Ferramentas da qualidade

A incrível arte de fazer fluxogramas inúteis

Imagem de muitos documentos empilhados representando a incrível arte de fazer fluxogramas inúteis.
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Se você leu o título com atenção, o “fazer fluxogramas” provavelmente te incomodou mais que o resto todo. Que sim, eu concordo, é bastante sensacionalista, hehe, enfim. Se não incomodou, calma que eu vou explicar.

Para isso, vou falar de 2 coisas. Uma que já me incomodava bastante há algum tempo. Outra que só ficou mais clara na Minha cabeça ouvindo o Qualicast em que o pessoal conversou com o Orlando Pavani. Inclusive, se você ainda não ouviu, recomendo demais da conta! Então vou deixar um link levando para o site, para ouvir, basta clicar no botão abaixo:

Para organizar meu texto, vou “dissecar” meu título em 2. Primeiro, “A incrível arte de fazer fluxogramas”, em que vou falar um pouco sobre mapeamento de processos. Depois “fazer fluxogramas inúteis”, em que falarei sobre coerência. Espero que goste, e vamos nessa!

A incrível arte de fazer fluxogramas

Constantemente vejo profissionais procurando modelos prontos nos nossos grupos de discussão. Matriz disso, diagrama daquilo, POP daquele outro e IT de não sei o que mais. É extremamente comum.

Sinceramente não vejo problema em as pessoas verem como outras pessoas organizam as coisas. Entranto, o problema é quando elas não querem ver o que foi feito, mas sim querem o trabalho pronto. Querem modelos que sejam apenas replicados sem nenhum critério.

Um exemplo um pouco exagerado dessa “falta de critérios”

Certa vez um cara me abordou no Whats e me pediu um “modelo de fluxograma”. Disse-me que precisava “fazer os fluxogramas” da empresa dele porque “ia ter auditoria”. Complementou dizendo que tinha dificuldades.

Então, peguei alguns dos nossos artigos, entre eles o manual completo de Fluxograma do www.ferramentasdaqualidade.org e enviei para ele. Também mandei um áudio para ele dizendo que se ele estudasse esses conteúdos, que conseguiria usar a ferramenta e, assim, ter uma boa base para iniciar o mapeamento de processos na empresa dele.

Passados alguns minutos, ele me respondeu: “Legal, obrigado, mas você não tem um modelo de fluxograma de processo X para eu usar aqui no meu processo?”. Confesso que minha reação foi:

Voltando ao ponto central do capítulo

Esse é um caso exagerado, eu sei. Mas assim como ele, muitos outros profissionais ainda não entenderam que fluxograma não é processo. Que o fluxograma é apenas uma das ferramentas que podemos usar para fazer o que realmente importa: mapear e desenhar processos!

Se você se especializou em “fazer fluxogramas”, sinto dizer, mas você se especializou em nada. É como um escultor que se especializa somente no martelo e não no processo de esculpir a madeira.

Então, a primeira lição é: não existe arte de fazer fluxogramas! Existe a incrível arte de mapear e desenhar processos! (E essa última deve ser muito perseguida, sempre!)

fazer fluxogramas inúteis

Para ser sincero, até aqui, acredito que nada é muito chocante para você. Pelo menos se você for nosso leitor recorrente, haha!

Porém, acontece que mesmo quando os profissionais sabem disso, ainda pode ocorrer um pequeno grande problema. Às vezes, na hora de mapear o processo por meio do fluxograma, as pessoas “cortam” partes dele. Não colocam uma ou outra ramificação porque “O desenho vai ficar muito ruim” ou “O fluxograma vai ficar muito extenso” ou, então, “Mas assim o fluxograma vai ficar uma porcaria!”.

Mas pense comigo, você está mapeando o processo para entendê-lo. E a ferramenta fluxograma é apenas uma forma de tirar um retrato fiel do processo. Então, se aquela ramificação existe no processo, ela precisa estar desenhada. Certo?

Dessa forma, se você desenha um fluxograma perfeito com todas as ramificações e detalhes que seu processo tem, e esse desenho fica uma porcaria. Você só tirou um retrato fidedigno do seu processo e, assim, seu processo é que é uma porcaria, e não o fluxograma!

Não adianta moldar o fluxograma para ele “ficar bonitinho”. Afinal, você só vai criar um documento inútil que não te ajuda a ver as falhas e muito menos melhorar o processo.

Ps: isso aqui eu só aprendi com o Orlando Pavani! No Qualicast que recomendei no começo do artigo e no curso dele que eu fiz na Academia da Excelência.

 

Ps II: no curso e no Qualicast o Pavani ensina, na verdade, o desenho do AS-IS. Algo que, ao meu ver, é muito mais avançado que os fluxogramas. Eu só usei os fluxogramas como exemplo neste artigo por ser algo mais comum para a maioria dos leitores. (você pode acessar o curso clicando aqui)

Não confunda ferramenta com gestão!

Retomando o texto, e concluindo, eu só gostaria de reescrever o meu título, agora sim de forma coerente. De forma a indicar o que realmente devemos fazer, e não o engano que nós cometemos às vezes.

Então, ao invés de trabalharmos a “A incrível arte de fazer fluxogramas inúteis”.

Gostaria que nos aperfeiçoássemos na “Incrível arte de melhorar processos usando a ferramenta que for necessária”.

Um pouco grande para título de artigo, né? Mas acho que você entendeu a ideia!

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