentação Justa
- Devido cuidado profissional
- Confidencialidade
- Abordagem baseada em evidência
- Abordagem baseada em risco
Esses princípios são válidos para qualquer tipo de auditoria, inclusive remotas.
Benefícios das auditorias remotas
As auditorias remotas podem proporcionar mais qualidade e sustentabilidade ao processo de auditorias. As pessoas não precisam se locomover, ter estadia em hotéis, enfim, e isso reduzirá os custos.
Com o uso das tecnologias, as auditorias podem ser até mais ágeis e eficazes, já que, em home office, a equipe pode aumentar a produtividade.
Talvez, apenas o acesso ao sistema da empresa, conseguem se aprofundar ainda mais nos processos que elas apresentam.
3 estágios de gestão de mudanças onde as empresas se encontram
O principal ponto, na verdade, não é só a auditoria remota. É importante entender qual estágio a empresa está.
- Condições normais: onde trabalhamos com gestão de risco e de mudanças.
- Continuidade de negócio: ISO 22301 que se preocupa com grandes eventos catastróficos que podem afetar seu negócio.
- Crises: que, além de você, todo o seu contexto está passando por dificuldades, portanto, afeta a continuidade dos negócios.
Atualmente, boa parte das empresas se encontram no estágio de Crise.
Uma norma que o Rogério trouxe foi a 17091, de 2018 (europeia, ainda não é uma ISO). Ela traz informações em relação a gestão de crise, mostrando como adaptabilidade ajuda as organizações a mapearem os processos adequadamente. É a adaptabilidade fará a empresa superar a crise.
A “nova maneira” de auditar
Por mais que esse tema traga tantas aberturas e paradigmas distintos, acredito que as auditorias remotas funcionam. Porém ressalto que, tanto o auditor quanto o auditado precisam ter as especificações de como a auditoria será feita. Ambos precisam ter adaptabilidade a “nova” maneira de auditar.
Auditoria remota não é só um cumprimento no papel, que em seguida será solucionado com a auditoria presencial. As auditorias remotas também podem apresentar resultados eficazes e apontar melhorias para o processo já existente.
Somos humanos, eu pelo menos, aprendo executando. A primeira auditoria remota serve como aprendizagem, o que fizemos de errado, podemos melhorar. E o que fizemos de bom, mantemos e até mesmo aprimoramos. Então deixo uma reflexão com vocês: Por que não se arriscar? Por que não encarar os desafios da auditoria remota?
