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Procedimento Operacional Padrão (POP)

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Juliana Geremias

Juliana Geremias

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Graduada em Administração de Empresas e MBA em Gestão da Qualidade
"Qualidade é o resultado de um ambiente cultural cuidadosamente construído. Tem que ser o tecido da organização, não parte do tecido." Phil Crosby

O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento organizacional que traduz o planejamento do trabalho a ser executado. É uma descrição detalhada de todas as medidas necessárias para a realização de uma tarefa.
Se voltarmos ao século 20, temos um exemplo claro de procedimento padronizado nas linhas de montagem do modelo “T” da Ford, que foi uma das primeiras linhas de produção a ter sucesso e trabalhar com tarefas padronizadas.
Os níveis de padronização eram tão eficazes, para a época, que o custo do produto foi reduzido ao máximo, permitindo que “todos pudessem ter um automóvel Ford, desde que fosse da cor preta“. Mais tarde, percebeu-se que somente o carro preto não foi suficiente para satisfazer os consumidores, o que gerou o desenvolvimento de novos padrões de procedimento.

Como funciona

O POP apresenta instruções das sequências das operações e sua frequência de execução, apontando os seguintes elementos:

  • O responsável pela execução e listagem dos equipamentos;
  • Peças e materiais utilizados na realização da tarefa;
  • Descrição dos procedimentos que devem ser executados nas atividades críticas (o modo de operação e as possíveis restrições quanto a execução, o que pode ou não pode ser feito);
  • Roteiro de inspeções periódicas dos equipamentos de produção.

Todos esses elementos deverão ser aprovados, assinados, datados e revisados anualmente ou de acordo com a necessidade do processo.

Objetivos do POP

O POP tem como objetivo manter o processo em funcionamento por meio da padronização e minimização desvios na execução da atividade, ou seja, ele busca assegurar que as ações tomadas para a garantia da qualidade sejam padronizadas e executadas conforme o planejado.

Como elaborar um POP

Para criar um POP, basta descrever as tarefas que fazem parte da rotina de trabalho, tomando os seguintes cuidados:

  • Não copiar procedimentos de livros ou de outras organizações, pois cada processo possui suas particularidades, devendo esses procedimentos ser adequados ao seu tipo de processo;
  • O executor do processo deve ser parte integrante da elaboração dos procedimentos, pois ele é o conhecedor do processo e sabe de suas características e deficiências;
  • A aplicabilidade dos procedimentos deve ser monitorada constantemente, para assegurar se estão sendo seguidos de forma correta;
  • A linguagem utilizada no POP deve ser simples, clara e objetiva, para que o documento possa ser entendido e aplicado por todos.

O que deve conter um POP?

É importante que o procedimento tenha informações suficientes para que os colaboradores possam utilizá-lo como um guia, assim como, em caso de dúvida, saibam onde buscar mais informações ou a quem recorrer. Dessa forma, é interessante que o POP contenha os seguintes itens:

  • Nome;
  • Objetivo;
  • Documentos de referências (manuais, ITs, processos ou outros procedimentos );
  • Local de aplicação;
  • Siglas (caso houver);
  • Descrição das etapas da tarefa e de seus executores e responsáveis;
  • Fluxograma;
  • Local onde poderá ser encontrado e o nome do responsável pela guarda e atualização do POP;
  • Frequência de atualização;
  • Forma que será gerado (digital ou físico);
  • Gestor (quem elaborou).

Importância do POP

O POP é um instrumento destinado a quem executa a tarefa e deve ser simples, completo e objetivo, para que possa ser interpretado por todos os colaboradores. Quanto a sua aplicação, representa a base para garantir a padronização de tarefas e assegurar aos usuários um serviço ou produto livre de variações (ou não conformidades) que poderão interferir na sua qualidade final.

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Como vimos, o Procedimento Operacional Padrão (POP) é uma ferramenta importante para nortear a execução dos processos. Ele ajuda a garantir a padronização das atividades e pode ser muito útil na garantia da qualidade.

Contudo, com o alto fluxo de informações dentro das empresas, é comum que procedimentos desatualizados sejam utilizados nos processos. Um processo passa por constantes revisões para corrigir falhas e melhorar seu desempenho. Ao utilizar um procedimento desatualizado, a empresa continua executando as falhas que foram encontradas pela qualidade e deixa de aproveitar as melhorias padronizadas, gerando grandes prejuízos para a organização.

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REFERÊNCIA
GOUREVITCH, Philip. MORRIS, Errol. Procedimento operacional padrão: uma história de guerra. São Paulo: Companhia das Letras, 2008.

* Nota: este post foi publicado originalmente no dia 13/07/2012 e revisado em 11/07/2022.

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Sobre o autor (a)

28 comentários em “Procedimento Operacional Padrão (POP)”

          1. Olá Jeison, Tudo ótimo e tu? Quero criar um POP para empresa de procedimento internos e tarefas do dia a dia a serem seguidas para reduzir erros. Mas to me pegando nos detalhe, achando que sempre falta algo. Isso que ta me martelando.

    1. Alessandra, você pode determinar datas no período de um ano à respeito do procedimentos. Ex: a cada seis meses você pode definir que as áreas da empresa em que trabalha revisem seus documentos e caso haja necessidade, realizem alterações, porém todas essas informações devem ser registradas. Você pode formalizar isso nas RAC’s, como sendo a análise crítica dos documentos. “Item 4.2.3 – b) da ISO 9001, Controle de Documentos: Analisar criticamente e atualizar, quando necessário, e reaprovar documentos”.

    1. Não diretamente . A norma ISO 9000:2005 e 9001:2008 informa que os procedimentos podem ser documentos ou não. Porem, se você estudar a ISO 9000:2005 você vai entender o pouco à respeito de tipos de documentos usados e assim terá ideia de como criar. Alguns princípios básicos devem ser seguidos, como a abordagem de processos.

  1. Preciso fazer um trabalho sobre gestão de qualidade, e preciso colocar um laboratório de resíduos na ISO 17025, como eu aplico o POP nesse laboratório ?

  2. Excelente, trabalhei muitos anos com este de de documento, inclusive a assinatura de ART, deve ser obrigatório para determinados Procedimentos, quando envolver trabalhos que o requeram, ex. Trabalhos com eletricidade, trabalho envolvendo levantamento crítico, trabalho envolvendo mecânica, etc.

  3. Eduardo Fernandes

    Uma duvida, Quadro de atualização

    Quando for atualizar e querer apontar qual requisito da norma como procedo?

    Por exemplo?
    Item 6.1 desse POP, atualizado conforme Requisito X. item Y.

    Atenciosamente.

  4. Rafael Almeida Brito

    Muito obrigado pela matéria, estava querendo organizar um pop para a meu local de trabalho, mas não sabia por onde começar, novamente obrigado

  5. Bom dia, estou tendo uma dificuldade na empresa que trabalho, gostaria de esclarecer uma dúvida.
    A elaboração do POP é de responsabilidade do técnico de segurança ou do gestor da qualidade??

  6. Qual a sequencia de um padrão nos itens abaixo:
    a) Modelo, exemplo e procedimento.
    b) Procedimento, modelo e exemplo.
    c) Modelo, procedimento e exemplo.
    d) Procedimento e exemplo apenas.
    podem me ajudar

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