Sistemas de gestão

ISO 9001:2015 – 6.3 Planejamento de mudanças

Imagem de um Camelão camuflado em meio às folhas verdes, simbolizando as mudanças e a resiliência.
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O requisito 6.3 Planejamento de mudanças, da ISO 9001:2015, de certa forma já existia na versão 2008, mas espalhado pela norma. Agora, ele está destacado em um requisito especifico e, por isso, ganhou mais importância nos sistemas de gestão.

Esse requisito, assim como alguns outros da nova norma, gerou diversas dúvidas no pessoal. Dúvidas do tipo:

  • Preciso ter um procedimento de Planejamento de Mudanças?
  • Tenho de criar um processo de gestão de mudanças?
  • Que tipo de planilha devo usar para controlar as mudanças?
  • Preciso usar essa planilha para todas as mudanças?

No artigo de hoje, vou falar sobre o requisito 6.3 Planejamento de mudanças e tentar responder essas perguntas. Espero poder mostrar que esse item é um pouco mais simples do que as pessoas imaginam. Antes de continuar, vejamos o que a norma diz:

6.3 Planejamento de mudanças

Quando a organização determina a necessidade de mudanças no sistema de gestão da qualidade, as mudanças devem ser realizadas de uma maneira planejada e sistemática (ver 4.4).

 

A organização deve considerar:

 

a) o propósito das mudanças e suas potenciais consequências;
b) a integridade do sistema de gestão da qualidade;
c) a disponibilidade de recursos;
d) a alocação ou realocação de responsabilidades e autoridades.

Cada mudança é única e precisa ser tratada assim

A primeira coisa que você precisa analisar nesse item é a complexidade da mudança que será realizada. De forma geral, existem dois tipos de mudanças a serem consideradas: as que não causam (ou quase não causam) nenhum impacto na sua empresa; e as que podem aumentar seus resultados ou colocar seu SGQ em risco.

Dito isso, fica mais fácil entender que não é possível ter um “formulário de planejamento de mudanças” ou uma “Planilha de gestão de mudanças” que se encaixe a todas as situações, porque cada mudança que você fizer vai precisar de um planejamento especifico.

O importante mesmo é ter alguma “diretiva”, algo que norteie o planejamento de mudanças dentro da sua empresa. Aqui na Forlogic, por exemplo, fazemos um “planejamento de mudanças” mais completo, mais controlado, nos projetos estratégicos. Já nos táticos, não há tanto controle, e cada líder tem a liberdade para executá-los junto com suas equipes.

O controle do portfólio de projetos estratégicos é maior justamente porque decidimos que essas mudanças estratégicas devem ser melhor analisadas, devem ser conduzidas com mais atenção. Essa clareza em relação ao impacto das mudanças precisa estar bem definido dentro da sua empresa! Do contrário, você e sua equipe vão querer usar, por exemplo, um 8D para todas mudanças, e se você padronizar a mesma “tratativa” para tudo na sua empresa, em muitos casos, vai gerar documentação e trabalho desnecessários, vai pender para a burocracia.

Então, como eu atendo esse requisito?

Se você tem um Sistema de gestão da Qualidade rodando na sua empresa, você provavelmente já gerencia as mudanças da sua empresa, mesmo que não saiba disso. Digo isso por, se você utiliza alguma metodologia de melhoria contínua (como o PDCA, o 8D ou o MASP) você está alterando aspectos dos seus processos de forma sistematizada e planejada.

Quando você trata uma NC, por exemplo, você analisa as causas, traça planos de ação, define responsáveis e monitora os resultados desse trabalho. Ao fazer isso, você está analisando criticamente o SGQ e alterando o que precisa ser feito. Todas essas rotinas (análise de causas, planejamento, execução e monitoramento) são o “planejamento de mudanças da sua organização”.

Então somente tratar NCs já basta para “Planejar Mudanças”?

Não, pois a tratativa de NCs trabalha com um único aspecto do seu SGQ: as saídas não conformes. Porém, existem diversas outras mudanças que podem ocorrer na sua empresa. Então, é importante entender que as mudanças podem ter diversas origens: podem vir das reuniões de análise crítica, da gestão de riscos, das não conformidades, das pesquisas de satisfação, podem ter origem em alguma normativa ou requisito legal do seu negócio, e vários outros exemplos que não cabem nesse post.

Algumas mudanças, por exemplo, podem ser muito complexas e precisar de um monitoramento mais aprofundado. Imagine alterar todo o layout da linha de produção, tendo que lidar com máquinas sensíveis ou que pesam mais de 1 tonelada. Se essa mudança não for planejada, podem ocorrer muitos atrasos nas entregas, máquinas serem avariadas e até mesmo perca de produtividade depois da mudança. Nesse caso, você abriria uma NCs? Provavelmente não, não é mesmo?

Para fazer essa transição da linha de montagem, você poderia, por exemplo, abrir um projeto específico e trabalhar nele de forma mais focada, montando várias etapas baseados no 5w2h. Nesse caso, você planejaria cada detalhe pensando em como alterar o desenho da sua fábrica da melhor forma possível. Assim, o 5w2h seria a ferramente escolhida pra auxiliar o planejamento dessa mudança.

Analisando criticamente a mudança

É obvio que todos buscamos mais resultados para nossas empresas. Porém dizer que precisamos planejar as mudanças para alcançar mais resultados pode ser um pouco abstrato. Por isso, a ISO 9001:2015 indica alguns fatores que podem ser levados em conta na hora de planejar as mudanças, vejamos:

a) o propósito das mudanças e suas potenciais consequências;

Neste item, há dois fatores importantes. O primeiro tem a ver com entender porque a mudança está sendo feita, e é isso que deve nortear o planejamento. Somente entendendo o propósito de mudar algo é possível planejar ações que realmente ajudem a chegar ao objetivo.

