Gestão de processos

Procedimento Operacional Padrão (POP)

Imagem de um filme do Charlie Chaplin em que os operários trabalham na linha de produção da fábrica.
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O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento organizacional que traduz o planejamento do trabalho a ser executado. É uma descrição detalhada de todas as medidas necessárias para a realização de uma tarefa.

Se voltarmos ao século 20, temos um exemplo claro de procedimento padronizado nas linhas de montagem do modelo “T” da Ford, que foi uma das primeiras linhas de produção a ter sucesso e trabalhar com tarefas padronizadas.

Os níveis de padronização eram tão eficazes, para a época, que o custo do produto foi reduzido ao máximo, permitindo que “todos pudessem ter um automóvel, desde que fosse da cor preta“. Mais tarde, percebeu-se que somente o carro preto não foi suficiente para satisfazer os consumidores, o que gerou o desenvolvimento de novos padrões de procedimento.

Com funciona

O POP apresenta instruções das sequências das operações e sua frequência de execução, apontando os seguintes elementos:

  • O responsável pela execução e listagem dos equipamentos;
  • Peças e materiais utilizados na realização da tarefa;
  • Descrição dos procedimentos que devem ser executados nas atividades críticas (o modo de operação e as possíveis restrições quanto a execução, o que pode ou não pode ser feito);
  • Roteiro de inspeções periódicas dos equipamentos de produção.

Todos esses elementos deverão ser aprovados, assinados, datados e revisados anualmente ou de acordo com a necessidade do processo.

Objetivos do POP

O POP tem como objetivo manter o processo em funcionamento por meio da padronização e minimização desvios na execução da atividade, ou seja, ele busca assegurar que as ações tomadas para a garantia da qualidade sejam padronizadas e executadas conforme o planejado.

Como elaborar um POP

Para criar um POP, basta descrever as tarefas que fazem parte da rotina de trabalho, tomando os seguintes cuidados:

  • Não copiar procedimentos de livros ou de outras organizações, pois cada processo possui suas particularidades, devendo esses procedimentos ser adequados ao seu tipo de processo;
  • O executor do processo deve ser parte integrante da elaboração dos procedimentos, pois ele é o conhecedor do processo e sabe de suas características e deficiências;
  • A aplicabilidade dos procedimentos deve ser monitorada constantemente, para assegurar se estão sendo seguidos de forma correta;
  • A linguagem utilizada no POP deve ser simples, clara e objetiva, para que o documento possa ser entendido e aplicado por todos.

O que deve conter um POP?

É importante que o procedimento tenha informações suficientes para que os colaboradores possam utilizá-lo como um guia, assim como, em caso de dúvida, saibam onde buscar mais informações ou a quem recorrer. Dessa forma, é interessante que o POP contenha os seguintes itens:

  • Nome;
  • Objetivo;
  • Documentos de referências (manuais, ITs, processos ou outros procedimentos );
  • Local de aplicação;
  • Siglas (caso houver);
  • Descrição das etapas da tarefa e de seus executores e responsáveis;
  • Fluxograma;
  • Local onde poderá ser encontrado e o nome do responsável pela guarda e atualização do POP;
  • Frequência de atualização;
  • Forma que será gerado (digital ou físico);
  • Gestor (quem elaborou).

Importância do POP

O POP é um instrumento destinado a quem executa a tarefa e deve ser simples, completo e objetivo, para que possa ser interpretado por todos os colaboradores. Quanto a sua aplicação, representa a base para garantir a padronização de tarefas e assegurar aos usuários um serviço ou produto livre de variações (ou não conformidades) que poderão interferir na sua qualidade final.

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Como vimos, o Procedimento Operacional Padrão (POP) é uma ferramenta importante para nortear a execução dos processos. Ele ajuda a garantir a padronização das atividades e pode ser muito útil na garantia da qualidade. Entretanto, com o alto fluxo de informações dentro das empresas, é comum que procedimentos desatualizados sejam utilizados nos processos. Um processo passa por constantes revisões para corrigir falhas e melhorar seu desempenho. Ao utilizar um procedimento desatualizado, a empresa continua executando as falhas que foram encontradas pela qualidade e deixa de aproveitar as melhorias padronizadas, gerando grandes prejuízos para a organização.

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REFERÊNCIA
GOUREVITCH, Philip. MORRIS, Errol. Procedimento operacional padrão: uma história de guerra. São Paulo: Companhia das Letras, 2008.

* Nota: este post foi publicado originalmente no dia 13/07/2012 e revisado em 27/08/2017.

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