E o segundo tem muito a ver com riscos. Pois antes de efetuar as mudanças na prática é preciso pensar quais podem ser as potenciais consequências dessas mudanças, que nada mais é do que gerenciar os riscos presentes no processo de mudança. O que acontece se eu mudar de fornecedor? O que acontece se eu mudar o layout da fábrica? O que acontece se eu mudar meu fluxo de tratativa de NCs? E esse aspecto está muito ligado ao próximo tópico (sobre o item b, mas já chego lá).

Também é importante encontrar formas de saber se o proposito foi alcançado (depois que a mudança ocorrer), pois nem todas as mudanças são simples de serem visualizadas. Talvez, então, seja interessante vincular um indicador à mudança, ou criar um que a avalie, para saber se o que você se propôs a fazer deu certo ou não.

b) a integridade do sistema de gestão da qualidade;

Não dá para planejar mudanças no Sistema de Gestão da Qualidade se o Sistema de Gestão da Qualidade não existir, certo? E é disso que esse item trata, de garantir que, mesmo após as mudanças que você quer realizar, o seu SGQ continuará funcionando, continuará ajudando sua empresa a entregar conformidade e aumentar a satisfação do cliente, a alcançar os objetivos preestabelecidos.

Esse item pode até parecer bobo se pensarmos no sistema todo, mas quando o trazemos para esferas menores, para alterações menores, faz todo sentido. Você precisa pensar em como as alterações podem afetar negativamente o seu SGQ, evitando que mudanças prejudiciais a ele sejam executadas. Afinal, você precisa garantir a integridade do sistema de gestão da qualidade!

Considere uma mudança na sua cadeia de fornecedores. Se essa mudança impedir você de entregar no prazo combinado e impactar negativamente a satisfação do cliente, você realmente deverá executá-la? A Satisfação do Cliente é um aspecto importante do SGQ (isso é um fato!), assim, ao prejudicá-la, você está prejudicando a integridade do Sistema de Gestão da Qualidade.

c) a disponibilidade de recursos;

Também será preciso garantir que os recursos necessários estejam disponíveis para realizar as mudanças. Aqui, é interessante pensar de maneira mais ampla, pensando não só nos recursos necessários para efetuar a mudança em si, mas também nos que serão necessários para manter o status da mudança.

Esse item reforça a necessidade de um planejamento de mudanças bem elaborado, pois não basta mudar, é preciso que essa mudança seja sustentável e se mantenha a longo prazo. Em muitos casos, após executar uma ação de melhoria no SGQ, por exemplo, são necessários recursos que ajudem a consolidar a execução das tarefas ou manter os processos funcionando. Nestes casos, não adianta só mudar, é preciso ter meios de manter a mudança na rotina das pessoas.

d) a alocação ou realocação de responsabilidades e autoridades.

Não raro, ao mudar algum processo do SGQ, também é preciso mudar quem executa as tarefas, analisa indicadores ou gerencia as NCs, por exemplo. E essas alterações nos papeis também precisam ser consideradas.

Pensando nesse aspecto, é possível, por exemplo, antecipar a necessidade de contratações ou mesmo realocar equipes em pontos específicos do processo ou projetos. Além disso, ao pensar em quem irá atuar em qual cargo ou papel após as mudanças, você também começará a analisar as competências das pessoas, identificando a necessidade de treinamentos e capacitação.

Algumas algumas mudanças no SGQ fracassam pelo simples fato de não haver ninguém responsável por garantir que ela se incorpore aos processos, por não ter um líder responsável por manter a melhoria ativa depois que o trabalho de mudança acaba.

Não atenda a ISO, antecipe riscos e aproveite oportunidades

Perceba que planejamento de mudanças não é um item da ISO 9001:2015, mas sim um requisito importante do seu SGQ. A preocupação aqui não deve ser em criar documentos, mas sim garantir que as mudanças sejam significativas e tragam bons resultados para a empresa.

Além disso, se você estava atento ao texto, deve ter percebido que na verdade o requisito 6.3 Planejamento de mudanças não é nada novo, muito menos um bicho de 7 cabeças. Pelo contrário, é uma forma de a ISO 9001 dizer às empresas que elas precisam evoluir sua gestão, planejando e executando mudanças de acordo com o que foi planejado, e não com ações desconexas e sem objetivo.

Planeje mudanças conectando-as a indicadores e objetivos estratégicos

Geralmente, os projetos estratégicos são as ações que provocam mais mudanças significativas dentro das empresas, mesmo porque geralmente são esses projetos que trabalham as visões de longo prazo. E quanto maior e mais importante a mudança que você pretende executar na sua empresa, maior será o nível de informações que você vai precisar gerenciar, principalmente pensando nos projetos estratégicos da sua empresa.

Porém, quando o fluxo de informações é alto, pode ser difícil controlar o andamento da estratégia e a execução das atividades. As pessoas podem não atualizar as planilhas e manter-se atualizado a respeito do que já foi ou não executado pode ser mais difícil do que trabalhar nos planos em si.

Pensando nisso, criamos o Forlogic Planner, uma ferramenta que ajuda a controlar essas informações. O Planner mostra de forma visual como os projetos estão conectados aos objetivos estratégicos e aos indicadores da empresa, facilitando o controle e ajudando a planejar mudanças a nível estratégico dentro da organização.

Acesse nosso site e solicite uma apresentação do Planner com exemplos da sua empresa. Nossos auditores líderes ISO 9001:2015 mostrarão para você como podemos ajudar sua empresa a planejar e executar mudanças que realmente trazem resultado!

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